Revisjonskritikk av oppfølging av lojalitet og samfunnshensyn-krav

Systematisk oppfølging av krav i kontrakten mangler. Det gjelder lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger og antall underentreprenører. Dette påpekes i en revisjonsrapport som gjelder Trøndelags-kommunen Selbu. Revisor mener også at det er behov for en systematisk evaluering av kommunens vedtatte anskaffelsesstrategi og etiske reglement – og for å se nærmere på kommunens system for oppfølging av lojalitet til inngåtte rammeavtaler.

I en epost-kommentar til Anbud365 opplyser kommunedirektør Geir Håvard Mebust i Selbu kommune at de forventer å få ferdigbehandlet anskaffelsesstrategi med etiske retningslinjer for anskaffelser tidlig i 2022. Som en del av strategien vil det være delmål og flere enkelttiltak som vil omfatte systematisk kontraktoppfølging av kontraktbestemmelser.

Revisjon Midt-Norge SA gjennomførte en forvaltningsrevisjon på oppdrag fra Selbu kommunes kontrollutvalg i perioden februar 2019 til september 2019. Rapporten oppsummerer Selbu kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Selbu er en kommune i Trøndelag med drøyt 4 000 innbyggere.

Kommunen deltar i Værnesregionen Innkjøp. Dette gir, fremgår det av rapporten, føringer og system for oppfølging av kommunens anskaffelser til daglig drift. Revisor konkluderer med at det i all hovedsak er etablert et system som legger grunnlag for betryggende kontroll av anskaffelser i kommunen.

Utfordringer

Det er likevel utfordringer knyttet til kommunens anskaffelser. Det er behov for en systematisk evaluering av kommunens vedtatte anskaffelsesstrategi og etiske reglement, fremholder revisor i rapporten. Det er behov for å se nærmere på kommunens system for oppfølging av lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Kommunen mangler også en systematisk tilnærming til kontraktsoppfølging av krav knyttet til lønns- og arbeidsvilkår samt læringer i egne anskaffelser.

Kontrollutvalget i kommunen har vært opptatt av om kommunens innkjøpspraksis er i samsvar med krav til dokumentasjon i anskaffelsesregelverket. Revisor har vurdert 12 anskaffelser mellom 100 000 og 1,3 mill. og fire anskaffelser over 1,3 mill. i kommunen som ble gjennomført i 2018.

Dokumentasjonsplikten

Revisors konklusjon for de minste anskaffelsene er at 9 av 12 anskaffelser er gjennomført i samsvar med krav til dokumentasjonsplikten i regelverket. For to av anskaffelsene mangler det dokumentasjon av anskaffelsen ved anskaffelsestidspunktet, og en mangler anskaffelsesprotokoll.

De fire anskaffelsene over kr 1,3 mill. er vurdert til å være i samsvar med dokumentasjonsplikten i anskaffelsesregelverket, heter det i rapporten. Krav knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger, underentreprenører og miljø og klima er ivaretatt i kontraktbestemmelser. Dette er i samsvar med krav i anskaffelsesregelverket. Her mangler det imidlertid en systematisk oppfølging av kravene i kontrakten, påpeker revisor. Dette omfatter oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger og antall underentreprenører.

Anbefalinger

Selbu kommune får et par anbefalinger fra revisor på veien videre: Vedtatt anskaffelsesstrategi og etisk reglement bør evalueres. I tillegg anbefales kommunen å etablere en systematisk kontraktoppfølging av kontraktbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger, antall underentreprenører og sosiale forhold i kommunens bygge- og anleggsprosjekter.