Risør kommune har innkjøpsreglementet, men det er på flere sentrale områder utdatert og ikke i tråd med kommunens praksis, rollefordeling og gjeldende lover og regler. Det slås fast i en revisjonsrapport, der kommunen anbefales snarest mulig å etablere rutiner for internkontroll. Slik synes å mangle i dag: Revisjonen kan ikke se at kommunen har praksis for å sikre at nødvendige rutiner og prosedyrer i tilstrekkelig grad bl.a. blir tilpasset nye lovkrav.
Kommunen har i underkant av 7 000 innbyggere og er hjemmehørende i Agder. Aust-Agder Revisjon IKS gjennomførte i perioden oktober 2021 – februar 2022 en forvaltningsrevisjon der et av temaene var om kommunens rutiner og prosedyrer for anskaffelser knyttet til investeringer. Det andre temaet var om kommunen fulgte regelverket knyttet til sine investeringsprosjekter.
Risør kommune bør så snart som mulig etablere rutiner for internkontroll i tråd med de krav som følger av kommuneloven, anbefaler revisjonen. Det synes ikke som det foreligger en praksis for å sikre at nødvendige rutiner og prosedyrer i tilstrekkelig grad revideres, tilpasses nye lovkrav og strukturelle endringer, slår revisjonen fast.
Utdatert reglement
Likeledes bør kommune så snart som mulig gjennomføre en helhetlig revidering av kommunens rutiner som gjelder innkjøpsområdet, og sikre at disse er i tråd med gjeldende lover og regler og kommunens gjeldende rolle- og ansvarsstrukturer. Innkjøpsreglementet, slik det fremstår i dag, er på flere sentrale områder utdatert og ikke i tråd med kommunens praksis, rollefordeling og gjeldende lover og regler, skriver revisjonen.
Dessuten anbefaler revisjonen at kommunen så snart som mulig etablerer oversikt over hvem som er gitt bestillermyndighet i kommunen og sikre at disse gis tilstrekkelig kompetanse om de krav som følger av et slikt ansvar. Ser man kommunens arbeid med å sikre kompetanse blant ansatte med bestillermyndighet, har dette etter revisjonens vurdering et klart forbedringspotensial.
Krav til journalføring
Tilstrekkelig kompetanse og etablering av systemer bør på plass, heter det, for å sikre at bruk av rammeavtaler er i tråd med den intensjonen som er lagt til grunn i anskaffelsesdokumentene. Tiltak bør iverksettes som ivaretar at eksisterende rutiner for journalføring etterleves i organisasjonen. I tillegg bør man vurdere om det skal etableres rutiner som beskriver krav til journalføring av avrop på rammeavtaler, og den kommunikasjon som er mellom kommunens ansatte og leverandører.
Det er vesentlige svakheter knyttet til kommunens praksis for å journalføre anskaffelsesprotokoller, heter det. Revisjonen registrerer at det ved flere anskaffelser ikke foreligger skatte- og mva. attester i tråd med foreliggende krav. Dette er et så tydelig krav at kommunen med enkle grep burde ha etablert rutiner som sikrer dette, fremheves det i revisjonsrapporten.
Urovekkende
Det er urovekkende at kommunen over tid har benyttet rammeavtaler som utgangspunkt for større prosjekter hvor det etter revisjonens vurdering hadde vært nærliggende å vurdere å konkurranseutsette tjenestene. Det som har vist seg å være en utfordring for Risør kommune å sikre at kommunens bruk av rammeavtaler har vært i tråd med det anskaffelsesdokumentene legger til grunn.
Inngåtte rammeavtaler beskriver tydelig at bestilling etter rammeavtale skal skje skriftlig, og at man kan be om leverandørens angivelse av fastpris eller estimat av arbeidsomfang. Men ved flere avrop mangler skriftlig bestilling. Revisor stiller spørsmålstegn ved om hvorfor ikke kommunen journalfører avrop og korrespondanse mellom kommunens ansatte og leverandørene med rammeavtale. – Vår vurdering, poengterer revisjonen, er at man ved journalføring av avrop kan skape åpenhet omkring kontakten mellom kommunens ansatte og leverandører, samtidig som man kan skape en oversikt over omfang av avrop.
Bli den første til å kommentere på "Revisjonskritikk: Utdatert innkjøpsreglement, må få seg internkontroll"