Tar grep etter svikt i etterlevelse av protokoll-kravet

Revisjonen kontrollerte innkjøp hos 18 leverandører i Lillesand kommune. I 12 av disse ble dokumentasjon gjennomgått, og da fant man at det ble utarbeidet protokoller i fem av de 12 i ettertid. I 2-3 av tilfellene går det på kompetanse, opplyste administrasjonen da kontrollutvalget i kommunen nylig hadde møte. Fem nye tiltak er nå innført i kommunen – for bedre etterlevelse av anskaffelsesreglene.

Lillesands-Posten skrev om denne saken først.

Kontrollutvalget i kommunen ville vite hvordan revisjonens tidligere anbefalinger var blitt fulgt opp. Revisor gjennomførte en kontroll der det ble undersøkt innkjøp hos 18 leverandører, hvor revisoren hadde gjennomgang av dokumentasjon knyttet til 12 av disse. Konklusjonen er at rutinene er på plass, men det ble utarbeidet protokoller i fem av de 12 i ettertid.

Slike protokoller skal utarbeides da man inngår kontrakt med leverandørene. Og spørsmålet fra det politiske utvalget var jo da selvsagt hvorfor dette ikke ble gjort i disse anskaffelsene.

Laget forenklet protokoll

Da svarte administrasjonen at det i 2-3 av tilfellene går det på kompetanse – de som har gjort anskaffelsen gjorde ikke protokollene ferdig i konkurransegrunnlagsverktøyet. Det er bra dokumentert, men ikke fått inn i verktøyet, heter det, og i dialog med revisor har kommunen nå laget en forenklet protokoll, som skal gjøre det enklere og være mindre komplisert,

Nye tiltak

Kommunedirektøren har beklaget at reglene for dokumentasjon av anskaffelser ikke er blitt fulgt, men nye tiltak for å forbedre rutinene og etterlevelsen av disse er innført:

1. Nye rutiner for anskaffelser og dokumentasjon

2. Opplæring i bruk av anskaffelsesprotokoll på enhetsledermøte

3. Ny investeringsinstruks vedtatt av bystyret

4. Utarbeidet mål og strategier for anskaffelsesområdet – til behandling i bystyret

5. Bedret tilgjengelighet for inngåtte rammeavtaler i kvalitetssystemet

Agder-kommunen Lillesand har noe over 10 000 innbyggere.