Prissetting av kvalitet i anskaffelser: En smartere måte å balansere pris og kvalitet

Av Kjetil Istad, adm.dir i SourceMagnet

Offentlige anskaffelser står ofte overfor en utfordring: Hvordan sikrer vi at vi får høyest mulig kvalitet uten å overskride budsjettet? Tradisjonelle evalueringsmodeller, hvor pris og kvalitet vektes med prosentfordeling, gir ikke alltid et klart bilde av hva vi faktisk er villige til å betale for bedre kvalitet. For hva er det egentlig en gjør når en legger til en høy vekting på kvalitet? En viser rett og slett hva en har betalingsvillighet til utover de minstekrav krav satt i konkurransen (anskaffelser.no).

Å bruke poeng til å synliggjøre for egne brukere hva som ligger i betalingsvillighet er ikke veldig intuitivt. Å bruke pengesummer til denne diskusjonen gir absolutt mening, da det er dette alle mennesker gjør hver dag når de vurderer kost/nytte av å legge til noe mer kvalitet kontra prisen som betales.

Denne artikkelen er inspirert av min tidligere kollega Mona K. Stainsby sin masteroppgave “Beslutningspraksis i offentlige anskaffelser”. Burde leses av alle som har interesse innen evaluering av tilbud!

I denne artikkelen viser jeg hvordan en evalueringsmodell basert på prissetting av kvalitet kan skape bedre beslutninger i anskaffelser – med eksempelet på en CT-anskaffelse til sykehus. Som grunnlag for dette ligger Anskaffelser.no sin veileder for dette tema.

Problemet med tradisjonelle poengmodeller

Mange anskaffelser vekter pris og kvalitet, for eksempel 40 % pris og 60 % kvalitet. Problemet er at:

❌ Kvalitet gis poeng uten direkte kobling til økonomisk verdi.

❌ Beslutningene kan bli subjektive fordi det ikke er klart hva vi faktisk er villige til å betale for høyere kvalitet.

Løsningen: En evalueringsmodell som prissetter kvalitet

I stedet for å tildele poeng til kvalitet, fastsetter vi hva oppdragsgiver er villig til å betale for ulike kvalitetsnivåer.

Eksempel: I en anskaffelse av en CT-maskin til et sykehus med et budsjett på 10 millioner kroner, ønsker vi å vekte 40 % pris og 60 % kvalitet.

📌 Dette betyr at vi kan tildele inntil 6 millioner kroner til kvalitetskriterier – og fordele disse på spesifikke kvalitetsaspekter.

En utfordring med denne modellen er at overgangen fra poeng til penger kan virke uvant for mange innkjøpere. Poengbasert evaluering er standard i mange anskaffelser, og det krever en ny tilnærming å tenke på kvalitet i kroner og øre. Når kvalitetskriterier gis en eksplisitt økonomisk verdi, kan det føles uvant og komplisert. Mange innkjøpere er ikke vant til å fastsette betalingsvilje for kvalitet på en strukturert måte når de gjennomfører anskaffelser, og kan ha problemer med å avgjøre hvor mye en gitt kvalitetsforbedring faktisk er verdt. Det kan også være krevende å skille mellom middels og høy kvalitet og tildele en konkret verdi til dette. Men jeg tror det er verdt å venne seg til denne tilnærmingen, for jeg er overbevist om at fagfolk som deltar i anskaffelsen forstår forskjellen mellom kroneverdier kontra forskjeller i poeng.

En annen utfordring er kompleksiteten i å evaluere kvalitet. Mens poengmodeller tillater en viss grad av subjektiv vurdering, krever en modell som prissetter kvalitet en eksplisitt kvantifisering av hva som utgjør god kvalitet. Dette betyr at innkjøpere må bruke mer tid på å definere kvalitetsnivåer og tildele verdier, noe som kan gjøre evalueringsprosessen mer tidkrevende. I tillegg kan det være en frykt for at laveste pris fortsatt vil vinne, selv om modellen skal premiere kvalitet. Dersom kvalitetsfradraget ikke er riktig kalibrert, kan et billig tilbud som så vidt oppfyller minstekravene fortsatt vinne over et dyrere alternativ som gir bedre kvalitet og merverdi. For å unngå dette må kvalitetsfradraget være tilstrekkelig stort til å reflektere den faktiske betalingsviljen.

