Forbedringspunktene ligger i å føre anskaffelsesprotokoll og være lojale mot de inngåtte rammeavtalene. Utover det viser rapporten fra Møre og Romsdal Revisjon SA at det står ganske bra til med anskaffelses-området i kommunen. To anbefalinger kom ut av revisjonen: Sjekk jevnlig om rammeavtalene brukes etter boka og sørg for at viktige forhold og beslutninger finner sin vei ned i en anskaffelsesprotokoll.
Hustadvika med drøyt 13 00 innbyggere er en sammenslått kommune i Møre og Romsdal som bestilte en forvaltningsrevisjon fra Møre og Romsdal Revisjons SA. etter bestilling fra. Tema var offentlige anskaffelser. I rapporten som nylig ble lagt frem, finnes resultatene av revisjonen.
Og attesten er god. En rekke forhold er på stell. Det kjøpes etter regelverkets bokstav, hvis det forekommer unntak er det godt begrunnet. Krav til konkurranse står i kommunens innkjøpsreglement. Anskaffelser over nasjonal terskelverdi og EØS-terskelverdi i Doffin i de fleste tilfellene.
Fremme miljø og klima
I sitt innkjøpsreglement legger kommunen heter det at det skal legges vekt på å minimalisere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger ved anskaffelser. Dette følges opp av de innkjøpsansvarlige – med relevante krav til miljøvennlige varer ved inngåelse av rammeavtalene. De fleste bestillerne handler via e-handel og kan i mange tilfeller velge miljøvennlige varer.
Men når det gjelder å nedtegne anskaffelsesprosessene i protokoll, påpeker revisjonen, er ikke ruinene gode nok. Ifølge innkjøpsreglementet skal det benyttes protokoll for dokumentasjon av prosessen ved anskaffelser og all saksbehandling skal arkiveres på egent sted. Kommunen har prosedyre og mal for utarbeidelse av anskaffelsesprotokoll. Ved anskaffelser hvor det burde ha vært krevd skatteattest og vært lagret på rett sted, var ikke alle arkivert der eller omtalt som mottatt i anskaffelsesprotokoll. I de tilfellene der det ikke er blitt gjennomført konkurranse, skal begrunnelse nedtegnes i anskaffelsesprotokoll. Dette var ikke gjort i de anskaffelsene revisjonen kontrollerte.
Skjerpings på protokoll og avtalelojalitet
På denne bakgrunnen er en av anbefalingene fra revisjonen at kommunen bør følge opp at innkjøpsansvarlige nedtegner vesentlige forhold og viktige beslutninger i anskaffelsesprosess i anskaffelsesprotokoll.
Heller ikke når det gjelder bruk av fremforhandlede rammeavtaler fikk ikke kommunen godkjent. Selv om alle ansatte er oppfordret til å bruke disse avtalene – både i møter og i opplæring, viser revisjonens stikkprøvekontroll av utvalgte anskaffelser at det samtidig foretas innkjøp utenfor rammeavtaler. Dette gjelder spesielt matvarer og medisinsk forbruksmateriell. Fra ni dagligvareforretninger som kommunen ikke har rammeavtale med ble det i 2021 handlet for i overkant av 2 mill. fordelt på flere enn 2 600 transaksjoner. Innkjøpene er foretatt av en rekke ulike enheter, heter det.
Rammeavtale-arbeid gjenstår
I 2021 ble det foretatt kjøp utenom rammeavtale fra fire ulike firma som leverer samme type varer som de som de har rammeavtale med. Noe av dette har en naturlig forklaring siden de har noen egne avtaler knyttet til for eksempel vaksinasjon. Noen innkjøp må likevel antas å være avvik fra rammeavtale. Revisjonen påpeker at det fortsatt gjenstår et arbeid for kommunen i å påse at rammeavtalene benyttes i henhold til reglene i kommunens innkjøpsreglement. Og da er anbefalingen klar:
Hustadvika kommune bør ha en rutine på jevnlig å undersøke om rammeavtaler benyttes i henhold til kommunens innkjøpsreglement.
Bli den første til å kommentere på "Revisjonsråd: Skjerpings på anskaffelsesprotokoll og avtalelojalitet"