Universitetets sikkerhetsbehov et av fire delmål i ny anskaffelsesstrategi

For første gang er det å ivareta universitetets sikkerhetsbehov med i den gjeldende anskaffelsesstrategien til Universitetet i Bergen. Det slås fast i strategien for 2025 til 2029 at en slik oppgave har en plass i universitetets anskaffelser. Oppfølging av avtaler har vært med tidligere, men i den nylig vedtatte strategien for årene fremover legges det opp til en mer systematisk avtaleoppfølging. Det vil kunne gi store gevinster, heter det.

I universitets anskaffelsesstrategi for årene 2025 til 2029 som ble vedtatt i våres, er det fire delmål: Bærekraftige anskaffelser, helhetlig avtaleoppfølging, likeledes at alle kjøp skal gjennomføres profesjonelt, effektivt, digitalt og med klare rollefordelinger. Dessuten at anskaffelser skal ivareta universitetets sikkerhetsbehov.

Sikkerhetsbehov

Det siste er nytt 2025-2029-strategien. Innledningsvis fremheves det for øvrig også at
en mer systematisk avtaleoppfølging vil kunne gi store gevinster, både økonomisk og strategisk. Dette vil derfor også være tema videre.

Når det gjelder delmålet om sikkerhet heter det at universitetet har tilstrekkelige systemer og prosedyrer for å ivareta sikkerhet knyttet til anskaffelser, leverandører og leverandørkjeder i hele livssyklusens faser (planlegging, konkurransegjennomføring, implementering, forvaltning og avvikling). Dette er en ønsket effekt av delmålet, på samme måte som at universitetet involverer relevant og riktig kompetanse i anskaffelses- og leveranseprosessene.

Sikkerhets-tiltak og risiko

Blant tiltakene er å sørge for systematikk og føringer for å ivareta universitetets sikkerhetsbehov i anskaffelser i hele livssyklusen. Og sikre stegvis innføring av nye/reviderte prosesser med fokus på kontinuerlig forbedring. Det skal etableres tverrfaglige samarbeidsarenaer, behov for kompetanse på ledernivå og hos relevante roller skal kartlegges og og kompetanseutvikling om sikkerhet knyttet til anskaffelser skal sikres.

Det pekes også på noen risikofaktorer, som at det ved manglende styringssystem og kompetanse knyttet til sikkerhet, er risiko for sikkerhetsbrudd f.eks. knyttet til informasjon og ytelser. For å redusere risiko, er det nødvendig å stille krav til leverandørene, heter det, likeledes behov for bevissthet og rutiner for oppfølging.

Avtaleoppfølging med sju tiltak

Risiko er også knyttet til avtaleoppfølging. Dersom man ikke får etablert gode nok systematikk og verktøy for kontroll, fremgår det av strategien, er det risiko for at man ikke gjennomfører tilstrekkelig avtaleoppfølgning. Eller det kan være at avtaleoppfølgning krever mer ressurser enn det som er nødvendig, eller at ressursbruk til dette formålet går ut over andre oppgaver. Dersom man ikke gjennomfører pris- og fakturakontroll, kan uoppdagede feil medføre økonomisk tap for universitetet.

Med sin satsing på mer systematisk avtaleoppfølging tar universitetet sikte på å en fremtid med høy lojalitet til universitetets avtaler. Dessuten at universitetet følger rutiner og systemer for forvaltning og avtaleoppfølgning, avtalevilkårene respekteres og utnyttes best mulig gjennom hele avtaleperioden.

Syv tiltak hører med:

• Synliggjøre ressursbruk og konsekvenser
• Etablere helhetlig systematikk for avtaleoppfølging
• Øke kompetanse om avtaleoppfølgning i alle ledd
• Arbeide for tydelig rollefordeling i avtaleoppfølgingsarbeidet og lederforankring
• Forbedre informasjon om inngåtte avtaler til brukere
• Utvikle mer systematisk pris- og fakturakontroll
• Sikre bedre systemstøtte