Anskaffelsesundersøkelsen (V): Tidsplan fremfor strategiske aktiviteter

Tidsplanen for gjennomføringen av en anskaffelse er viktigere for innkjøperne i det offentlige enn å ivareta aktiviteter som er av strategisk betydning, som markedsanalyser og risikoanalyser. Og de synes å prioritere de operative aktivitetene i behov- og planleggingsfasen, og nedprioritere samfunnshensyn i kontraktsoppfølgingen. Dette fremgår av resultatene fra den store anskaffelsesundersøkelsen til DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring).

DFØ gjennomfører anskaffelsesundersøkelsen annet hvert år dels for å lodde modenheten i den praktiske hverdagen, dels som grunnlag for valg av egne satsingsområder. Svarprosenten for årets undersøkelse er på ca. 48%. Alle fylkeskommunene svarte, nær 60% av kommunene, over 80% av statlige virksomheter og 31% av offentlige foretak og selskaper.

Status quo siden 2020

Det fremgår av resultatene fra undersøkelsen at Innkjøps-Norge synes å prioritere de operative aktivitetene i behov- og planleggingsfasen, og nedprioritere samfunnshensyn i kontraktsoppfølgingen. Imidlertid er det – generelt sett – en positiv utvikling på gjennomføring av aktiviteter i kontraktsoppfølgingen.

I snitt bruker virksomhetene rundt 40% av ressursene i behovsfasen, og 20% i kontraktsoppfølgingsfasen. Dette har ikke utviklet seg spesielt siden 2020, ei heller på tvers av virksomhetstype, heter det. I undersøkelsen oppgir Innkjøps-Norge at de i stor grad gjennomfører de nødvendige oppgavene, mens oppgaver knyttet til samfunnsansvar blir i større grad nedprioritert. DFØ ser lignende tendens i behovsfasen.

Tidsplan fremfor strategi

Undersøkelsen kartlegger hvor ofte offentlige innkjøpere gjennomfører ulike aktiviteter i behovs- og planleggingsfasen. Overordnet oppgir innkjøpere at de i mindre grad gjør aktiviteter som er av strategisk betydning, som markedsanalyser og risikoanalyser. Til sammenligning ivaretar innkjøpere nesten alltid tidsplan for konkurransegjennomføring, som frister og aktiviteter. Det kan derfor synes at innkjøpere i større grad tenker på tidsaspektet knyttet til en anskaffelse fremfor de strategiske aktiviteter som bør gjennomføres for å få sikre gode anskaffelser.

Resultatene de siste fire årene viser i en utvikling for aktiviteter knyttet til sosialt ansvar og kostnadsbesparelser for hele innkjøps-Norge. Overholdelse av maksimal kontraktsverdi har en signifikant utvikling fra 2022 til 2024, heter det. Her er det i fylkeskommunene og offentlige foretak og selskap som trekker snittet opp. Oppfølging av etterlevelse av menneskerettigheter har også en signifikant utvikling fra 2022 til 2024. Her er det statlige virksomheter som bidrar til en positiv utvikling. Fylkeskommunene har en negativ utvikling fra 2022 til 2024.

Sanksjoner lite i bruk

Skjema for egenrapportering er metoden som er vanligst for kontraktsoppfølging. Dette gjelder både for alle virksomhetene, her 31%, og når det bare sees på de som oppgir å bruke kontraktsvilkår, her 48%. Møte med leverandør er en annen aktivitet som brukes en del av de som bruker kontraktsvilkår, hvor 43% oppgir at de gjør dette, ifølge undersøkelses-resultatene. For de andre aktivitetene er det en lav andel av virksomhetene som bruker dem, hvor sanksjoner og tredjepartsrevisjon er det som brukes minst. Lignede resultater finnes når det gjelder arbeidslivskriminalitet, hvor bare 9% bruker sanksjoner for å følge opp etterlevelse av seriøsitetskrav.