Kommunens innkjøpshåndbok ble sist revidert for 12 år siden, og dermed f.eks. ikke oppdatert på regelverk. Et krafttak på opplæring og veiledning må til for de som gjør innkjøp. Oppfølging av avtalelojalitet trengs slik at man er trygg på at innkjøp skjer i tråd med inngåtte avtaler. Disse kritiske punktet står i revisjonsrapporten som Gjemnes kommune fikk etter at Møre og Romsdal Revisjon SA hadde kikket dem i kortene når det gjelder anskaffelsespraksis.
Gjemnes kommune med sine drøyt 2700 innbyggere hører hjemme i Møre og Romsdal, og bestilte i sin tid en forvaltningsrevisjon. Formålet med undersøkelsen var å avklare om kommunen har – og følger opp – system, rutiner og retningslinjer som sikrer at krav til offentlige anskaffelser etterleves.
Ikke oppdatert siden 2013
Det fremgår av revisjonsrapporten at det er ett og annet å ta tak for kommunen, bl.a.:
Foreta en helhetlig revisjon av alle relevante delegasjons- og innkjøpsdokumenter for å sikre konsistens og samsvar med praksis. Kommunen har en innkjøphåndbok som omhandler anskaffelsesprosessen vedtatt i 2012 og sist revidert i 2013. Den er ikke oppdatert i henhold til endringer i lovverket. Kommune-dokumentene som omhandler ansvar og delegasjoner knyttet til anskaffelser, er ikke er likelydende, heter det, og kommunens praksis er ikke i tråd med delegasjonsreglementet og lederavtale.
Lojalitet og bevissthet
Når det gjelder rammeavtaler er anbefalingene fra revisjonen at bevisstheten blant ansatte gjennom opplæring og informasjonstiltak må økes, slik at flere kjenner til og benytter seg av avtalene. Dessuten må avtalelojalitet følges opp for å sikre at innkjøp skjer i tråd med inngåtte avtaler.
Det er noen utfordringer med manglende tilgjengelig informasjon om rammeavtalene og gjennom dette etterlevelse, heter det. Utfordringene er knyttet til at det ikke finnes en samlet oversikt over kommunens egne rammeavtaler. Dette gjør det vanskelig for ansatte å finne og bruke riktige avtaler. Enkelte innkjøp foretas utenfor eksisterende rammeavtaler, særlig innen matvarer, og dette kan etter revisjonens vurdering tyde på manglende kjennskap til avtalene, eller at de ikke dekker alle behov. Mange i kommunen kjente ikke til kommunens rammeavtaler eller hvor de finner informasjon om dem, ifølge en undersøkelse revisjonen gjennomførte.
Opplæring, støtte og veiledning
Flere anbefalinger gjelder opplæring. Kommunen må sikre at ansatte som foretar innkjøp får nødvendig opplæring, heter det, og sikre støtte og veiledning til de som foretar innkjøp. Dette kan f.eks. sikres ved å etablere et kontaktpunkt for anskaffelser eller at det utpekes en faglig ressursperson.
Revisjonen anbefaler også at det utarbeides et dokument med informasjon om anskaffelsesregelverket og praksis i kommunen, f.eks. ved å oppdatere innkjøpshåndboken. Dessuten sikre at rammeavtaler er tilgjengelig for ansatte som det forventes skal bruke disse.
Litt kunnskap, litt dokumentasjon
Undersøkelsen som revisjonen lot foreta, viser at ansatte har noe kunnskap om innkjøp og anskaffelser. Etter deres vurdering vil en mer systematisk tilnærming til opplæring kunne bidra til bedre innkjøpspraksis og økt etterlevelse av regelverket.
Den samme undersøkelsen viser for øvrig at enkelte enheter kunne ha bedre dokumentasjon på gjennomført konkurranse. Dette gjelder anskaffelser under kr 100 000 og anskaffelser fra kr 100 000 til kr 1,3 mill., fremgår det av revisjonsrapporten.
Bli den første til å kommentere på "Revisjon: Innkjøpshåndbok ikke revidert siste 12 år, krafttak på opplæring trengs"