Riksrevisjonen: Dette er departementene som brøt reglene for rammeavtale-bruk

Forsvarsdepartementet, Utenriksdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet får råd fra Riksrevisjonen om å etterleve anskaffelsesregelverket. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) og Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO) anbefales å skaffe seg rutiner som sikrer god oppfølging av rammeavtaler. Dette er de fem statlige virksomhetene som Riksrevisjonen løfter frem i sin kritikk av bruken av en konsulent-rammeavtale. DSS får også kritikk for manglende informasjon til brukerne om utviklingen på rammeavtalen.

Riksrevisjonen har undersøkt bruk av departementenes rammeavtale for konsulenttjenester på IKT-området, og fant at departementene har brukt 187 mill mer enn rammeavtalen tilsier. Den felles rammeavtalen gir departementene mulighet til å kjøpe konsulenttjenester på IKT-området for inntil 600 mill. Det er Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) som eier og forvalter avtalen.

Ikke godt nok

Det er ikke tilfredsstillende, konkluderer Riksrevisjonen, at DSS ikke har fulgt opp at totalt forbruk på rammeavtalen er innenfor avtalens maksimale verdi. Tilfredsstillende er det heller ikke at flere departementer og virksomheter har kjøpt for 130 mill gjennom avtalen etter at de ble kjent med at avtalens maksimale verdi var overskredet.

Revisjonen viser at informasjon om totalt forbruk gjennom avtalen ikke var lett tilgjengelig for andre brukere enn DSS. Som avtaleeier orienterte ikke DSS brukerne av avtalen om utviklingen i totalforbruket, og detaljer om forbruket var heller ikke tilgjengelig for brukerne i leverandørens kundeportal. Uten informasjon om totalforbruket hadde ikke brukerne mulighet til å gjøre tiltak for å hindre at rammeavtalen maksimale verdi ble overskredet.

Ikke etterspurt informasjon

Forsvarsdepartementet er det departementet som har brukt avtalen mest. Departementet har kjøpt for 360 mill, som er 60% av avtalens maksimale verdi. Verken Forsvarsdepartementet eller de andre brukerne har etterspurt informasjon om forbruket gjennom avtalen.

Brukerne fikk først beskjed om forbruket gjennom avtalen etter at den hadde overskredet maksimal verdi, i oktober 2024. DSS orienterte brukerne av avtalen om at videre avrop på rammeavtalen ville være i strid med anskaffelsesregelverket og vil anses som ulovlig direkteanskaffelse. I tillegg orienterte DSS om alternative rammeavtaler som kunne benyttes fram til ny avtale var etablert. Men de sa også at den enkelte virksomhet må vurdere sitt behov opp mot denne risikoen.

Uklare signaler

Riksrevisjonen mener at DSS har gitt uklare signaler om det er anledning til å benytte avtalen etter at den hadde overskredet maksimal verdi. Men, slår Riksrevisjonen fast, vi mener likevel at brukerne må ha et selvstendig ansvar for å unngå å gjøre avrop på avtalen når de fikk vite at den var overskredet.

DSS, Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO), Forsvarsdepartementet, Justis- og beredskapsdepartementet og Utenriksdepartementet fortsatte å bruke avtalen etter at de fikk vite at forbruket hadde overskredet avtalens maksimale verdi. Riksrevisjonens anslag viser at det er ført utgifter på avtalen for 130 mill etter 21. oktober 2024. De begrunner at videre avrop på avtalen var nødvendig for å videreføre kritisk bistand og unngå forsinkelser i prosjekter, blant annet program for felles-IKT, for å ivareta sikkerhet og for å unngå tap av omdømme.

Anbefalinger

Riksrevisjonen anbefaler at Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet følger opp at DSS og DIO har rutiner som ivaretar en god oppfølging av rammeavtaler:

• etablerer en løpende kontraktsoppfølging av felles rammeavtaler som bidrar til å sikre at påløpte og framtidige kostnader på avtalen er innfor avtalens maksimale verdi
• lager prognoser for framtidige avrop for å vurdere utlysning av en ny rammeavtale i tilstrekkelig tid føravtalens maksimale verdi vil bli nådd

Riksrevisjonen anbefaler også at Forsvarsdepartementet, Utenriksdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet ved kjøp gjennom rammeavtaler unngår å gjøre avrop når den maksimale verdien er nådd.