Tjuvstartet med å heve nedre terskelverdi fra 100 000 til 300 000

En del av Norge har tjuvstartet med å ta i bruk en av «godbitene» i regjeringens forslag til endret anskaffelseslov før det er vedtatt av Stortinget. Det er imidlertid helt innafor, fordi loven gjelder ikke på Svalbard, som har hevet nedre grense for eget anskaffelsesreglement fra 100 000 til 300 000. Nylig reviderte øygruppen reglementet. Innkjøpsmakten skal brukes strategisk, heter det, og så langt som råd er skal livsløpskostnader legges til grunn i anskaffelsene. Å ta vare på forsyningssikkerhet er alfa og omega i Svalbard-anskaffelsene.

I 2014 fikk Longyearbyen lokalstyre sitt anskaffelsesreglement, som lokalstyret nylig vedtok en revisjon av. Lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrifter gjelder ikke på Svalbard, men Nærings- og fiskeridepartementet har en hittil ubenyttet hjemmel til likevel å gjøre lov og forskrifter gjeldende på øyene. Det fremgår av det reviderte reglementet at selv om Svalbard ikke er underlagt loven, legges praksis nær opptil hva som gjelder for nasjonale anskaffelser.

Reglementet og regelverket

Av Svalbards anskaffelsesreglement går det frem at ved gjennomføring av anskaffelser i regi av Longyearbyen lokalstyre skal det vurderes om anskaffelsesregelverket likevel skal følges, helt eller delvis. Longyearbyen lokalstyre skal likevel ikke avtalerettslig forplikte seg til å følge LOA med tilhørende forskrifter, med mindre en konkret vurdering tilsier at dette er hensiktsmessig og formålstjenlig.

Forventningene til Longyearbyen lokalstyre, heter det, tilsier at man opptrer på en måte som ikke avviker vesentlig fra andre offentlige aktører. Hertil kommer at flere av kravene anskaffelsesforskriften oppstiller under EØS-terskelverdi sammenfaller med krav Svalbard allerede er forpliktet til å følge etter forvaltningsloven, bl.a. kravet til saklighet, forsvarlig saksbehandling, god forvaltningsskikk, forholdsmessighet og likebehandling.

Nedre grense hevet

I forbindelse med revisjonen av anskaffelsesreglementet ble nedre grenser for reglementets virkeområde hevet fra 100 000 til 300 000. Reglementet skal gjelde når Longyearbyen lokalstyre inngår vare-, tjeneste eller bygge- og anleggskontrakter med en anslått verdi som er lik eller overstiger 300 000 kroner ekskl. merverdiavgift, heter det.

De grunnleggende prinsippene i LOA skal vurderes ved anskaffelser i regi av Longyearbyen lokalstyre. I den grad det vurderes hensiktsmessig og formålstjenlig, skal prinsippene legges til grunn og være styrende for valgene som tas i gjennomføring av alle anskaffelsesprosesser, fremgår det av reglementet. I visse situasjoner kan det likevel være hensiktsmessig å gjøre unntak.

Strategisk bruk av innkjøpsmakt

Longyearbyen lokalstyre ønsker å bruke sin innkjøpsmakt strategisk. Alle anskaffelser skal være rasjonelle og effektive med vekt på klima, miljø og sosial og økonomisk bærekraft, heter det. Styrende er lokalsamfunnsplan for Longyearbyen i perioden 2022 -2033 med tilhørende temaplan for klima, miljø og energi.

Det skal, så langt det er forsvarlig, legges til rette for at lokalt næringsliv opplever konkurransedyktighet mot eksterne leverandører. Konkurranser kan utformes på en måte som tilrettelegger for det lokale næringslivet, slås det fast i det reviderte reglementet. Anskaffelser skal i så stor utstrekning som mulig baseres på livsløpskostnader.

Standarddokumenter

Longyearbyen lokalstyres arbeid med anskaffelser skal bidra til økt effektivitet i egen virksomhet, f.eks. systematisk benytte standarddokumenter og maler. En annen måte er å samordne sine anskaffelser med andre offentlige aktører på Svalbard. Ved overlappende behov kan det gi bedre betingelser for pris, høyere kvalitet og bedre leveringsdyktighet.

Forsyningssikkerhet er viktigere for Longyearbyen lokalstyre enn for enkeltkommuner på fastlandet. Dette skyldes beliggenhet, klima og fravær av annen infrastruktur omkring byen. Longyearbyen ligger 800 kilometer fra fastlandet, og særegenhetene ved Longyearbyen gjør derfor ivaretakelse av forsyningssikkerhet som helt avgjørende. Ved hver enkelt anskaffelse skal forsyningssikkerheten vurderes. Dersom det anses som et kritisk element i anskaffelsen skal det stilles relevante krav.

Når nå reglementet er vedtatt, vil administrasjonssjefen vedta anskaffelsesprosedyrer som skal være interne retningslinjer for anskaffelser i Longyearbyen lokalstyre.