Revisjonsrapport: I liten grad systematisk opplæring og sjekk av avtale-lojalitet

Kommunen er med i innkjøpssamarbeid, har både innkjøpsstrategi og – reglement, men: i liten grad har hatt systematisk opplæring i anskaffelsesreglene eller arbeidet systematisk for å se til at rammeavtalene lojalt blir fulgt. Dette har en forvaltningsrevisjon i regi av Vestfold og Telemark Revisjon IKS avdekket. Der kan vi også lese at også de ni enkeltanskaffelser i tiden 2020 – 2023 som revisjonen så på, ikke hadde miljø blant tildelingskriteriene.

Telemarks-kommunen Vinje med drøyt 3800 innbyggere fikk nylig revisjonsrapporten fra Vestfold og Telemark Revisjon IKS om kommunen følger anskaffelsesregelverket. Konklusjonen er at kommunen ikke i tilstrekkelig grad sikrer dette. Nå har kommunedirektøren et halvt år på seg for å følge opp rapportens konklusjoner.

Kunnskap og lojalitet

Det kommunedirektøren skal rapportere på er, etter vedtak i kommunen, å sørge for at ansatte har nødvendig kunnskap om regelverk, rutiner og verktøy. Likeledes at det er full lojalitet til inngåtte rammeavtaler og at det blir inngått rammeavtaler der det er nødvendig.

Kommunen deltar i Telemark innkjøpssamarbeid sammen med kommunene Kviteseid, Nissedal, Nome, Midt-Telemark, Seljord og Tokke, som inngår større rammeavtaler for deltakerkommunene. Andre innkjøp og anskaffelser skjer i regi av kommunen selv. Kommunens økonomireglement klargjør roller og ansvar for ansatte som er involverte i innkjøp. Kommunen har vedtatt innkjøpsreglement og -strategi som sett overordna mål for kommunen sine innkjøp.

I liten grad systematisk

Imidlertid har kommunen i liten grad hatt systematisk opplæring i reglene om offentlige anskaffelser. Det er bl.a. ikke arrangert opplæring for ansatte i løpet av de to siste årene. Revisjonens konklusjon er kommunen bør sørge for at alle som gjør innkjøp, har grunnleggende kompetanse om anskaffelsesreglene og kunnskap om hvor de finner relevant informasjon og/eller hvor de kan råd og veiledning.

Vinje kommune har i liten grad arbeidet systematisk for å se til at rammeavtalene blir fulgt, slår revisjonen fast. Ikke alle ansatte har klart for seg om det er inngått rammeavtaler som er aktuelle for deres innkjøp. Kommunen anbefales å sørge for at alle kjenner til avtalene, og også tenke på å lage en oversikt over andre avtaler, slik at det er lett for ansatte å se om det foreligger avtaler på det området de gjør innkjøp.

Internkontroll og god kultur

Revisjonen har undersøkt et utvalg av kommunens rammeavtaler, og konkluderer med at det bør etableres rammeavtaler der det er påkrevet. Noen rammeavtaler er uten tidsavgrensning, og revisjonen minner om at normalt kan en avtale ikke vare i mer enn fire år. Av flere grunner er det viktig å skape en god kultur for å følge regelverk og avtaler, men revisjonen mener det også er nødvendig med internkontroll på området.

Ifølge revisjonsrapporten er også ni enkeltanskaffelser gjort av kommunalområdet teknisk, drift og infrastruktur i perioden 2022-2023 vært «under lupen». Ingen hadde miljø som tildelingskriterium, noe revisjonen oppfordrer kommunen til å gjøre. To anskaffelser er under nasjonal terskelverdi på kr 1,3 mill og ikke kunngjort, noe heller ikke regelverket krever, men derimot er det føringer i kommunens eget innkjøpsreglement om å gjøre innkjøp i pakt med grunnprinsippene i innkjøpsreglene. Kommunen bør, skriver revisjonen, sikre at man i størst mulig grad følger intensjonen i eget reglement. For øvrig er to anskaffelser under 100 000 dårlig dokumentert, bemerker revisjonen.