En innkjøpers tale til en bestiller (3 av 4)

I en serie på fire artikler bringer vi svaret fra innkjøpsleder i Innlandet fylkeskommune på et spørsmål fra en ansatt – en bestiller – i egen organisasjon. Spørsmålet som tikket inn, var om «dere», m.a.o. innkjøpsavdelingen, kunne godkjenne en viss bedrift som leverandør. Kortversjonen av svaret er nei, men, i artikkelserien som nå begynner, pløyer vi dypt. Vi begynner – nesten – med Adam og Eva. Følg med, nå dykker vi ned i den aktuelle innkjøperens fullstendige begrunnelse.
Her er tredje av fire artikler. De tidligere sto hhv tirsdag 15.juni, torsdag 17.juni, og onsdag 23. juni.

Vi stilte ved innledningen av denne serien spørsmålet: Offentlige innkjøp – er det kjedelig fredsarbeid eller nyskapende behovsdekning? Ikke et ofte stilt spørsmål, men nå er det gjort. Og hva kan svaret være, kjære kollega. Vi kastet oss uti det. Denne gangen dreier det seg om konkurransen – og om avtaleperioder som kan være som et turbulent ekteskap. Fredsskapende?

Konkurransen

Konkurranse er gøy. Spesielt for den som vinner.

I offentlige innkjøp er det sjelden mye hjelp i å bli nummer to. En innkjøpers hverdag er å gjøre én glad og resten ulykkelige – og noen ganger direkte sinte.

Så hvordan gjøres det?

Loven spesifiserer: «Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.»

Så det starter med en konkurranse. Det er hovedregelen. Alt annet er unntak.

Konkurransen skal rigges slik at tilbyderne blir likebehandlet.

Et godt konkurransegrunnlag skal få frem det beste hos leverandørene; de skal få vist sine beste løsninger og beste priser.

Et godt konkurransegrunnlag prøver derfor både å gi retning og være åpent på samme tid. Vi skal gi klare føringer for hva vi trenger, men kanskje uten å si akkurat hva det er. For vi vet ikke alltid hva siste skrik i gode løsninger er.

En god brukergruppe som kjenner fylkeskommunenes behov, samarbeider med en god innkjøpsrådgiver som kan spillereglene. Sammen utarbeider de konkurransegrunnlaget.

Deretter kunngjøres konkurransen. For mindre kjøp, holder det å invitere inn 3 leverandører. For større kjøp, skal alle norske leverandører få sjansen, og for de største kjøpene skal alle leverandører i EU bli informert. I Norge skjer dette gjennom Doffin som er den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser. Og i EU/EØS-området skjer kunngjøringen via TED-basen.

Leverandørene kan på sin side abonnere på kunngjøringer som passer dem. De trenger derfor ikke følge med på alt, men får beskjed når noe innenfor deres interessefelt dukker opp, enten det gjelder geografisk område eller type vare/tjeneste.

Leverandørene får så tilgang til konkurransegrunnlaget. De besvarer etter beste evne, og leverer tilbud innen en gitt frist.

Brukergruppen trår nå til igjen. Hvem har det beste tilbudet og hvorfor? Den beste oppfyller vanligvis våre krav til teknikk og kvalitet på en god måte, i kombinasjon med en fornuftig pris. En god begrunnelse for hvorfor vinner var best oversendes alle deltakerne i konkurransen. Én blir glad, mens de andre har ulik grad av frustrasjoner.

På en god dag er konkurransen nå avgjort. Hvis dagen ikke er god, kommer det klager på avgjørelsen, og krav om innsyn. Da gjelder det å være etterprøvbar.

Vanligvis går det bra til slutt.

Å inngå avtaler

«Du har ikke valgt meg.» Uttalelsen kom fra en leverandør som vi hadde valgt. Jeg så litt uforstående på ham. Så demret det langsomt (det går nemlig ikke alltid like fort). Han hadde skjønt et viktig poeng og prinsipp: Når konkurransen går, så vinner den beste. Og den beste er ikke en bestemt leverandør, men den leverandøren som oppfyller våre krav og kriterier best. Og det kan i utgangspunktet være hvem som helst.

Jeg liker å avslutte en anskaffelsesprosess med følgende kommentar til brukergruppen: «Da fungerte konkurranse denne gangen også.»

Og slik er det. En god anskaffelsesprosess og et godt konkurransegrunnlag, resulterer i gode tilbud og en god vinner.

A deal is made.

Vi er nesten i mål. Siste dokument i en anskaffelsesprosess er selve avtalen. Og avtalen er første dokument i neste fase; avtaleperioden.

Hva er en avtale?

• En avtale oppsummerer hva partene er enige om. Den oppsummerer informasjonen som er blitt utvekslet mellom partene, først og fremst gjennom konkurransegrunnlag og tilbud, men også gjennom spørsmål og svar og noen ganger forhandlinger.
• En avtale fordeler risiko.
• En avtale regulerer partenes plikter og rettigheter.

Leverandøren har som regel flest plikter. Fylkeskommunen har stort sett bare to: 1) Bruke avtalen og være lojal til den og 2) betale fakturaen.

Så da er vel alt greit? Eller ikke. En avtaleperiode kan være et turbulent ekteskap.