Under alle omstendigheter bør det være mulig å søke opp aktuelle dokumenter for vurdering av innsynsrett. Slik dette er i Stad kommune, får ikke allmenheten anledning å søke innsyn i dokument som omhandler anbudsprosessen i anskaffelsessaker, konstateres det i en revisjonsrapport. Anbudsprosessen framstår som lukket, og at det bare er kommunen og de konkrete aktørene som har tilgang til informasjonen i prosessen.
Rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Rutinar for anbod og innkjøp» som er gjennomført av Vestland Revisjon – kommunale oppgåvefellesskap på oppdrag av kontrollutvalget i Stad kommune. Kommunen ligger i Nordfjord i Vestland fylke og er en sammenslåing av kommunene Selje og Eid, i tillegg områder fra Vågsøy kommune. Innbyggertallet liger på ca. 9500.
Det fremgår av rapporten at kommunen har styringsdokumenter for offentlige anskaffelser som tilfredsstiller det aktuelle lovverket, men revisjonen stiller likevel spørsmål om rutineverket for sikring av dokumentasjon av anskaffelsesprosessen på kommunens saksarkiv er godt nok.
EU Supply som arkiv
Ingen anskaffelsesaker over nasjonal terskelverdi er arkivert i kommunens arkivsystem. Heller ikke de fleste prosjektene under nasjonal terskelverdi, slår revisjonen fast. I praksis er det EU Supply som er kommunens arkiv i slike saker. Aktuelle kontrakter er heller ikke tilgjengelige i EU Supply, de er lagret i enhetene som har ansvaret for anskaffelsene. Dette betyr at anbudsprosessen framstår som lukket, og at det bare er kommunen og de konkrete aktørene som har tilgang til informasjonen i prosessen. Denne situasjonen bryter også med dokumentasjonskravet i anskaffelsesloven, og dermed også med lovens sentrale prinsipper om transparente og etterprøvbare prosesser.
Som følge av demokratihensyn og hensynet til tilliten til det offentlige er det et lovkrav at alle kan kreve innsyn i dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser. Investeringssaker og anskaffelsessaker vil nødvendigvis også kunne ha betydning for flere aktører/personer enn de som konkret er inne i anskaffelses- og investeringsprosessen. Når aktuelle dokumenter ikke blir gjort tilgjengelig gjennom kommunens arkivsystem, blir det svært vanskelig å spore aktuelle dokumenter som det ønskes innsyn i.
Ikke anledning til å søke innsyn
Under alle omstendigheter bør det være mulig å søke opp aktuelle dokumenter for vurdering av innsynsrett. Slik dette er i Stad kommune, får ikke allmenheten anledning å søke innsyn i dokument som omhandler anbudsprosessen i anskaffelsessaker, konstaterer revisjonen. Praksisen bryter også med den generelle poengtering av forebygging mot korrupsjon og utvikling av dårlige kulturer gjennom dokumentasjonsplikt og transparente prosesser som kan etterprøves. I en slik sammenheng gir det mindre mening å føre protokoll så lenge protokollen ligger i et lukket system.
Dokumentasjonsrutiner og kompetanse
Rådet fra revisjonen derfor at kommunen gjennomgår sine rutiner og prosedyrer for overføring av dokumentasjon. Revisjonen mener også at det er behov for å styrke de ansattes kompetanse om aktuelle lover, forskrifter og veiledninger, og om kommunens egne styrings- og rutinedokumenter rundt anskaffelsesprosessen.
Med utgangspunkt i dette anbefaler revisjonen kommunen å gjennomføre planmessig opplæring av egne aktuelle ansatte i anskaffelsesprosessen med tilhørende regelverk og styringsdokument.
Bli den første til å kommentere på "Revisjonsrapport: Anbudsprosessen framstår som lukket, rammer innsynsretten"