Statens innkjøpssenters høstplaner: Sirkulærøkonomi og deling av kontrakter

Ved å ta en kikk på oversikten over avtaleplanene til Statens innkjøpssenter i høst er det spesielt to trender eller tendenser som faller lett i øynene: Stor og økende satsing på innslag av sirkulærøkonomi i flere av avtalene og gjennomgående tilrettelegging for oppdeling av kontrakter. Det blir muligheter for små og mellomstore bedrifter, for kjedeuavhengige hoteller, for ombruk og gjenvinning – og for leverandører med vanskeligstilte ansatte. Lederen for Statens innkjøpssenter, direktør Kjetil Østgård, forteller her i en samtale med Anbud365 om høstens planer.

Statens innkjøpssenter, en del av anskaffelsesdivisjonen i DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring), er i vekst. Fra sju-åtte ansatte for et par år siden til 21 nå – 25 ved juletider. I avtalene som Statens innkjøpssenter arbeider med, er et gjennomgående premiss å få best mulig konkurranse. Det oppnås ikke minst ved å dele opp kontrakter.

– Vi er i ferd med å implementere en ny flyreiseavtale, som er delt opp i 1047 delkontrakter basert på ulike lokasjoner. Det dreier seg om parallelle avtaler. For de som skal bruke avtalene fortoner det seg imidlertid helt sømløst i reisebyråportalene, sier Østgård.

På reiseområdet vil det om kort tid publiseres en veiledende kunngjøring om en fellesavtale på hotellovernatting. Også her, forteller han, legges det opp til delkontrakter – bare i Oslo hele fem lokasjoner. For denne avtalen er det ikke minst viktig å legge til rette for mindre hoteller og for de som ikke er del av en større kjede. På den måten håper vi også at konkurransen styrkes.

Oppfølgings-utfordring

Gode planer for hver anskaffelse og mye automatisering av konkurranse-gjennomføringen gjør at arbeidsbyrden for senteret ved å dele opp kontraktene, likevel ikke blir vesentlig økt. En utfordring er selvsagt å skulle følge opp alle leverandørene.

Litt senere i høst kommer enda en avtale som er tenkt delt opp i delkontrakter – leiebil. Også denne avtalen hører hjemme i reise-kategorien. Der er også kurs og konferanser, som er et annet marked enn «overnatting+frokost»-markedet (m.a.o. hotelltjenester).

– Vi arbeider med utvikling av en teknisk løsning som gjør at kurs og konferanse-avtalen skal kunne legges ut i form av dynamisk innkjøpsordning, poengterer Østgård. I første omgang sikter vi imidlertid å prøve ut dette via en pilot, der et knippe oppdragsgivere inviteres til å delta. Resultatet av pilot-prosjektet skal så evalueres, og så får vi se hva vi faller ned på. Fordi vi ikke helt vet når det tekniske utviklingsarbeidet blir klart, kan jeg heller ikke tidfeste kunngjøring av piloten – men planen er i løpet av året.

IKT-området

Østgård forteller at en avtale om betalingstjenester er i planene, men her er det avklaringer som må til først. På IKT-området skjer det derimot ting:

– På telefoni har vi for første gang laget en sekundæravtale, dvs dersom det noen steder oppstår nettproblemer for hovedleverandøren, skal sekundærleverandøren være løsningen. Det er også et beredskapsperspektiv med her, understreker Østgård.

Ny maskinvare-avtale for mobile enheter er nettopp inngå, og en veiledende kunngjøring for pc/skjermer/Mac er gjennomført. Selve konkurransen er rett rundt hjørnet. Mac er nytt, ifølge Østgård, og her legges det opp til en delkontrakt. PC og skjerm slås sammen i en avtale, og det blir mulig å kjøpe maskinvare som tjeneste. Poenget med denne omstruktureringen av avtalene er å gjøre det enklere for brukerne. Og en ny avtale for ombruk og gjenvinning av IT-utstyr er på trappene:

Ombruk og gjenvinning

– Dette er tatt ut av andre avtaler, ikke minst fordi det dreier seg om et eget marked med en del nisjeleverandører som vi ønsker å engasjere, poengterer Østgård. Blant kravene blir at et visst antall av de ansatte er vanskeligstilte. Samtidig er det et mål at utstyr skal forbli lengst mulig i staten, men er det ikke det mulig lengere, kan enheten få et liv et annet sted. Og ved veis ende, gjenvinnes innholdet.

For flere avtaleområder er innkjøpssenteret i gang med markedsundersøkelser og annen forberedelse. Det gjelder f.eks. AV-utstyr og multifunksjon + print. Men når Statens innkjøpsråd møtes i disse dager er det noe annet som står sentralt på dagsordenen:

– Vi legger frem første skisse til en ny kategori «Kontorkategorien», forteller Østgård, Etter å ha analysert om lag 20 mulige avtaler for kategorien, har vi foreløpig falt ned på å foreslå 12 nye avtaleområder. Kanskje er det for mye, vi får høre hva innkjøpsrådet mener. Møbler er f.eks. på mange måter en kategori alene.

Møbel-avtaler

Statens innkjøpssenter har gjort ferdig konkurransestrategi for møbelområdet. Av den fremgår både lineære og sirkulære avtaler. De lineære tenkes delt inn i delkontrakter, og innenfor de sirkulære åpnes det for bl.a. en avtale om reparasjon og omtrekking. Østgård fremhever dessuten at man ser på mulighetene for å etablere en ombruksplattform. Dersom f.eks. en statlig virksomhet har 100 konferansestoler som han ønsker å kvitte seg med, kan han – i stedet for å kaste dem – legge dem ut på ombruksplattformen, der de i en eller annen forstand kan få nytt liv hos andre.

– Hva med kommunenes muligheter til å knytte seg til – bruke – de statlige avtalene?

– Vi har fått i oppdrag å invitere med kommuner og fylkeskommuner på frivillig basis der vi vurderer at avtaleområdet er egnet, opplyser Østgård. Så langt har vi gjennomført informasjonsmøter med interesserte kommuner og etablert et metodeverk. Selve gjennomføringen er imidlertid litt på vent ettersom vi venter på en avklaring knyttet til om og eventuelt hvordan reglene for merverdiavgift slår ut når en statlig etat gir en «tjeneste» til kommunene og fylkeskommunene.