Man kan stille spørsmålstegn ved om bruken av dynamisk innkjøpsordning (DPS) i virkeligheten er i pakt med anskaffelsesregelverkets formål – å sikre en effektiv bruk av samfunnets ressurser. Brannfakkelen kommer fra manager, public tenders i EworkGroup, Ranveig Marisei. Blant hennes erfaringer er bl.a.at DPS, som ikke er en helelektronisk prosess, krever omfattende ressurser når en mengde tilbud skal evalueres manuelt. Hun forteller at flere leverandører har gitt opp DPS, tilbakemelding til tilbydere kan svikte, og muligheten til møter med oppdragsgiver ikke er til stede. Arbeidet med DPS blir så krevende at noe må droppes, med andre ord.
Sett fra en leverandør side er det også positive sider ved dynamisk innkjøpsordning. På anskaffelser.no listes det opp flere: Rask tilgang på mange tilbud, sikrer konkurranse så lenge ordningen varer, ubegrenset varighet og nye leverandører, også nyetablerte, kan tas opp så lenge ordningen varer. – Jeg hadde nok, påpeker Marisei, sett at man samtidig hadde problematisert bruken av ordning. Eksempelvis står det at det er en fullstendig elektronisk prosess, noe det jo ikke er. Evaluering og kommunikasjon gjøres jo manuelt.
Ordningen er kanskje grei å bruke for erfarne innkjøpere og bestillere som har god kapasitet i organisasjonen, men det finnes mange som ikke har den nødvendige kunnskap, og for dem tror Marisei det hadde vært nyttig med en noe mer inngående informasjon om ordningen. Ordningen kan brukes når man skal kjøpe inn standardytelser som er tilgjengelige i markedet, og som ikke må tilpasses for å dekke behovet, heter det, men i dag ser man også at ordningen brukes ved kjøp av ganske komplekse tilpassede tjenester.
Nye konkurrenter kommer sjelden
– Hva vi ser, er at bruken av ordningen ofte ikke bidrar til at det er de små og innovative aktørene som kommer på banen. Det er ofte de samme aktørene som melder seg når DPS brukes som når oppdragsgiver legger ut en tradisjonell rammeavtale. Det må, understreker Marisei, mer til – mer grunnleggende – for å øke oppslutningen om offentlige anbudsrunder enn bare å bruke DPS.
Evalueringsarbeidet er åpenbart tidvis så arbeidskrevende at oppdragsgiver nøyer seg med å melde tilbake til tilbyderne hvem som har vunnet. Resten av tilbyderne har i noen tilfeller ikke fått den tilbakemelding de ifølge regelverket har krav på – en fullverdig evaluering. Ikke rart når innkjøper kan få utrolig mange tilbud å evaluere slik at prosessen tar veldig lang tid. Og, minner hun om, noe helelektronisk evalueringsverktøy benyttes ikke, så dette arbeidet må foregå manuelt. – Rett nok kan vi be om en fullverdig evaluering, men vi ønsker jo ikke å legge sten til byrden for en allerede overarbeidet innkjøper konstaterer hun.
Liste over erfaringer
Marisei er ansatt i Ework Group, som er en konsulentformidler innenfor IT, telekom, teknologi og forretningsutvikling. Hun har delt noen av sine erfaringer med DPS med Anbud356:
• Det legges ikke alltid ut oppdaterte lister over hvilke leverandører som er kvalifisert inn på avtalene. «Vedlikeholdsarbeidet blir for stort» har vi fått høre.
• Vi får ikke ha møter med kunde (hverken bestiller eller innkjøp) med begrunnelse i det store antallet leverandører og det vises til likebehandlingsprinsippet
• Spørsmål rundt avrop må stilles i portalen og svarene kommer ofte sent, så man vegrer seg for å spørre
• Mange lar være å svare, de prioriterer heller egne rammeavtaler. Flere leverandører har allerede gitt opp dynamiske avtaler
• Leverandørene er ikke fornøyd. De vil jo gjerne ha mer informasjon om oppdraget før de søker. Og de vil gjerne ha en god forklaring når de ikke blir valgt ut.
• Ikke lov å ha med «forbehold om mellomsalg» så det utelukker en rekke leverandører som ikke opererer med tradisjonell forretningsmodell
• Kunden har et team som jobber med å evaluere tilbudene. Et team som kan måtte evaluere 40 CV’erfor å kontrakere én eneste konsulent!
• Dette innebærer igjen at 40 leverandører bruker tid på en rolle! (Er dette effektiv bruk av samfunnets ressurser?)
– Men, sier hun, det finnes kontraktsverktøy som gir en nær perfekt oversikt over alle sider ved ens leverandører, men slikt er lite utbredt i Norge. Det kunne vært bra om norske innkjøpere ser på løsninger som digitaliserer større deler av arbeidet slik at man kan ivareta leverandørenes behov for informasjon i større grad, samtidig som man ikke jobber seg i hjel, kommenterer Ranveig Marisei.
Bli den første til å kommentere på "Reiser tvil om dynamisk innkjøpsordning er i pakt med regelverkets formål"