Ser for mange lettvinte tildelingsbrev – forstår at det da kreves innsyn

(Roger Bang Eie) Dette mener hun oppdragsgiverne jevnt over må bli flinkere til å levere på: Gode og utdypende tildelingsbrev, godt forankret iht. regelverket.  Man ser for mange lettvinte løsninger, som jeg kan forstå at det bes om innsyn i.  Slik forklarer Jeanette Berglund, Teamleder innkjøp i Trondheim Renholdsverk til Anbud365 – når vi ber om kommentarer til innspill, oversendt Anskaffelsesutvalget, som skal se på en forenkling av lovverket.

Offentlige anskaffelser oppleves av mange som tungrodd, byråkratisk og tidkrevende.  Forhold som går igjen: Frykt for å gjøre feil, misforhold mellom samfunnsmål og effektive innkjøp, mistillit til vurderingskriterier, m.m. Et enklere regelverk må til, regjering har gitt oppdraget til Anskaffelsesutvalget, som har bedt om innspill.  Anbud365 har loddet stemningen hos ulike aktører ved anskaffelser.  Dagens kandidat: Jeanette Berglund, Teamleder innkjøp i Trondheim Renholdsverk.

Jeanette Berglund jobber i Trondheim Renholdsverk, som driver innen avfallsbransjen.  Hun ble tilsatt i 2016, med ansvar som teamleder på innkjøp fra 2017.  Som teamleder har hun overordnet ansvar og holder den røde tråden innen offentlige anskaffelser og kontrakter. Det gjelder alt fra anskaffelsesstrategi, rutiner, årshjul, rapportering, strategisk sparring og gjennomføringer i teamet av anskaffelsesprosesser og kontraktsoppfølginger.

Anbud365: Anskaffelsesutvalget oppfordres til å vurdere tiltak for å begrense oppdragsgivers ressursbruk knyttet til innsynsbegjæringer.  Er du enig, at i noen tilfeller, er ressursbruk i denne sammenheng misbruk av offentlige midler?

Berglund: Jeg kan være enig i at i de tilfeller hvor innsynskravet utnyttes til å være ren rutine forespørsel, «et øye for et øye» uten reell interesse for å benytte innsynet til annet enn å bare ha alle konkurrenters tilbud liggende, så vil det være stor ressursbruk hos det offentlige på ikke reelle innsynskrav, og kan strekkes til å være misbruk av offentlige midler.  Diskusjonen om hvordan man i noen bransjer har havnet i en «usunn» konkurranse og innsynsbegjæringspraksis, er nok flerdelt, og større enn dette spørsmålet, men om det er på tide at lovverket nå skal ivareta den kulturendringen, det er jeg åpen for.

Oppdragsgiverne jevnt over må bli flinkere til å levere på; gode og utdypende tildelingsbrev, godt forankret iht. regelverket.  Man ser for mange lettvinte løsninger, som jeg kan forstå at det bes om innsyn i.  Vårt team jobber etter følgende: «Jo grundigere og mer utfyllende tildelingsbrev, jo mer forståelse og begrunnelser vi klarer å gi, for hvorfor et tilbud er valgt eller ikke valgt, jo mindre arbeid i ettertid. Det er felles respekt for hverandres tid i tilbudsinnlevering og evalueringsarbeid».

Anbud365: Nedre terskelverdi for lovens virkeområde er i dag NOK 100 000, en grense som har vært uendret siden 2006. Bør regelverket endres slik at beløpsgrensen f.eks. indeksreguleres?

Berglund: Absolutt, hvis man ser på prisveksten som har vært på en god del varer og tjenester i samfunnet, og flere kostnadsdrivende faktorer som offentlige oppdragsgivere skal ivareta, eksempelvis det grønne skiftet.  Overordnet, er et beløp på kr 100 000 «ingenting» i det store bildet.  Har vi et anbud under kr 500 000, forsøker vi å gjøre det enklest mulig.  Allikevel ser vi at flere ikke vil delta, da prosessen oppleves for komplekst og tidkrevende.  I våre anbudsprosesser ønsker vi at flest mulig skal få mulighet til å delta, derav en målsetning om forenkling.  Til slutt blir det å vurdere kost/nytte effekten for både leverandør og oppdragsgiver siden.  Så ja, enig, her burde man se på en såkalt «indeksregulering».

Anbud365: Bør krav om samfunnsmål (miljø, klima, menneskerettigheter etc.) begrenses i offentlige anskaffelser, dersom det kan ivaretas på andre områder?

Berglund: Dersom det kan ivaretas på andre områder er det en fordel tenker jeg.  Det offentlige skal bidra, men det er komplekst å følge opp kontrakter.  Hva er vårt oppdrag her?  Er usikker på om alt skal ligge i konkurransen, miljø går greit og sosial dumping.  Når det gjelder menneskerettigheter, klima blir det veldig komplekst.  Vi er store og bør gå i front, der miljø perspektiv er viktig.  Andre instanser kan være arbeidstilsynet. 

Fra leverandørsiden i vår bransje er det ganske stille på innovasjonssiden i forhold til miljø.  Vi savner mer innspill fra denne siden uoppfordret, men jeg har stor forståelse for at kostnader må forsvares. 

Anbud365: Er du positiv til at det offentlige i en anskaffelse ved tildeling av kontrakt – skal kunne ta hensyn til en leverandør basert på lokal nærhet?

Berglund: Jeg har en todelt forståelse av tema.  I vår virksomhet setter vi grunnprinsippet om konkurranse høyt, der vi ønsker å nå ut bredt til leverandørmarkedet.  Nærhet er ikke alltid viktigst.  Blir vi for sneversynte og tenker at lokalt er bra og gir oss mindre logistikk – kan vi samtidig gå glipp av bedre kvalitet hos en annen leverandør. 

Vi kjenner ikke alltid markedet godt nok og vil derfor i utgangspunktet gå ut bredt.  Hvis lokalt er best, vil det vise seg i konkurransen og de får oppdraget.  Vi ønsker ikke en monopolsituasjon – heller økt konkurranse. 

Våre vurderinger følger alltid etter avfallspyramiden der miljø vektes mest.  En annen faktor vi må forholde oss til, er renovasjonsgebyrer til våre innbyggere.  I utgangspunktet er vår strategi at pris vektes maks 50%, hvor resten fordeles på miljø og kvalitet.  Vi er opptatt av kvalitet og selve utførelsen, men skal ikke betale for mye, en god balanse er viktig.