Undersøkelse (I): Hver femte har utviklet kategoristrategi, ingen fylkeskommune

I gjennomsnitt har 20% av offentlige virksomheter kategoristrategi. Riktignok har ingen fylkeskommuner noe slikt, men det har 12% av kommunene og 21% i staten. Av offentlige foretak og selskap har hele 42% kategoristrategi. Dette viser resultatet fra 2020-versjonen av modenhetsundersøkelsen som Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) gjør annet hvert år. Kategoristrategi er mest utbredt blant de som årlig anskaffer for 2 mrd eller mer: 58%. For de andre ligger andelen på 10-20%.

Modenhetsundersøkelsen i regi av DFØ er en kartlegging av hvordan offentlige anskaffelser er organisert og gjennomføres. Undersøkelsen er strukturert etter seks områder som er sentrale i arbeidet med innkjøp i offentlig sektor: Samarbeid og prosess, kompetanse og kapasitet, klima og miljø, styring og ledelse, innovasjon og digitalisering. Datainnsamlingen ble gjennomført ved bistand fra konsulentfirmaet Rambøll Management Consulting. Ny undersøkelsesrunde planlegges i 2022.

Svarprosenten har utviklet seg fra 12% i 2012, via 15% i 2017, 30% i 2018 til 52% i fjor. Høyest svarprosent i 2020 hadde fylkeskommunene med 80%, så kommunene 55%, staten 65% og offentlige selskap/foretak 32%.

Færre med anskaffelsesstrategi

God styring og ledelse er viktig for å sikre utvikling av anskaffelser som et strategisk virkemiddel, heter det i kommentarene i undersøkelsesrapporten. Andelen som har anskaffelsesstrategi har gått ned med 5 prosentpoeng fra 2018, samtidig har flere handlingsplan. Virksomheter med størst innkjøpsvolum har i større grad begge deler. Offentlige foretak og selskap styrer i større grad på styringsparametere enn statlige og kommunale virksomheter.

Flere virksomheter synes å ha styringsdokumenter i 2020, siden andelen som verken har strategi eller handlingsplan har gått ned med 7 prosentpoeng. Blant virksomhetene med minst innkjøpsvolum har en større andel handlingsplan enn anskaffelsesstrategi. Det er færre virksomheter som har en handlingsplan (implementering og oppfølging av prioriteringer) enn anskaffelsesstrategi. Her skiller derimot de statlige virksomhetene seg ut ved at flere av dem har handlingsplan enn strategi. For kommunene er det 15 prosentpoeng færre som har handlingsplan.

Spredning i innkjøpsenhetens rolle

Det er stor spredning i innkjøpsenhetens rolle ovenfor ledelsen og fagmiljøene. En modell viser tre typiske utviklingstrinn for innkjøpsenhetens rolle: regelorientert, serviceorientert og strategiorientert. Ønsket er at flere utvikler seg i retning av å være strategiorientert. Det er gjennom tettere samarbeid mellom innkjøpsenheten, ledelse og fagavdelinger at anskaffelser styrkes som virkemiddel for virksomhetsutvikling og at virksomhetene når sine samfunnsmål, slås det fast i rapporten.

Offentlige foretak og selskap skiller seg ut når det gjelder antall styringsparametere, hvor hele 72% av dem har styringsparametere. For statlige virksomheter og kommuner er det henholdsvis 53% og 30%.

Kartlegginger og analyser

70% av virksomhetene gjennomfører kartlegginger eller analyser i forbindelse med planlegging av den totale innkjøpsporteføljen. De fleste analyserer historiske data. Det legges derimot mindre vekt på planlegging av fremtidige behov. Den vanligste typen analyse er langsiktige behov og forbruksanalyser. De største gjør både flere analyser og mer avanserte, herunder markedsanalyser, overordnete risikoanalyser og kraljicanalyser.

20% har kategoristrategi. Ingen fylkeskommuner har utarbeidet kategoristrategi, mens 12% av kommunene og 21% i staten har. Av offentlige foretak og selskap har hele 42% kategoristrategi. Det er klart størst andel virksomheter blant gruppen som anskaffer for 2 mrd eller mer årlig som har utarbeidet kategoristrategi(er), hele 58%. For de andre gruppene ligger andelen som har utarbeidet kategoristrategi på 10-20%. De som har kategoristyring, har ressurser til koordinering og oppfølging, men de rapporterer i liten grad jevnlig til ledelsen.

Rapportering til ledelsen

Av de 20% med kategoristrategi, er det flere virksomheter som har ressurser med ansvar for å koordinere og følge opp innenfor kategorien(e) enn virksomheter som ikke har det. Over 90% av offentlige foretak og selskap har slike ressurser, mens andelen for kommuner og stat ligger på henholdsvis 67 og 61%. 25% av kommunene rapporterer jevnlig på måloppnåelse for kategorien(e) til toppledelsen. Andelen er noe høyere for stat: 36%. Blant offentlige foretak og selskap rapporterer ca. 80% jevnlig til ledelsen.