Noe dokumentasjon for fem av 21 leverandører kom revisjonen i hende. For de 16 øvrige som skulle undersøkes, kom det enten ingen dokumentasjon eller helt irrelevant sådan. Ikke for noen av de 21 fant revisjonen anskaffelsesprotokoll på sitt bord. På det grunnlaget skulle Romerike Revisjon AS se om Akershus-kommunen Nes hadde fulgt reglene for offentlige anskaffelser og et innkjøpsreglement. Konklusjonen var at de ble avdekket at disse bestemmelsene ikke i tilstrekkelig grad var etterlevet.
Kommunen er en del av ØRIK (Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid) som består av kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Ullensaker og Nannestad – i tillegg til Nes. ØRIK skal være et forpliktende innkjøpssamarbeid mellom deltakerkommunene med sikte på økonomisk gunstige innkjøpsavtaler.
Dokumentasjon og anskaffelsesprotokoll
Revisjonen har kontrollert i overkant av 140 leverandører som har levert varer/tjenester for mer enn 100 000 bokført i kommunens driftsregnskap i perioden 1. januar til 31. desember 2022. Av disse var det 24 leverandører som ikke var oppført i avtalekatalogen på hjemmesiden til ØRIK på kontrolltidspunktet, men som har fått tildelt oppdrag av Nes kommune. Revisjonen har tatt for seg 21 av de 24.
Kontrollen viser at etterspurt dokumentasjon i all hovedsak ikke er mottatt. Anskaffelsesprotokoll er ikke mottatt for noen av de 21 leverandørene. Noe dokumentasjon tilknyttet fem av 21 leverandører er levert. For de øvrige 16 er det levert enten ingenting eller ikke relevant.
Unntak og avvik
Etter det opplyste fra kommunen er det gjennomført to direkteanskaffelser som følge av eneleverandørsituasjon, som var alene om å kunne levere etterspurt vare/tjeneste. Revisjonen har ikke mottatt dokumentasjon i forbindelse med disse anskaffelsene, og har følgelig ingen dokumentasjon som godtgjør at unntaksbestemmelsen er tilfredsstillende lagt til grunn.
Etter innkjøpsreglementet skal ØRIK inngå rammeavtaler og kontrakter på alle vare- og tjenesteområder over den til enhver tid gjeldende nasjonale terskelverdi for offentlige anskaffelser. Undersøkelsen viser at det foreligger flere anskaffelser over den nasjonale terskelverdien som ikke er gjennomført av ØRIK. Revisjonen har ikke mottatt begrunnelser for avvik fra bestemmelsen i innkjøpsreglementet.
Utenfor rammeavtale
Kontrollen viser at kommunen har gjennomført direkteanskaffelse, på område hvor det foreligger rammeavtale, til annen leverandør enn rammeavtaleleverandøren. Det er kjøpt tjenester til en verdi over nasjonal terskelverdi hvor det ikke er dokumentert gjennomføring av konkurranse i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser eller i samsvar med interne bestemmelser.
Det fremgår av rapporten fra Romerike Revisjon IKS at Nes kommune/ØRIK har etablert tilfredsstillende rutiner, som gjør det mulig å etterleve regelverket om offentlige anskaffelser. Men, skriver revisjonen, det er imidlertid avdekket at lov og forskrift om offentlige anskaffelser, samt kommunens lokale bestemmelser, ikke i tilstrekkelig grad blir etterlevd.
Bli den første til å kommentere på "Revisjonsrapport: Så som så med dokumentasjon; protokoll helt fraværende"