Det bør settes i verk tiltak for å sikre anskaffelser og dokumentasjon i tråd med regelverket. Og tiltak med samme formål som allerede er iverksatt, bør videreføres. Det er Kommunerevisjonen i Oslo som gir Kulturetaten med sine nær 760 ansatte disse anbefalingene etter å ha sjekket etatens internkontroll. Det kom bl.a. frem at etaten drev med mange direkteanskaffelser, uten at noen kunne fortelle revisjonen om hvorfor det var slik. Det var heller ikke en felles og samlet oversikt over avrop fordelt på rammeavtaler – enn si over anskaffelser som var gjennomført utenfor rammeavtaler.
Kommunerevisjonen i Oslo har undersøkt Kulturetatens internkontroll knyttet til oppfølging og evaluering av tilskuddsordninger, utleie av lokaler, habilitetsvurderinger og utlysning og gjennomføring av konkurranse for anskaffelser. Rapporten står på kartet i Kontrollutvalgets møte denne uken. Blant de teamene revisjonen hadde tatt for seg, er utlysning og gjennomføring av konkurranse for anskaffelser. Undersøkelsesperioden omfattet i hovedsak januar 2023 fram til og med oktober 2024. Det meste av datainnsamlingen ble gjennomført i perioden november–desember 2024.
Mangler og svakheter
Det var mangler og svakheter i etatens arbeid med anskaffelser, påpeker revisjonen. Kulturetaten hadde ikke alltid nedtegnet vurderinger og beslutninger i anskaffelsesprosessen eller samlet disse i en protokoll i tråd med plikten i anskaffelsesforskriften. – Det var en svakhet at etatens rutiner var uklare når det gjaldt ansvaret for å se til at anskaffelsesregelverket ble fulgt, fremholdes det i rapporten fra Kommunerevisjonen.
Kulturetaten hadde gjennomført flere anskaffelser over terskelverdiene i anskaffelsesregelverket uten at det var gjennomført en konkurranse. Kommunerevisjonen skriver at om ikke etaten sender tilbudsinvitasjon til flere eller kunngjør konkurransen, er det risiko for at kostnader for kommunen blir større enn nødvendig. – Etter vår vurdering, heter det, hadde etaten i flere tilfeller ikke en dokumentasjon som på tilfredsstillende vis sannsynliggjør at anskaffelsene kan unntas fra konkurransebestemmelsene i anskaffelsesregelverket.
I tråd med anskaffelsesreglene
Kulturetatens praksis med å unnta anskaffelser fra konkurranse uten at det framgår en klar dokumentasjon for hvorfor etaten anser at anskaffelsen kan unntas, er i strid med prinsipper i anskaffelsesregelverket som etterprøvbarhet. Det gjaldt, ifølge revisjonen, for eksempel ved anskaffelser på kunstområdet.
I rapporten opplyses det også at etaten hadde utarbeidet en egen veiledning for anskaffelser mellom 100 000 og 1,3 mill. Imidlertid var ikke veiledningen datert, og det sto ikke hvem som hadde utarbeidet den, eller om den var godkjent.
Blant anbefalingene til Kulturetaten er at tiltak bør iverksettes, og at allerede iverksatte tiltak også bør videreføres, for bl.a. å sikre anskaffelser og dokumentasjon i tråd med regelverket.
Direkteanskaffelser
Det ble opplyst til Kommunerevisjonen at det mest sannsynlig foregikk direkte anskaffelser i etaten som ikke økonomiseksjonen ble gjort kjent med. Kulturetaten foretok en del direkte anskaffelser, men det var ingen formening om hvorfor etaten hadde såpass mange direkte anskaffelser.
Etaten hadde heller ikke en felles og samlet oversikt over avrop fordelt på rammeavtaler. Det samme gjaldt en overordnet oversikt over anskaffelser som var gjennomført utenfor rammeavtaler. Det ble også gjort avrop på samkjøpsavtaler der det ble benyttet andre avtaleleverandører enn den Kulturetaten skulle benytte.
Kunstkjøp
Det var ikke praksis for utlysning i Doffin for kunstnerkontrakter og kunstkonsulenter i Kulturetaten. På spørsmål om Kulturetatens begrunnelse for at disse anskaffelsene er unntatt anskaffelsesregelverket, og om det var gjort en skriftlig vurdering av dette, ble det oppgitt at dette har vært alminnelig praksis i hele kunstordningen så lenge kunstordningen har eksistert siden 2013. Det blir vanskelig å sammenligne ulike kunstnere med hverandre, det finnes ikke like tilbydere, heter det. Kunst er ikke en vare som kjøpes inn, men det gjennomføres konkurranser, både minikonkurranser og «open calls», der alle kan spille inn forslag.
Bli den første til å kommentere på "Stor Oslo-etat fikk revisjons-beskjed: Sørg for å følge anskaffelsesreglene"