Det mangler gode nok rutiner for å holde orden på når rammeavtaler utløper eller når deres mengde og verdi er overskredet. I flere avtaler er det gjort avrop og foretatt utbetalinger på avtaler som er utløpt. Og det finnes ikke et system for å kunne koble utbetalt faktura til riktig rammeavtale. Dette er noen av konklusjonene etter en revisjon av Nordland fylkeskommunes rammeavtale-praksis. Oppsiktsvekkende er de også at tilfanget av data er så svakt at revisjonen knapt fikk gjord jobben sin skikkelig – eller at fylkeskommunen kan ha kontroll på hva den driver med.
Revisjonen – KomRev NORD IKS – har funnet at Nordland fylkeskommune per april 2023 har 59 gyldige rammeavtaler. Samtidig har fylkeskommune hatt 20 avtaler som har utløpt i perioden 2021-2022. Og anbefalingen etter deres undersøkelser klar:
– Nordland fylkeskommune bør etablere, gjennomføre og følge opp rutiner som gjør det mulig å føre kontroll med når avtalene utløper i mengde/volum og verdi. Tiltak må treffes for å sikre at det ikke handles over rammeavtaler som er utløpt i tid.
Avrop på rammeavtalen
Revisjonsrapporten slår fast at fylkeskommunen ikke har oppfylt revisjonskriteriet om å gjøre avrop på rammeavtaler bare innenfor avtalens angitte tidsperiode. Bakgrunnen er at fylkeskommunen har minst syv avtaler som er utløpt i tid, og hvor det er funnet at det er gjort utbetalinger til leverandør etter avtalens sluttdato. Revisjonen har imidlertid ikke tilstrekkelig gyldige data til hverken å bekrefte eller utelukke at det er gjort avrop på flere enn disse syv avtalene utenfor avtaleperiode.
Revisjonskriteriet om å ha rutiner for å føre kontroll med når rammeavtaler utløper i tid er heller ikke oppfylt. Funn viser at fylkeskommunen i noen tilfeller benytter seg ut av utløpte rammeavtaler. Fylkeskommunen klarer ikke alltid å ha en ny rammeavtale på plass ved utløp av en gammel, er det meldt til revisjonen. Noen rammeavtaler har fylkeskommunen forlenget i påvente av at ny avtale skal komme på plass.
Kontroll med avtaleutløp
Fylkeskommunen har heller ikke rutiner for å føre kontroll med når rammeavtaler utløper i mengde og verdi. Det fins flere skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser på innkjøpsområdet. En av dem har bestemmelser om forvaltning av rammeavtaler. Dersom de som inngår rammeavtaler følger denne rutinen, sikres det at det gjøres en vurdering av hvordan en rammeavtale skal følges opp før den inngås. I revisjonens vurdering er det imidlertid lagt avgjørende vekt på informasjon fra fylkeskommunen om at de ikke har tilstrekkelig praktiserte rutiner for å følge med på når avtaler utløper i mengde og verdi, og at det per i dag ikke føres kontroll over avrop på alle rammeavtaler. Det er per i dag ikke et system for å kunne koble utbetalt faktura til riktig rammeavtale.
Fordi det ikke finnes rutiner for å koble utbetalte fakturaer til riktig rammeavtale, har revisjonen kommet til at de ikke har tilstrekkelig gyldige data til å vurdere revisjonskriteriet om hvorvidt avrop på rammeavtaler er gjort innenfor avtalenes mengde- og verdirammer.
Bli den første til å kommentere på "Revisjonsrefs av rammeavtalepraksis – dårlig oversikt, dårlig kontroll"