Vesentlige endringer eller ei – Tromsø lyttet ikke til egne anskaffelsesfolk

Tromsø kommunes fagenhet for anskaffelser og den eksterne prosjektlederen var uenig om 30-40 millioners kutt i et innkommet tilbud innebar vesentlige endringer eller ei. Kommunaldirektøren valgte å lytte til den eksterne og tegnet kontrakt med tilbyderen hvis tilbud var kraftig barbert. Endringene var ikke vesentlige, mente den eksterne, mens kommunens egne anskaffelsesfolk var skeptiske og meldte seg ut av hele byggeprosjektet. Komplekse spørsmål, slo kommunedirektøren fast.

Dette fremgår av dokumentasjon fremlagt for formannskapet i Tromsø kommune. Historien begynte for fem år siden, da kommunen besluttet å kjøpe gamle Tromsø lærerskole fra Statsbygg. Et par år tok det før kommunen bestemte seg for hva bygget skulle brukes til, og var klare for en anbudskonkurranse. Både 2022 og 2023 var preget av flere store hendelser som fikk stor betydning nærmest samtidig. Dette, heter det i saksdokumentene til formannskapet, hadde direkte påvirkning på lokale entreprenørers både evne og vilje til å påta seg nye oppdrag i denne perioden.

Avlyse eller forhandle ned prisen?

Kommunen endte etter avholdt anbudskonkurranse for hovedentreprisen i dette prosjektet opp med bare ett tilbud fra en leverandør – på 118 mill, betydelig over budsjett og ikke akseptabelt å inngå kontrakt på. Det betød for kommunen enten å avlyse anbudskonkurransen eller å forhandle frem en kontrakt basert på det eneste tilbudet som forelå.

Det er på dette tidspunkt at det oppstår en diskusjon om en slik gjennomføringsmodell er i tråd med anskaffelsesreglene eller ikke, skriver kommunedirektøren. Kjernen i problemstillingen var om en reduksjon av anskaffelsens omfang var av såpass vesentlighet at den måtte lyses ut på nytt anbud. Det handlet om å forhandle ned prisen fra 118 mill til en kontraktspris på i underkant av 80 mill.

Komplekse spørsmål

Mange hensyn måtte avveies: Konsekvensene ved forsinkelse, økt husleiekostnad for kommunen og høy prisvekst opp mot alternativet som var avlysning og å starte delvis på nytt. Det ble ansett som usikkert om at en avlysning og ny utlysning av anbudet ville medføre større deltakelse i konkurransen.

– Om dette er innenfor eller utenfor regelverket er komplekse spørsmål som krever ganske bred kunnskap om saken for å forstå, slår kommunedirektøren fast.

Det ble mange diskusjoner om veivalget, men kommunens valg ble å inngå kontrakt med den ene tilbyderen, i pakt med vurderingen fra en ekstern tjenesteyter, Nordnorsk Byggekontroll AS (NNBK). Seksjon for anskaffelse hadde et annet syn, som de tydelig gav til kjenne overfor kommunens ledelse. Men, heter det i kommunedirektørens redegjørelse, vi valgte i dette tilfellet å vektlegge flere andre syn og råd. Han presiserer at seksjon for anskaffelse på det tidspunktet aksepterte dette, og at de fra og med da ikke kunne gå god for at anskaffelsen var korrekt gjennomført. I ettertid har ikke seksjon for anskaffelse gjort andre vurderinger eller overprøvd vurderingen fra NNBK.

Vesentlig endringer

Tidligere i år videresendte kommunedirektøren en epost der et møte i mars 2023 omtales. Det heter at en rådgiver fra enhet for anskaffelser var til stede der og hørte fra prosjektleder at prosjektet i samarbeid med leverandør hadde forenklet og optimalisert bruken av bygget for å få ned kostnadene på tilbudet. Anskaffelsesrådgiveren uttrykte skepsis og viste til at anskaffelsesregelverket ikke gir anledning til å gjøre vesentlige endringer i Tromsø kommunes oppdragsbeskrivelse. Det ble ikke i møtet vist til hva de konkrete endringene besto i.

På samme tid fikk enhet for anskaffelser oversendt et notat skrevet av leder til den eksterne prosjektlederen som inneholdt anskaffelsesrettslige vurderinger knyttet til adgangen til å foreta endringer i den kunngjorte kontrakten. Konklusjonen i notat var at endringene ikke var vesentlige og dermed lovlige, ifølge eposten.

Stor skepsis

Enhet for anskaffelser, som ikke fikk tilgang til alle detaljene i endringene som var foretatt i kontrakten, uttrykte stor skepsis til vurderingen foretatt av Nord Norsk byggekontroll. Den faglige uenigheten, og den manglende involveringen av enhet for anskaffelser, førte til at enhet for anskaffelse valgte å trekke sin bistand til prosjektet. Ut fra den muntlige beskrivelsen av reduksjonen av prosjektet i møtet, ble det av enhet for anskaffelse vurdert som lite sannsynlig at endringene var lovlig. Kommunedirektøren ble involvert, og kom til at vurderingen til Nord Norsk byggekontroll skulle legges til grunn i videre fremdrift i prosjektet.

I ettertid har prosjektet gått videre uten enhet for anskaffelser og det er, slik enhet for anskaffelser forstår, gjort endringer i kontrakten. Det er ikke synliggjort hvilke endringer som er gjort. Kontraktssummen er på rundt 78 mill og viser en betydelig reduksjon av tilbudssummen. Størrelsen på prisreduksjonen kan tyde på at det er gjort betydelig endringer i prosjektets omfang, men det er ikke informasjon enhet for anskaffelser sitter på, heter det.

Enhet for anskaffelser har ikke sett den endelige kontrakten og hvilke endringer som ble gjort fra den opprinnelige kontrakten og har derfor ikke hatt forutsetninger for å overprøve vurderingen til NNBK, fremgår det av den videresendte eposten.