Universitetet i Oslo: Kompetanse, høyt etisk nivå, tydelige krav til leverandørene

Universitetet i Oslo (UiO) har en rekke fremragende sentre og miljøer som driver forskning og undervisning på et høyt nivå både i nasjonal og internasjonal sammenheng. Det krever at UiO holder et høyt etisk nivå og setter tydelig krav til våre leverandører på områder som å ivareta menneskerettigheter, forebygge arbeidslivskriminalitet og klima og miljø, fastslår Ellen Johanne Cæsar, direktør for økonomi- og virksomhetsstyring ved UiO. Institusjonen satser på høy kompetanse både for å forebygge uønskede hendelser, og for å øke gjennomføringsevnen.

«Prinsipper og etiske retningslinjer for arbeid med anskaffelser ved UiO, 2021–2024» ble nylig vedtatt av universitetsstyret, og er således forankret i toppledelsen. Dokumentet fremstår i to deler – prinsippene og etikken.

– UiO har hatt en anskaffelsespolicy siden 2008, sier direktør Cæsar. De tre siste periodene har Universitetsstyret vedtatt policyen som heter «Prinsipper og etiske retningslinjer for anskaffelser ved UiO». Dette er først og fremst et styringsdokument som angir mål og retning for hvordan UiOs skal håndtere sine anskaffelser den neste 4-årsperioden. UiO handler for 2,5 milliarder kroner hvert år og prinsippene og retningslinjene er grunnlag for verdisettet vi ved UiO bygger våre anskaffelser på.

Nødvendig forankring og legitimitet

Hun fremhever at UiO har en rekke fremragende sentre og miljøer som driver forskning og undervisning på et høyt nivå både i nasjonal og internasjonal sammenheng. – Det, poengterer direktøren, krever at UiO holder et høyt etisk nivå og setter tydelig krav til våre leverandører på områder som å ivareta menneskerettigheter, forebygge arbeidslivskriminalitet og klima og miljø. Prinsipper og etiske retningslinjer gir anskaffelsesrådgiverne nødvendig forankring og legitimitet i arbeidet med å stille relevante krav og kriterier i virksomhetskritiske anskaffelser for at UiO skal oppnå sine Prinsippene og retningslinjene i dette dokumentet er grunnlag for verdisettet vi ved UiO bygger våre anskaffelser på.

Prinsippene oppsummeres i tre hovedmål:

• «Behovsdekning», der det dreier seg om profesjonalitet, tydeliggjøring av roller og ansvar i tillegg til å identifisere muligheter og begrensninger i markedet
• «Kompetanse» – vedlikeholde og videreutvikle i tillegg til å øke kompetansen innen samfunnsansvar
• «Videreføring», med mål å implementere og utnytte mulighetene i eksisterende og nye systemer, og digitalisering, mer gjenbruk av informasjon og økt automatisering

Til hvert mål er det knyttet tre delmål – med måleindikatorer.

At 12 innkjøpere har gjennomført 60 studiepoengs etterutdanning i offentlige anskaffelser og at 16 er sertifisert i har SOA (Sertifiseringsordningen for offentlige anskaffelser) understreker for øvrig universitetets satsing på kompetanse.

Risiko og risikohåndtering

UiO ønsker økt bevissthet på risiko og risikohåndtering innenfor innkjøpsområdet, poengteres det, påpekes det i strategidokumentet. I inneværende planperiode har det på flere områder vært betydelige forbedringer og reduksjon av risikoer. Forbedringsarbeidet har blant annet gitt UiO en nasjonal pris for god kontroll. Antall avvik ved større anskaffelser er redusert og til dels fjernet.

Ved inngangen til planperioden 2021–2024 står UiO fortsatt overfor risikoer på flere områder som i en gitt situasjon kan true måloppnåelse og omdømme. Et tydelig og nøkternt risikobilde er en grunnleggende forutsetning for å kunne styrke integritet og ansvarlighet på innkjøpsområdet. De viktigste risikoområdene listes opp i strategidokumentet:

• Etterrettelighet. Det er risiko for at UiO gjennomfører konkurranser uten å benytte kvalitetssikrede maler, besluttede prosesser, tilgjengelige ressurser eller kompetanse. Likeledes at brudd på anskaffelsesregelverket skal bidra til rettstvister med påfølgende søksmål og svekkelse av UiOs omdømme, og at UiO ikke klarer å avdekke mangler, inhabilitet og uønsket adferd i anskaffelsesprosessen dersom kontrollene gjennomføres i etterkant og ikke som en del av selve anskaffelsesprosessen.
• Verdiskapning. Det er risiko for at UiO går glipp av potensielle besparelser, effekter eller forbedringer på grunn av for lite samarbeid mellom behovshaver og anskaffelsesrådgiver, stedvis uhensiktsmessig organisering, lav avtalelojalitet og manglende rammeavtaledekning. Risiko er det også for at leverandører samarbeider om priser eller markeder, eller gjør andre ting som påvirker tilbud UiO mottar, og som kan hindre fremtidig verdiskapning.
• Profesjonalitet. Det er risiko for at prosesser, rutiner og verktøy som er definert for anskaffelsesprosessen, ikke benyttes, på grunn av uklare roller og stedvis fragmentert organisering av innkjøpsfunksjonen. Det er risiko for at ansatte opplever prosesser, rutiner, verktøy som kompliserte eller lite hensiktsmessige, og for at tidspress, maktforhold og manglende kompetanse svekker kvalitet og gjennomføringsevne.

Etiske retningslinjer

Offentlige anskaffelser medfører noen særlige risikoer, ifølge UiO i strategidokumentet, der det understrekes at det er viktig å være bevisst på disse. Etiske retningslinjer, sammen med rammeverk for anskaffelser ved UiO er med på å forebygge, avdekke og korrigere avvik. Ved anskaffelser er det risiko for:

• Misbruk av offentlige midler
• Påvirkning / korrupsjon
• Svindel og bedrag

Hovedgrepet for å forebygge, avdekke og korrigere disse avvikene er blant annet rutiner, retningslinjer og internkontroll, heter det.