——-

Evalueringsguide for prissetting av kvalitet

Vi deler kvalitet opp i konkrete kriterier, og setter en maksverdi for hvert kriterium. Husk: Utgangspunktet var vektig av kvalitet 60%, noe som gav oss 6 millioner å bruke, ut fra et budsjett på 10 millioner:

👉 Nå har vi en kroneverdi på hver kvalitetsfaktor, som gir et solid grunnlag for evaluering. Det vil også gi et godt grunnlag for interne diskusjoner! Er disse kvalitetsforbedringene så mye verdt? Bør vekting endres?

Videre må vi gjøre oss opp en mening om hva som skal til for å få relativ uttelling. Første skritt er å sette opp intervall for evaluering. “Å gruppere pengeverdiene og ha intervaller mellom disse verdiene kan være til hjelp for å unngå å henge seg opp i ubetydelige detaljer og i stedet se etter de kvalitative egenskapene som faktisk har betydning for betalingsviljen” fremkommer det på Anskaffelser.no.

For å sikre en enhetlig evaluering bør innkjøper vurdere hva som skal til for å få uttelling på kvalitetskriterium, slik at det blir klart hvilke egenskaper som kvalifiserer for de ulike nivåene. Etablering av en slik evalueringsguide vil gjøre selve evalueringen mye enklere. Det du bruker av ekstra tid ved etablering av en slik guide, tas igjen i form av en mer effektiv evaluering med høyere kvalitet.

Det er viktig å nevne at kvalitet som tilbys utover 100 % ikke får uttelling. Her har innkjøper en viktig jobb gjennom markedsundersøkelser å identifisere hva som faktisk tilbys i markedet, slik at guiden kan bygges så bra som mulig.

Evalueringsguiden hjelper evalueringsteamet med å dokumentere beslutninger, samtidig som den sikrer at vurderingene er gode og konsistente.

Slik ser evalueringen ut når vi justerer prisene

Tilbudene kommer inn, og innkjøper gjør sin vurdering med bruk av evalueringsguiden. Billigste tilbud er her Tilbud A, mens Tilbud C er det dyreste i faktisk kroneverdi. Evalueringen avdekker klare forskjeller på kvalitet innenfor de kvalitetskriteriene satt opp i forkant av konkurransen. Tilbud C scorer 100 % på alle kvalitetsparametere og får derfra fullt fradrag for kvalitet.

👉 Tilbud C vinner fordi det har lavest “Evaluert pris”, til tross for at det har høyest faktisk pris!

Hvorfor dette gir bedre anskaffelser

✅ Kvalitet får en tydelig økonomisk verdi – fagmiljøet vet hva de faktisk betaler for. Legger til rette for en bevisstgjøring i forhold til hva betalingsvilligheten er for ekstra kvalitet utover minimumskravene.

✅ Beslutningene blir mer transparente – evalueringen er basert på faktiske kroneverdier, ikke subjektive poeng. Hvor mye et poeng egentlig er verdt er langt fra enkelt og intuitivt, mens 100 kr er 100 kr.

✅ Leverandører får insentiver til å tilby merverdi – fordi kvalitet gir en reell fordel i evalueringen.

✅ Laveste tilbud vinner ikke automatisk – beste totalpakke blir valgt, ikke bare billigste løsning.

💡 I stedet for at kvalitetskriterier blir en diffus poengskala, blir de en konkret økonomisk faktor som sikrer bedre anskaffelser!

Oppfordrer herved flere å teste ut denne type evalueringsmetodikk. Ville ikke startet med de enkleste produkt som er relativt like, men med produkt hvor tilbudet er variert og hvor der skjer mye innovasjon. En riktig god måte å ivareta innovasjon i offentlige anskaffelser!