Det er flere gevinster knyttet til økt bruk av egne bestillingssystemer og standardformater. Derfor har DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) vurdert aktuelle tiltak for å realisere disse gevinstene – og om nytten av slike tiltak kan forventes å overstige kostnadene. To alternative forslag til løsninger ligger nå på Nærings- og fiskeridepartementets (NFDs) bord – det ene berører drøyt 200, det andre 56 statlige virksomheter, viser utredningen som Anbud365 har fått tilgang til.
DFØ sendte nylig over «Utredning av alternativer for å stille krav til obligatorisk bruk av standarder og digitale verktøy i bestillingsprosessen i offentlige anskaffelser» til NFD. Denne utredningen er bygget på en samfunnsanalyse utført for DFØ av Oslo Economics og Inventura.
To hovedproblemer er identifisert i utredningen: Mangelfull kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser og mangelfull økonomistyring i flere statlige virksomheter. Flere årsaker kan forklare problemene, heter det: Ledere har ikke nødvendigvis insentiver til å prioritere god kontraktsoppføling og/eller å velge de mest effektive løsningene. Dette kan også forklare begrenset bruk av egne bestillingssystemer. En annen årsak kan være at dagens regelverk for staten er mangelfullt eller utydelig. Mangler ved tilgjengelig systemstøtte kan også være en forklaring.
Krav om dokumentasjon
For å oppnå samfunnets mål om effektiv offentlig tjenesteytelse, kontroll med bruk av offentlige midler og hensyn til små og mellomstore bedrifter, kan det innføres et krav til dokumentasjon av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet ved tidspunktet for bestilling for statlige virksomheter, er ett av alternativene i DFØ-utredningen. Forslaget vil påvirke drøyt 200 oppdragsgivere.
Det vil være behov for å utrede nærmere hvordan et slikt krav bør innrettes, blant annet for å tilrettelegge for effektive transaksjonskontroller der man i størst mulig grad unngår at budsjettdisponeringen må dokumenteres flere ganger for samme transaksjon.
Egne bestillingssystemer
Et annet alternativ som lanseres i utredningen er å innføre krav til at statlige virksomheter i utvalgte sektorer som hovedregel skal bruke egne bestillingssystemer i utvalgte kategorier. Med jevne mellomrom bør det i så fall gjøres en gjennomgang av om flere sektorer og/eller produktkategorier skal omfattes av kravet, fremgår det av DFØ-utredningen. Dette forslaget vil påvirke rundt 56 virksomheter i sykehussektoren og universitets- og høyskolesektoren.
I tillegg anbefales det at DFØ fortsetter sitt arbeid med å gi støtte til brukerne av bestillingsprosessen, med å fremme kunnskap om hva som lønner seg for hvilke typer virksomheter og med å fremme standarder for informasjonsutveksling.
Ikke-anbefalt alternativ
Et tredje alternativ, krav til bruk av egne bestillingssystemer (for eksempel 30%) i alle offentlige virksomheter, er vurdert, men ikke med blant anbefalingene. Dette forslaget ville ha påvirket i underkant av 4 000 oppdragsgivere (alle virksomheter i offentlig sektor) og alle leverandører til offentlig sektor (anslagsvis 200 000). Det forventes at tiltaket vil være samfunnsøkonomisk ulønnsomt, konstateres det i DFØ-utredningen.
En oversikt i analysen fra Oslo Economics og Inventura viser at det er svært variert bruk av egne bestillingssystemer. Deltakere i BOTT-samarbeidet (Universitetene i Bergen, Oslo og Tromsø) og Helse Sør-Øst bruker egne bestillingssystemer i svært stor grad. Dette er store virksomheter med et stort innkjøpsvolum, og hvor varekjøp utgjør en stor andel av totalt innkjøpsvolum. Flere virksomheter benytter nesten ikke bestillingssystemer i dag. Disse inkluderer Oslo kommune, Voss kommune og Statsforvalternes fellestjenester. Blant disse er det bare Oslo kommune som ikke har et eget bestillingssystem. Det er også flere av statlige virksomheter som bruker DFØs regnskapstjenester som i liten grad benytter seg av bestillingssystemet.
Bli den første til å kommentere på "Vil skjerpe statlig bruk av egne bestillingssystemer og standardformater"