Svensk firma jakter norske innkjøpsdata – dette anbefaler DFØ

Et svensk konsulentselskap har i noen måneder nå jaktet innkjøpsdata ved hjelp av innsynskrav til norske, offentlige innkjøpere. Anbud365 har ved flere anledninger omtalt aktiviteten, som jo i realiteten er å skaffe seg grunnlag for business ved gratis arbeidsinnsats fra innkjøpernes side. Intet brudd på offentleglova imidlertid! Nå har DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) tatt grep og skriver på anskaffelser.no:

Oppdragsgivere i stat og kommune erfarer for tiden en stor mengde innsynskrav i konkurransedokumenter og tildelinger av kontrakter. Innsynskravene er innenfor offentleglova, men oppleves som ressurskrevende å håndtere for mange oppdragsgivere. Flere tiltak kan bidra til å gjøre arbeidsbelastningen mindre.

Tendium, Myndighetsfakta og Anskaffelsesdata

Aktøren bak de fleste innsynsbegjæringene er svenske Tendium AB. De står bak flere tusen innsynsbegjæringer siden desember 2024 under navnene Myndighetsfakta og Anskaffelsesdata, og har offentlige oppdragsgivere i hele Norden som målgruppe. DFØ har fått en rekke henvendelser om innsynsbegjæringene fra norske oppdragsgivere, og flere har spurt om vi kan foreta oss noe for å avhjelpe situasjonen. Med dette som utgangspunkt har DFØ gått i dialog med Tendium, der hensikten har vært å finne mest mulig ressurseffektive løsninger for alle parter.

– Dialogen har vist hvor viktig det er at oppdragsgivere følger kravet om å kunngjøre resultater av konkurranser over EØS-terskelverdiene. I dag kunngjøres resultatet i færre enn halvparten av konkurransene, sier divisjonsdirektør Dag Strømsnes.

Minimumsinformasjon fra anskaffelsesprotokoll eller Doffin

DFØ erfarer at mange oppdragsgivere besvarer innsynsbegjæringene ved å levere ut anskaffelsesprotokoller. Disse er det obligatorisk for oppdragsgiverne å føre, og protokollene skal bl.a. inneholde navn på alle tilbydere (fortrinnsvis med organisasjonsnummer for sikker identifisering) og på den/de valgte leverandøren(e).

Tendium har bekreftet overfor DFØ at tilgang til anskaffelsesprotokoller med denne minimumsinformasjonen er tilstrekkelig til at de anser innsynsbegjæringene de til nå har sendt som oppfylt. Det er ingen forventning til individuell vurdering av hver enkelt begjæring. Tilgang til anskaffelsesprotokollene kan gis gjennom e-post eller publisering på offentlig tilgjengelige nettsider med lenker.

Oppdragsgiverne kan også velge å publisere informasjon fra anskaffelsesprotokollene i tabelloversikter, noe eksempelvis Karlstads kommun gjør.

Dersom oppdragsgivere velger å offentliggjøre minimumsinformasjonen, kan det være hensiktsmessig å gjøre dette for alle aktive kontrakter, gitt at oppdragsgiveren har kapasitet til det. Tendium har bekreftet overfor DFØ at de ikke har til hensikt å sende flere innsynsbegjæringer i gjennomførte konkurranser til oppdragsgivere som gjør minimumsinformasjonen tilgjengelig for alle aktive kontrakter, og det vil også redusere sannsynligheten for liknende innsynsbegjæringer fra andre aktører i framtiden.

Den samme meroffentligheten for data fra anskaffelsesprotokollene kan også oppnås gjennom kunngjøring av resultater av konkurranser på Doffin. I skjemaene som er i bruk nå kan det gjøres ved å ta i bruk frivillige felter, f.eks. ved å registrere tilbydere som «deltakende organisasjoner».

Ytterligere informasjon

Dersom oppdragsgivere på effektivt vis kan gi innsyn i eller offentliggjøre ytterligere data i tråd med prinsippet om meroffentlighet, kan følgende informasjon inkluderes:

data for avsluttede/utgåtte kontrakter, gjerne bakover i tid til 2020
data (navn og organisasjonsnummer) om tilbydere/leverandører som kvalifiserte og ikke kvalifiserte
inngitte totalpriser på tilbud (kun de som ikke krever egne taushetsvurderinger)

Karlstads kommun kan også tjene som et eksempel på hvordan dette kan gjøres i praksis.

Få oversikt i Doffin

For å få oversikt over kunngjorte konkurranser og kontraktstildelinger kan Doffin-data være til hjelp. På doffin.no/data ligger det flere Power BI-rapporter som kan brukes, hvor man kan sortere kunngjorte konkurranser og kontrakter per oppdragsgiver.