En serie revisjonsråd ble den lille øykommunen ytterst i Lofoten til del etter at revisjonen hadde vært på besøk: Beregninger av anskaffelsens verdi må gjennomføres og dokumenteres i pakt med regelverket. Ved behov for eventuelle nye eller endrede bestillinger og innkjøp, sjekk hva reglene sier. Skriv anskaffelsesprotokoll og sørg for at vurderinger og dokumentasjon av betydning for konkurransen, er skriftlig.
Røst er en kommune med i underkant av 500 innbyggere i Lofoten i Nordland og hadde nylig en forvaltningsrevisjon i regi av KomRev NORD IKS. Den omfattet bl.a. om regelverket for offentlige anskaffelser ble fulgt i forbindelse med kjøp som er gjort i planleggingsfasen og i forbindelse med grunnarbeidet knyttet til Røst oppvekstsenter.
Konklusjon er at det i planleggingen ble utført anskaffelser uten å ha etterleve sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket om konkurranse, likebehandling og etterprøvbarhet. Det har bl.a., heter det, ikke vært kunngjort konkurranse for anskaffelser som har vært av slik art og verdi at revisor finner at kommunen var pliktig å kunngjøre konkurranse.
Skriftlig dokumentasjon
I forbindelse med tilstandsanalysen har kommunen oppfylt kravet (forskrift del I gjaldt) om å påse at forespørsel om tilbud ble sendt til flere mulige leverandører. Men kravet om å føre anskaffelsesprotokoll er ikke fullt ut oppfylt. Heller ikke fortløpende å sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen, er skriftlig.
Når det gjelder forprosjektet, ble det gitt til ekstern leverandør på bakgrunn av gjennomført konkurranse. Men revisjonen er likevel kommet til at kommunen ikke har etterlevd anskaffelsesregelverket. Begrunnelsen er at kontrakten hadde verdi på 795 000kroner – så utvidet til å gjelde også detaljprosjektering og engasjering av eksterne. Samlet utbetaling til valgte leverandør er på kr 3,6 mill. Revisor har lagt til grunn at alle oppdragene knyttet til disse delene av planleggingen skulle vært sett i sammenheng og skulle ha vært gjennomført etter forskrift om offentlige anskaffelser del III. Kommunen valgte del I og informerte noen i markedet om at kontrakten gjaldt forprosjekt.
Fulgt feil forskriftsdel
Kontrakt om grunnarbeider ble tildelt entreprenør etter gjennomført konkurranse. Revisor legger til grunn at dette er bygge- og anleggskontrakt. Med utgangspunkt i kontraktens verdi legger revisor til grunn at forskriftens del I og del II måtte følges i anskaffelsen. Røst kommune har imidlertid gjennomført anskaffelsen etter del I.
Og revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at anskaffelser i fremtidige investeringsprosjekter er i tråd med anskaffelsesregelverket, og påser bl.a. at det:
- i planleggingen av prosjekter gjennomføres og dokumenteres beregninger av anskaffelsens verdi i tråd med forskrift om offentlige anskaffelser
- gjøres vurderinger av lovligheten opp mot anskaffelsesregelverket ved behov for eventuelle nye eller endrede bestillinger og innkjøp
- føres anskaffelsesprotokoll i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser
- fortløpende sikres at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for
gjennomføringen av konkurransen er skriftlig
Bli den første til å kommentere på "Småkommunen ytterst i Lofoten bommet, fikk flere innkjøpsråd av revisjonen"