Revisjonsrapport: Hadde ikke dokumentert sine anskaffelsesprosesser

Karasjok kommune kunne ikke legge fram for revisjonen sentrale dokumenter for anskaffelsesprosessen mellom 100 000 og 500 000. Det er brudd på arkivloven og reglene om offentlige anskaffelser, konstaterer Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS. Kommunen har ikke fulgt bestemmelsene om arkivering og dokumentasjon i anskaffelsesprosesser i dette intervallet. Heller ikke var alt på stell i kommunen når det gjelder anskaffelser over NOK 500 000.

Karasjok kommune med drøyt 2600 innbyggere hører hjemme i Troms og Finnmark fylke, og det er Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS som utført revisjonsoppdraget. Formålet med prosjektet var å undersøke om Karasjok kommune har fulgt lov og forskrift i forbindelse med kommunale anskaffelser.

Når det gjelder anskaffelser med verdi mellom NOK 100 000 og opp til NOK 500 000 støtte revisjonen på en utfordring: På bakgrunn av at revisjon ikke har mottatt etterspurt informasjon kunne de ikke foreta en vurdering av anskaffelser i dette intervallet og dermed ikke utføre kontrollutvalgets bestilling. At kommunen ikke kan legge fram sentrale dokumenter vedrørende anskaffelsesprosessen er brudd på arkivloven og reglene om offentlige anskaffelser, slo så revisjonen fast. Det gjaldt spørsmål om disse anskaffelsene var basert på konkurranse, og om protokollføringen er i henhold til regelverket? Kommunen har ikke fulgt bestemmelsene om arkivering og dokumentasjon i anskaffelsesprosesser mellom 100 000 og 500 000, heter det i rapporten.

Over NOK500 000

Alt var heller ikke på stell når det gjelder anskaffelser over NOK 500 000, fremgår det av revisjonsrapporten. Meddelelsesbrevene fra kommunen til deltakerne om kontraktstildeling inneholder ikke de opplysninger som forskriften krever. Kommunen har ikke ført anskaffelsesprotokoll for anskaffelsene som omfattes av undersøkelsen, slik det stilles krav om i anskaffelsesforskriften.

På bakgrunn av de hovedfunn som er gjort i denne undersøkelsen, anbefaler revisjonen at kommunen iverksetter tiltak som sikrer at reglene om offentlige anskaffelser blir etterlevd:

Revisjonens anbefalinger

• Synliggjør vurderingene omkring beregning av anskaffelsens verdi

• Innskjerper rutiner for føring av protokoll ved gjennomføring av anskaffelser.

• Foretar en nærmere vurdering av bruken av tildelingskriterier i forbindelse med anskaffelser.

• Foretar en nærmere vurdering av bruken av tidsfrister i forbindelse med anskaffelser.

• Innskjerper rutinene slik av brev fra kommunen vedrørende meddelelse om kontraktstildeling gir all den informasjon som forskriften krever.

• Innskjerper rutinene med å følge arkivlovens bestemmelser om arkivering vedrørende alle anskaffelser.

• Innskjerper rutinene med å følge anskaffelseslovens bestemmelser om dokumentasjon vedrørende alle anskaffelser.