Tross vertskap for innkjøpssamarbeid, trengte sin egen anskaffelsesstrategi

Kommunen er hovedsete for et interkommunalt innkjøpssamarbeid med anskaffelsesstrategi og det hele. Men det var ikke nok for Vestby kommune. De ville ha og laget sin egen anskaffelsesstrategi – sin første i historien. Kompetanse og kontraktsoppfølging preger strategien, ikke minst når det gjelder å sikre at leverandørene etterlever grunnleggende menneskerettigheter og ILOs kjernekonvensjoner der det er risiko for brudd.

Akershus-kommunen Vestby med sine nær 20 000 innbyggere er snart halvveis gjennom perioden for kommunens første anskaffelsesstrategi (2024 – 2027). Vestby er vertskommune for Felles innkjøpskontor (FIK), der også kommunene Ås, Frogn og Nesodden er med.

Trengte egen anskaffelsesstrategi

Anskaffelsesstrategien til Vestby så dagens lys som følge av at kommunen har en god de lokale avtaler og prosjekter som ikke FIK er involvert i. FIKs anskaffelsesstrategi lå til grunn for Vestbys, likeledes et samarbeid med de andre kommunene om et felles utgangspunkt for anskaffelsesstrategiene.

FIK er ansvarlig for anskaffelser der kommunene har sammenfallende behov og i hovedsak såkalte hyllevarer. Enkeltanskaffelser og investeringer i bygg og anlegg er utenfor FIKs mandat. Innkjøpskontoret skal tilrettelegge og planlegge for å ivareta implementering av avtalene det har inngått. Kontraktsoppfølging i avtaleperioden tilpasset det enkelte avtaleområde ledes av FIK, i samarbeid med kommunenes innkjøpskontakter.

Desentralisert innkjøpsfunksjon

Anskaffelsesstrategien støtter oppunder vedtak om at innkjøp er en desentralisert funksjon i kommunen. Det betyr at det bl.a. er viktig med kunnskap om roller og ansvarsområder. Kommuneplanen indikerer at Vestby kommune skal styres og utvikles for å styrke de tre bærekraft-dimensjonene: Sosial, økonomisk og miljø. Tiltakene i anskaffelsesstrategien har som mål å være med på å understøtte disse dimensjonene.

Det innebærer bl.a. et oppfølgingsansvar overfor leverandørene: Kommunen skal sørge for at grunnleggende menneskerettigheter og den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) sine kjernekonvensjoner (organisasjonsfrihet og rett til kollektive forhandlinger, forbud mot barnearbeid, forbud mot tvangsarbeid og forbud mot diskriminering) blir ivaretatt av våre leverandører i de anskaffelsene der det er en risiko for brudd på slike rettigheter.

Bruke kontraktsvilkår

Alle anskaffelser vil gjennom bruk av kontraktsstrategi måtte ta stilling til risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller ILOs kjernekonvensjoner, heter det. Ved anskaffelser med middels/høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller ILOs kjernekonvensjoner skal kommunen bruke egnede kontraktsvilkår som tilpasses anskaffelsens verdi og risiko.

Blant andre poenger i strategien er at leders ansvar for riktig bruk avtalene, med fokus på å hente ut gevinster, skal tydeliggjøres. Kommunen skal følge satsingen fra DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) om å ha en full digital anskaffelsesprosess, som gjør prosessen standardisert, profesjonell og sporbar.

Kontraktsoppfølging

Alle kontraktseiere har, heter det dessuten, ansvar for å planlegge og gjennomføre systematisk kontraktsoppfølging for å sikre at både leverandører og kommunen følger opp sine kontraktsforpliktelser. Og kommunen skal bruke kontraktsvilkårene for skjerpede seriøsitetsbestemmelser i relevante anskaffelser. I den forbindelse skal det satses på god kompetanse på kontraktsoppfølging hos avtaleeierne for å kunne hente ut gevinster og sikre at kommunen får varer og tjenester i henhold til avtalte vilkår, heter det i gjeldende anskaffelsesstrategi for Vestby kommune.