Ti innspill bygget på innkjøper-erfaring til «del-og-begrunn»-utredningen

Hvor krevende er det for enkeltstående hotell å samarbeide – er det realistisk for dem å få til et samarbeid og delta som underleverandør i et anbud om stor kontrakt? Det er ett av de ti innspillene seksjonssjef Gunn-Sølvi Arveschoug ved Oslo Met – storbyuniversitetet – har på lager for den utredningen som er i gang om praktisering av «del eller begrunn»-prinsippet. Nedenfor får Anbud365s lesere alle ti. Nettopp universitets- og høyskolesektoren har stått i stormen om mindre hoteller og offentlige kontrakter.

I anskaffelsesregelverket er det gitt regler om at oppdragsgiverne skal gi en begrunnelse, dersom de ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter. Praktiseringen av dette utredningsoppdraget, som er gått til Oslo Economics/Inventura. De skal levere innstilling senest 20.april. Utredningen skal ta for seg tre utvalgte markeder, bl.a. hotell. For hotellmarkedet beskrives problemet slik at oppdragsgiverne i for stor grad søker etter landsdekkende tjenester, slik at bare leverandører som har hoteller flere steder i landet har mulighet til å delta i konkurransen.

– Universitets- og høyskolesektoren (UH-sektoren) har i flere år samarbeidet om anskaffelse av hotellovernattinger. Behovet er det samme på tvers i sektoren– alle er ute etter enkel hotellstandard til best pris. Arbeidet med hvem som skal jobbe med hotellanskaffelsen og følge opp kontraktene går på rundgang. De fleste i UH-sektoren har små innkjøpsfunksjoner. I stedet for at det blir gjennomført tretti anskaffelsesprosesser blir det nå gjennomført en anskaffelsesprosess – hvert 4.år, forteller Arveschoug.

10 innspill til utrederne

Så vel denne sektoren som helseforetakene har måttet tåle kritikk fra NHO på vegne spesielt av Kjetil Smørås (administrerende direktør i hotellkjeden De Bergenske). Det var de vel forberedt på. Arveschoug fremhever betydningen av å få en utredning som kan få på plass mer fakta og å se på de markedsmessige konsekvensene av store offentlige anskaffelser. Og hun har forslag til hva utrederne bør gi svar på, bl.a.:

Hvordan er leverandørrisikoen (på hotellmarkedet) pr dags dato og frem i tid – balansen mellom tilbud og etterspørsel. Hva er behovet og forbruket til offentlige virksomheter, bor de/vi for mye/for lite på hotell – hva er formålet med overnattingen og hvilken standard dekker behovet. Hvor stor kapasitet er det i markedet og hvor stor andel er SMB.
Hvor konkurransedyktig er et enkeltstående hotell i forhold til et kjedehotell. Hvor dramatisk var det for De Bergenske da de ikke fikk kontrakt med UH-sektoren. Hva er prisen de ulike hotellene må ta fra kundene for å gå i null. Er det en reell sjanse for at enkeltstående hotell kan overleve i konkurranse med de større kjedene – ved samarbeid/uten samarbeid.
Hvor krevende er det for enkeltstående hotell å samarbeide – er det realistisk for dem å få til et samarbeid og delta som underleverandør i et anbud om stor kontrakt.
Hvor stor andel av kundesegmentet utgjør det offentliges hotellovernattinger for reise, i forhold til: turisme, forretningsreisende, kurs og konferanse. Hvordan har markedet fordelt kundesegmentet seg imellom – har de ulikt kundesegment som sine hovedinntektskilder.
Hva er mest samfunnseffektivt; at leverandørene samarbeider i et geografisk område (eller med et visst antall hoteller spredt i Norge) eller at oppdragsgiver deler inn i geografiske områder. Hva er konsekvensene for arbeidsprosessen og resultatet knyttet til geografisk oppdeling av hotell anskaffelsen. (Mulig Statens innkjøpssenter tar denne oppgaven i nær fremtid)
Hvor stort kan et innkjøpssamarbeid være uten å ødelegge markedet. Er UH sektoren for stor til å samarbeide om hotellovernattinger. Hva med Statens Innkjøpssenter og de markedskartleggingene som er gjort i den forbindelse. Hva er den ideelle størrelsen på et innkjøpssamarbeid – i de ulike markeder.
Effekten av å dele opp en konkurranse – reduseres sjansen for samarbeid som igjen kan redusere reell konkurranse.
Hvor mange leverandører må delta i en konkurranse for at det skal være definert som «god» konkurranse. Hvor stor andel SMB må delta i en konkurranse for at det skal vurderes som god konkurranse. Er det fremdeles SMB hvis de samarbeider. Hvilke andre faktorer påvirker vurderingene om en konkurranse er god eller dårlig.
Hvor mange tilbydere må delta i konkurransen for at kostnadene blir større enn nytten. Er det noen grense for hvor mange leverandører som bør inviteres til konkurranse. Hvilke markeder bør det benyttes åpen anbudskonkurranse og hvilke markeder bør det benyttes begrenset anbudskonkurranse.
Hvis det offentlige skal påvirke næringslivet gjennom innkjøp – vil det få enda større påvirkningskraft hvis det blir stilt krav til leverandørene om å følge de samme kjørereglene for sine innkjøp som det offentlige skal/kan/bør følge.