Verktøy til kontroll og oppfølging preger nytt kommunalt anskaffelsesreglement

Når nå Kvinesdal kommune oppdaterer anskaffelsesreglementet sitt, vil det ikke mangle verktøy til å drive kontroll og gripe inn overfor så vel ansatte som leverandør ved brudd på reglementet. Et annet særpreg er å legge til rette for lokale og regionale leverandører – det kan også hende at lokal tilhørighet blir et poeng under evalueringsprosessen. Kommunens anskaffelser skal dessuten støtte opp under virksomheter med funksjonshemmede eller vanskelig stilte personer, heter det.

Agder-kommunen Kvinesdal med om lag 6000 innbyggere, er på vei til å få et oppdatert anskaffelsesreglement. Forslaget har vært i formannskap og skal i kommunestyret 3.september. Gjeldende reglement ble vedtatt i 2020.

Legge til rette for lokale

I det nye reglementet fremheves det at kommunen ønsker å fremme lokal verdiskaping og støtte lokale virksomheter gjennom anskaffelsesprosessen i den grad dette ikke er lovstridig. Det skal derfor, heter det, legges til rette for at lokale og regionale leverandører får reelle muligheter til å delta i anbudskonkurranser. Kommunen vil vurdere lokal tilhørighet som et aspekt i evalueringsprosessen, der det er hensiktsmessig og konkurransen ikke begrenses.

I formannskapet fikk kommunedirektørens forslag et tillegg fra ordfører Kvinlaug. Der heter det bl.a. at kommunen med sine anskaffelser skal støtte opp under virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer. Anskaffer skal aktivt bruke mulighetene til å begrense konkurranser til slike virksomheter når det skal anskaffes tjenester og varer som leveres fra slike virksomheter, f.eks. vaskeritjenester.

Kontroll og oppfølging

Det legges stor vekt på kontroll og oppfølging i det nye reglementet. Kommunens kontrakter skal dessuten ha en revisjonsklausul som sikrer at det kan gjennomføres forsvarlig kontroll med leverandøren. Blant minimumskravene i klausulen er at oppdragsgiver skal ha en eksklusiv rett til å gjennomføre revisjon hos leverandøren og at adgangen også omfatter kontrakter og dokumentasjon i underliggende leverandørledd Denne retten gjelder fra kontraktsinngåelse og inntil tre år etter sluttfaktura er betalt.

Det skal være krav i kontrakten om at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Det nye reglementet legger dessuten mye mer vekt på internkontroll av anskaffelsesprosessen enn det gamle. Kommunen har skjerpet kravene til arkivering av anskaffelsesprotokoller, og vil følge dette opp med stikkprøver. I det nye reglementet fins også med sanksjoner ved brudd på reglementet, varierende etter grad av alvorlighetsgrad.

Stikkprøver og rapport

Økonomiavdelingen skal hvert tertial ta stikkprøver (min 3 stk.) på faktura på direkteanskaffelser over 100.000 kroner for å sjekke om anskaffelsen er gjort etter reglementet. Ved tvil, heter det, skal hele anskaffelsesprosessen gjennomgås sammen med ansvarlig innkjøper. Dersom det avdekkes avvik ved en virksomhet, skal kontrollen utvides til to ekstra innkjøp.

Økonomiavdelingen skal også årlig utarbeide årlig oversikt over innkjøp for forrige år. Rapporten skal gjennomgås i en ledersamling og kommunedirektøren vurderer om noen virksomheter må følges opp spesielt. Forsøk på bestikkelser eller forsøk på påvirkning fra leverandør skal rapporteres til kommunalsjef økonomi og leverandøren skal i utgangspunktet utelukkes fra konkurransen.

Risikovurdering

Ved anskaffelser som omfatter systemer, tjenester eller leveranser som behandler, lagrer eller overfører informasjon, skal både informasjonssikkerhet og personvern vurderes og dokumenteres. Det skal gjennomføres en vurdering av informasjonssikkerhet og eventuelt en risikovurdering før kontraktsinngåelse, heter det. Dette gjelder særlig anskaffelser av IT-systemer og skytjenester.