Statens innkjøpssenter «kjører» bærekraft og bidrar til gevinst i hundremillioner-klassen

Snart ni år etter etablering forvalter Statens innkjøpssenter 15 avtaleområder, delt opp i langt over 500 avtaler. I fjor omsatte senteret for drøyt to mrd og la til rette for en gevinst på 300 mill. Med flere avtaler forventes vesentlig økt tilrettelagt gevinst, og mange nye avtaler de siste årene gir raskt stigende omsetning etter hvert som flere av de over 190 statlige virksomhetene knyttet til senteret, tiltrer avtalene. Dette opplyser leder av Statens innkjøpssenter, avdelingsdirektør Kjetil Østgård til Anbud365. Og bærekraft står sterkt: Et «økosystem» innen møbelområdet og et indikator-prosjekt for overvåking av bruken av fellesavalene er det forventninger til.

Statens innkjøpssenter, som hører inn under DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring), inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler på vegne av om lag 190 ulike virksomheter i staten. Østgård forteller at de har hatt en sterk vekst i antall avtaler de siste årene. Veksten fortsetter videre, men tempoet vil etter hvert avta. – Vi må sikre god kapasitet til å forvalte avtalene på en god måte, understreker han, og:

400 tilbud

– Av pågående anskaffelser er vi nå i innspurten på evalueringen av fellesavtale for kurs & konferansetjenester. Her har vi gjort en innsats for å tilrettelegge for deltakelse fra SMB-markedet, og vi er glade for å se at vi har mottatt nærmere 400 tilbud. Vi forventer at avtalen vil ha en årlig omsetning på nærmere 1 milliard kroner, slik at den blir vår største så langt.

Statens innkjøpssenter sikter også på snarlig å lande anskaffelsen av multifunksjonsmaskiner (kopi, print og skann). Her foreligger imidlertid en begjæring om midlertidig forføyning for domstolene, og dermed vil veien videre avhenge av rettens kjennelse.

«Økosystem» innen møbler

Nær i tid er også kunngjøring av anskaffelse av internett/linjeleie:

– Vi forventer å inngå kontrakt før jul, sier Østgård, og opplyser at de også ser på ombruksløsninger av møbler. For å bidra godt i det grønne skiftet vil vi etablere avtaler på ombruk, reparasjoner og bruktmøbler. I kombinasjon med avtalen på nye møbler som ble inngått tidligere i år og en fremtidig avtale på interiørarkitekttjenester, vil vi levere et «økosystem» innen møbelområdet som vi forventer vil bidra til store gevinster innen både miljø og økonomi.

– Noen avtaler i «pipeline» som skal fornyes?

– Der Statens innkjøpssenter har etablert avtaler, vil vi som den klare hovedregel videreføre avtaleområdet, slår Østgård fast. Akkurat nå jobber vi eksempelvis med fornyelse av avtalene på reisebyråtjenester. Eksisterende avtaler løper ut i juni neste år og vi sikter på å inngå de nye avtalene i god tid før dette.

– Erfaringer/tall fra bruken av avtalene så langt?

Statens innkjøpssenter jobber i dag i 3 kategorier og har 15 avtaleområder. Ettersom de ofte deler opp avtaleområdene i delavtaler har de dermed langt over 500 avtaler. Typiske eksempler på dette er strekningsbaserte avtaler på flyreiser og lokasjonsbaserte avtaler på hotellovernatting. For brukerne av avtalene fremstår dette sømløst, mens det for innkjøpssenteret er mer komplekst.

– Brukernes tilfredshet med avtalene måles årlig. Resultatene for innkjøpssenteret er gode, konstaterer Østgård. Vi er også opptatt av gevinster avtalene legger til rette for, og har en metodikk for beregning av dette. For 2023 rapporterte vi årlig tilrettelagt gevinst på over 320 millioner kroner. Med flere avtaler forventer vi vesentlig økt tilrettelagt gevinst.

Med mange nye avtaler de siste årene er omsetningen raskt stigende etter hvert som virksomhetene tiltrer. I 2023 passerte senteret 2,1 milliarder kroner i omsetning. Inneværende år kan vi trolig legge på flere hundre millioner.

– Innføring av nye krav, kriterier (menneskerettigheter, sirkulær, gjenbruk/ombruk)?

– Bærekraft er tungt prioritert i hele vår portefølje, understreker Østgård, og vi er stolte av at vi er regjerende «Europamestere», jfr. prisen for «årets bærekraftige anskaffelse» fra Procura+. Denne avtalen gjør det lettere å få til ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr som staten eier. Og som nevnt jobber vi med avtaler innen møbelområdet som legger til rette for sirkulær økonomi gjennom inngåelse av flere avtaler.

Han poengterer at senteret i hver anskaffelse vurderer hva som kan være de mest hensiktsmessige kravene og kriteriene for å bidra til grønn omstilling og bærekraftig utvikling. Mye av suksessen med deres bærekraftsarbeid er helhetlig arbeid i kategorier, hvor de konkret vurderer hvordan avtaler spiller på hverandre og sammen oppnår større effekter.

– Vi legger vekt på oppfølging av fellesavtalene, og ser hele tiden etter forbedringer. Arbeid med bærekraft, være seg menneskerettigheter eller sirkulær økonomi, handler i stor grad om få til forbedringer sammen med leverandørene, understreker Østgård, og peker på at innkjøpssenteret både organisatorisk og fysisk sitter tett på ekspertise i DFØ innen de ulike aspektene av bærekraft. Vi drar stor nytte av tett samarbeid med disse.

– Utfordringer fremover?

Statens innkjøpssenter er godt etablert og har eksistert i nærmere 9 år. De opplever at de har funnet en gjennomføringsmodell som fungerer godt. – Med mange avtaler og mange kontaktpunkter i den enkelte virksomhet ser vi på muligheter for å forenkle og effektivisere dialogen med virksomhetene, opplyser Østgård, og:

– Fremover vil vi jobbe med indikatorer i bruken av fellesavtalene. Hvilken adferd bidrar til at gevinster realiseres? Vi har et prosjekt der vi analyserer dette og søker å automatisere overvåkingen for å kunne iverksette raske tiltak sammen med brukerne. Vi tror at dette vil kunne bidra til både bedre økonomi og økt bærekraft i fellesavtalene.