Styringsdata og analyse for endret og bedre innkjøpsadferd

Av Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef, Universitetet i Oslo

Siden tidenes morgen har innkjøpere vært opptatt av pris og kvalitet som viktige kriterier for valg av den beste leverandøren. I mange konkurranser har pris vært det viktigste kriteriet. I vår streben etter å gjøre stadig bedre konkurranser, har ny informasjon blitt lagt til grunn for kontinuerlige forbedringer. Innkjøpere har i mindre grad vektlagt kunnskap. Mestring av informasjon vises først og fremst gjennom reproduksjon av tidligere suksesser, eller i verste fall reproduksjon av mindre heldige anskaffelser. Ved å stole blindt på informasjon kan komme i skade for å kopiere feil eller i beste fall stå på stedet hvil og dermed gå glipp av viktig utvikling.

Mestring av kunnskap vises imidlertid gjennom nyskapende bruk – bl. a. ved bedre data og bedre analyser som resulterer i ny kunnskap og etter hvert bedre anskaffelsesfaglig adferd. I en tid med innovasjon og digitalisering på alles lepper er det viktig at vi skiller mellom informasjon og kunnskap. Informasjon vil gi oss mer av det vi alltid har fått, men kunnskap representere nyskaping og gjerne innovasjon. Kunnskap er også en grunnleggende forutsetning å oppnå digital modenhet som er en kritisk suksessfaktor for all digitalisering. Enhver innkjøpsfunksjon trenger kunnskap om hvilke elementer i anskaffelsesprosessen som er av en slik karakter at den/de kan automatiseres. Videre trenger alle kunnskap om de ulike elementene og deres innbyrdes avhengigheter og sammenheng.

Nye og bedre analyser

Kunnskap, gjennom nye og bedre styringsdata, gir oss nye og bedre analyser som igjen vil gi oss muligheten til å få en helt ny innsikt i hva vi kjøper, hvordan vi kjøper og ikke minst av hvem vi kjøper. Nye styringsdata og analyser vil også hjelpe oss med å verifisere graden av behovsdekning. Dette vil i sum påvirke innkjøperens adferd og ikke minst behovshavernes adferd. Kunnskap er en bevisst forståelse av hva som er viktig innenfor offentlige anskaffelser. I en tid hvor stadig nye politiske mål er lagt til innkjøpsfunksjonen fører dette til en radikal utfordring av innkjøperrollen. Vi har gått fra å være spesialister med et relativt snevert syn på hva som tilhører innkjøpsfaget, hvor pris, kvalitet, litt miljø og universell utforming var av det vesentligste, til en rolle hvor vi i stadig større grad må forholde oss til flere fagområder og beherske eller involvere flere typer kompetanse.

Miljø og samfunnsansvar inneholder en rekke kompetansekrav om vi skal håndtere disse elementene på en fornuftig og forsvarlig måte i innkjøpsprosessen. Miljø- og samfunnsansvar inneholder; etikk i anskaffelsesprosessen, etisk handel, etisk standard i produksjonsleddet og i leverandørkjeden. Det inneholder overholdelse av menneskerettigheter, krav for å minimere klimabelastning, krav for å forhindre miljøkriminalitet og ikke minst krav for å motvirke arbeidslivskriminalitet.

Bygge nettverk

For å kunne beherske det sterkt utvidede kunnskapsområdet, må vi som innkjøpere bygge nettverk, tegne medlemskap i organisasjoner som er eksperter på miljø- og samfunnsansvar, jobbe tverrfaglig, samt skaffe oss elektronisk systemstøtte hvor vi kan systematisere, generere og tilgjengeliggjøre, de ulike typer av kunnskap som til enhver tid er relevant for den anskaffelsen vi skal gjennomføre. Videre trenger vi nye og bedre styringsdata innenfor de nye kompetanseområdene.

Vi trenger også å være klar over alle de offentlige tilsyn- og kontrollorgan som er etablert for å nå de samme politiske målene som vi skal levere bidrag til. Det er ingen grunn for oss som innkjøpere at vi skal løpe om kapp med Arbeidstilsynet, Konkurransetilsynet, Mattilsynet eller andre offentlige tilsyn.

Den nye innkjøperrollen bærer i større grad preg av å bli en administrator for kunnskapsledelse, hvor det å skape, generere, systematisere, dele, bruke og optimalisere kunnskaps- og informasjonsflyten i organisasjonen, blir en viktig og kritisk faktor for å gjøre det gode innkjøp.

Spart 182 mill. på innkjøp på seks år

Forenkling, effektivitet og besparelser er også politiske mål som har blitt spilt inn i ulike sammenhenger de siste 1o årene, i arbeidet med å definere det gode innkjøp. Det finnes etter hvert utallige estimater for forenkling, effektivisering og besparelser – foreløpig mangler dokumentasjonen på oppnådde resultater. Det er imidlertid fullt mulig å forenkle både regelverk, prosesser, prosedyrer og arbeidsmetoder. Det er fullt mulig å effektivisere innkjøpsfunksjonen, ikke minst med det enorme trykket Difi setter på digitaliseringsarbeidet. Det er også fullt mulig å spare store kronebeløp på å gjøre stadig bedre innkjøp ved å utnytte konkurransen i godt fungerende markeder. Det er nærliggende for meg å bruke Universitetet i Oslo som eksempel. Takket være et styre som har fastsatt mål for innkjøpsarbeidet og en universitetsledelse som følger opp det som skjer på innkjøpsområdet, samt stadig bedre styringsdata og analyser, har UiO totalt sett spart 182 millioner kroner innenfor innkjøpsområdet de siste 6 årene. Av besparelsene er 39 millioner spart i form av effektivisering innenfor UiOs innkjøpsfunksjon. De resterende 143 millionene er spart på å gjøre stadig bedre avtaler.

Som innkjøpere lever vi i en spennende tid, med stortingsmelding nummer to under skriving, og med store forventinger til at vi skal bidra med små og store tilskudd, for å nå viktige samfunnsmessige politiske mål. Mer enn noen gang trenger vi effektive styringsdokumenter, ikke minst konkurransestrategier og en anskaffelsesstrategi, som skal bidra med måloppnåelse innenfor innkjøpsområdet. De ulike politiske målene må få sin rettmessige plass i strategien og bidra til at vi som innkjøpere når det viktigste og fremste målet for alt vi driver med – samfunnsnytte. For å oppnå optimal samfunnsnytte, gjennom offentlige anskaffelser, trenger vi mest av alt en høy innkjøpsfaglig kompetanse som skal gi oss den beste innkjøpsfaglige adferden til beste for forvaltningen av fellesskapet midler.