Revisjonsrapport: Bra over, men ikke under nasjonal terskelverdi

Under den nasjonale terskelverdien følger Steigen kommune i liten grad regelverket om offentlige anskaffelser. Derimot er anskaffelser over 1,3 mill. gjennomført i stor grad i samsvar med regelverket. Dette er konklusjonen i en fersk revisjonsrapport, der resultatet av revisjonen følges opp med åtte anbefalinger. Sikre at anskaffelser følger gjeldende krav i anskaffelsesregelverket er første punkt.

Salten Kommunerevisjon IKS har undersøkt håndtering av kommunens anskaffelser i Nordlandskommunen Steigen, om har om lag 2500 innbyggere. I hvilken grad følger kommunen regelverket om offentlige anskaffelser, var spørsmålet. Undersøkelsen retter seg mot perioden 2020-2021, der åtte anskaffelser er plukket ut. I tillegg har revisjonen sett på 4 direkteanskaffelser.

I rapporten fra undersøkelsen får kommunen åtte anbefalinger:

1. Sikre at anskaffelser følger gjeldende krav i anskaffelsesregelverket.
2. Sørge for å dokumentere anskaffelsen samt skrive anskaffelsesprotokoll i henhold til anskaffelsesforskriften ut fra anskaffelsens verdi. Undersøkelsen avdekket at det manglet anskaffelsesdokumenter i fire av åtte saker, og i sju av 12 anskaffelser manglet anskaffelsesprotokoll.
3. Sørge for å kunne dokumentere en beregning av anslått anskaffelsesverdi for alle sine anskaffelser i henhold til anskaffelsesforskriften. Dokumentert beregning av anskaffelsesverdi forelå i fire av åtte saker, og der fremkom det også hvordan den var beregnet.
4. Sørge for å kunne dokumentere skatteattest før kontraktsinngåelse. I tre av de åtte anskaffelsene som ble undersøkt, manglet dokumentert skatteattest.
5. Sørge for å kunne dokumentere egenerklæring og dokumentasjonsbevis i alle saker
6. Sørge for å kunne dokumentere en juridisk begrunnelse for alle unntak fra regelverket om offentlig anskaffelse. Av de 12 utvalgte saker, var sju direkteanskaffelser. I to av disse var det vedlagt en juridisk begrunnelse hvor det var forklart hvorfor de hadde gått til direkteanskaffelse og unntatt anskaffelsen for konkurranse. I de andre sakene forelå det noe begrunnelse, men disse var ikke knyttet til unntaksbestemmelsene i regelverket, skriver revisjonen.
7. Lagre dokumentene for sine anskaffelser systematisk og samlet. Det er også ved forenklet etterlevelseskontroll påpekt at anskaffelser kunne vært systematisert/dokumentert bedre ved lagring/arkiv. Dokumentasjon ved innkjøp/anskaffelse og oppbevaring av slik dokumentasjon samlet gir bedre oversikt av anbudsprosessen, understreker revisjonen, og bekrefter de faktiske forhold, noe som betyr at oppdragsgiveren i ettertid slipper å produsere argumenter som beviser at regelverket er fulgt.
8. Sørge for at habilitetsvurderingen kan dokumenteres ved anskaffelser. Kommunen har ikke en rutine/prosedyre for slik vurdering – eller for hvordan den skal lagres for å sørge for å ivareta regelverket.