Små-kommune: Svikt i dokumentasjon og kompetanse

Svikt i dokumentasjon og protokollføring konstaterte revisjonen. Hverken rutinene eller kompetansen er gode nok, konkluderte kommunen. I korte trekk er dette status etter at den lille Finnmarks-kommunen Nesseby hadde latt eksternrevisjon slippe til for å se på noen anskaffelser mellom 100 000 og 1,1 mill. Fem av fem anskaffelser måtte tåle kritikk.

Nesseby kommune er en kommune i Øst-Finnmark med om lag 1000 innbyggere. En rapport fra Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS tar for seg offentlige anskaffelser i kommunen, og slår fast at kommunen ikke har overholdt sentrale bestemmelser i lov og forskrift om offentlig anskaffelser.

iFinnmark omtalte denne saken først.

Kritikken fra revisjonen gjelder anskaffelser i størrelsesorden mellom 100.000 kroner og 1,1 million kroner, der det ikke er kunngjøringsplikt, men krav om konkurranse – og dokumentasjon av det.

Kritikk mot fire av fem kjøp

Kommunerevisjonen har sett på fem slike anskaffelser i perioden 2017-2018, og gir kritikk for fire av dem. For den femte har revisjonsselskapet ikke mottatt tilstrekkelig informasjon til å kunne kontrollere den.

Det gjelder kjøp av en bil til noe under en halv million, noe inventar og utstyr fra en leverandør verd drøyt 150 000 og bedriftshelsetjenester fra en annen leverandør til en verdi av litt over 130 000. I tillegg kommer leasing av en bil. Revisjonen finner ikke dokumentasjon på at disse anskaffelsene har vært konkurranseutsatt.

Ikke gode nok rutiner

Fra kommunens side heter det i iFinnmark at rutinene ikke har vært gode nok. Den største svikten antas å være dokumentasjonen og protokollføringen. Rutinene skal gjennomgås og kommunen sikter seg inn mot en elektronisk innkjøpsportal. Portalen skal registrere innkjøp som blir gjort. Det gir også mulighet for å spore.

Det heter også at kompetansen ikke har vært god nok i kommunen. Det er et komplisert regelverk og riktig kompetanse skal på plass.

Forslag til tiltak

Vest-Finnmark Kommunerevisjon anbefaler at kommunen iverksetter følgende tiltak:

• Gjennomfører konkurranse og dokumenterer anskaffelsesprosessen med utarbeidelse av protokoll for alle anskaffelser over 100.000 kroner.

• Utarbeider et innkjøpsreglement eller innkjøpspolitiske retningslinjer.

• Vurderer å utarbeide retningslinjer for systematisk oppfølging av inngåtte rammeavtaler og kontrakter.