Tar grep for å sikre full gevinst av bruk av ESPD-skjemaet

Elektronisk handelsformat (EHF) er etablert som et standardformat for deler av anskaffelsesprosessen. Nå foreslår Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) også at det blir et krav at standard ESPD-skjemaet bare skal finnes i EHF-format. I dag lages det systemspesifikke ESPD-løsninger som ikke kommuniserer med andre løsninger. Resultatet er at leverandørene må forholde seg til mange ulike løsninger, og det gjør at effektiviseringsgevinsten ikke blir tatt helt ut.

Høringen som departementet har satt i sving, gjelder forslag om å innføre krav om standardformat for det europeiske egenerklæringsskjemaet ESPD (“European Single Procurement Document”). Høringsfristen er 1. november i år.

Det europeiske egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Ved anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det obligatorisk for leverandørene å levere en slik egenerklæring.

Kommunikasjon

Kravet om et slikt skjema kom her til landet sammen med det nye anskaffelsesregelverket 1. januar i år. Formålet er å gjøre det enklere og mer effektivt for leverandøren å levere tilbud til offentlige oppdragsgivere. Men denne effekten faller bort, dersom oppdragsgiverne velger systemløsninger som ikke kommuniserer med hverandre.

Det har så langt ikke vært stilt eksplisitt krav om at systemleverandører som tilbyr ESPD-funksjonalitet skal benytte et standardisert format. Dette har medført at det nå lages systemspesifikke ESPD-løsninger som ikke kommuniserer med andre løsninger. Resultatet er at leverandørene ikke kan gjenbruke erklæringer fra tidligere og de må derfor forholde seg til mange ulike løsninger for å kunne levere forespørsler om å delta i konkurransen eller tilbud til ulike oppdragsgivere.

EHF-formatet

Standardformatet NFD vil forskriftsfeste, er EHF (elektronisk handelsformat). Per i dag er det pålagt å bruke EHF for faktura og kreditnota, og EHF for katalog og ordre er anbefalt brukt. EHF for ESPD er under utarbeiding. Dette forslaget til forskriftsendring gjør bruk av EHF for ESPD obligatorisk.

Systemleverandørene er den gruppen som i hovedsak vil bli berørt av forskriftsendringen. Det vil kunne medføre en kostnad for de systemleverandørene som må tilpasse sin løsning til et standardisert format. Med bakgrunn i dette vil følgende tiltak iverksettes for å forenkle tilpasning til standard for systemleverandørene, bl.a. etablering av EHF ESPD med veileder i samarbeid med systemleverandørene.

Effektiviseringsgevinst

For oppdragsgivere vil endringen kunne medføre en mulig økning i brukerlisensene, men det antas å være så små summer at en eventuell kostnadsøkning knapt vil merkes. For leverandørene som leverer tilbud til det offentlige, skal innleveringsløsninger være kostnadsfrie med all pålagt funksjonalitet. Denne endringen vil derfor ikke medføre noen kostnadsøkning eller merarbeid for leverandørene.

Oppdragsgivere og leverandører vil i tillegg få en effektiviseringsgevinst gjennom reduksjon i transaksjonskostnadene knyttet til kvalifisering av leverandører i den enkelte konkurranse.