Skarp revisjonskritikk mot Statsbyggs habilitets-håndtering

Statsbygg etterlever ikke fullt ut anskaffelsesforskriftens krav om egnede tiltak som forebygger, identifiserer og håndterer tilfeller av inhabilitet i anskaffelser. Det er klare svakheter i Statsbyggs internkontroll når virksomheten ikke etterlever sine egne rutiner i 36% av de kontrollerte anskaffelsene, og ikke følger egne rutiner om å arkivere habilitetsvurderinger på anskaffelsessaken. Systemene og rutinene til Statsbygg ivaretar ikke i tilstrekkelig grad at habilitet er etterprøvbart. Internkontrollen er ikke tilpasset virksomhetens risiko og vesentlighet.

Dette er dommen Riksrevisjonen feller over Statsbygg etter å ha sjekket hvordan det står til med etterlevelsen av bestemmelsen om habilitet i anskaffelsene. Kritikkverdig, er konklusjonen. Undersøkelsen med tilhørende analyse finnes i dokumentet «Habilitet i anskaffelser i Statsbygg Dokument 3:9 (2024–2025)». Revisjonen omfatter Statsbyggs internkontroll i 2023 og 2024 og er avgrenset til anskaffelser i Norge. Den statlige bygg-giganten forvalter store midler på vegne av fellesskapet. 80% av de totale utgiftene brukes på anskaffelser. I 2024 utgjorde dette rundt 13 mrd.

Konklusjonene

Revisjonen konkluderer med at Statsbyggs systemer og rutiner ikke ivaretar at alle anskaffelsene gjennomføres i samsvar med reglene om habilitet. Konklusjonen bygger på følgende hovedfunn, fremgår det av rapporten:

•Systemene og rutinene ivaretar ikke i tilstrekkelig grad at habilitet er etterprøvbart.
•Statsbygg har ikke sørget for at egne rutiner for å dokumentere habilitet etterleves.
•Statsbygg har ikke iverksatt nødvendige tiltak for å sikre at habiliteten kan etterprøves i alle anskaffelser.

Det er, fremholder Riksrevisjonen, svakheter i systemene, rutinene og praksisen som skal ivareta at habilitetskravene i Statsbyggs anskaffelser etterleves. Internkontrollen er ikke tilpasset virksomhetens risiko og vesentlighet:

• Statsbygg har ikke gode nok rutiner for å dokumentere hvem som har vært involvert i anskaffelsesprosessen
• Det er svakheter i Statsbyggs etterlevelse av interne rutiner for å dokumentere at habilitet er vurdert
• I flere anskaffelser er det vanskelig å etterprøve habiliteten

Må stille strenge krav

Statsbygg er statens byggherre og en stor anskaffelsesvirksomhet. Statsbygg er avhengig av Stortingets og allmennhetens tillit for å kunne oppfylle sitt samfunnsansvar. Det må derfor stilles strenge krav til at Statsbygg gjennomfører sine anskaffelser i samsvar med gjeldende regelverk, skriver Riksrevisjonen.

Habiliteten skal vurderes av alle som deltar i gjennomføringen av anskaffelser. Dette gjelder fra behovet oppstår, gjennom utformingen av konkurransegrunnlaget, evalueringen av tilbudene til kontrakten inngås. Hvis noen er inhabile, vil det påvirke anskaffelsens legitimitet.

Vanskelig å etterprøve

Statsbygg har ikke oversikt over hvilke medarbeidere som er involvert i evalueringen av tilbud, bortsett fra protokollfører og andre som signerer anskaffelsesprotokollen. Det er derfor vanskelig å etterprøve og følge opp at ansatte som er involvert i evalueringen har vurdert sin habilitet. Det er kritikkverdig, påpeker Riksrevisjonen.

Det fremheves også at Statsbygg ikke fullt ut etterlever anskaffelsesforskriftens krav om å treffe egnede tiltak som forebygger, identifiserer og håndterer tilfeller av inhabilitet i anskaffelser.

Riksrevisjonen konstaterer at deres undersøkelse viser at Statsbygg ikke kan fremlegge protokoller for 19 av 343 anskaffelser. Det finnes dermed ikke dokumentasjon som viser at habilitet er vurdert i disse anskaffelsene. De er derfor ikke etterprøvbare, heter det.

Grunnleggende prinsipp

Etter Riksrevisjonens vurdering er det klare svakheter i Statsbyggs internkontroll når virksomheten ikke etterlever sine egne rutiner i 36% av de kontrollerte anskaffelsene, og ikke følger egne rutiner om å arkivere habilitetsvurderinger på anskaffelsessaken. Det er ledelsens ansvar å påse at internkontrollen fungerer på en tilfredsstillende måte.

Riksrevisjonen anbefaler at Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet følger opp at Statsbygg gjennomfører sine anskaffelser i tråd med anskaffelseslovens grunnleggende prinsipp om etterprøvbarhet, slik at det er mulig å kontrollere at habiliteten er ivaretatt. De anbefaler at Statsbygg dokumenterer hvem som er involvert i anskaffelsesprosessen slik at det er mulig å etterprøve om de har vært habile, og sørger for at internkontrollen på anskaffelsesområdet blir etterlevd.