Hva er verdien av offentlige anskaffelser?

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Statsbudsjettet for 2024 er nettopp lagt frem. Der ønsker Regjeringen å bruke 10 millioner kroner til kompetanseheving for offentlige anskaffelsesrådgivere. Kompetanseheving er viktig og ikke minst innenfor området klima og miljø. Totalt bruker offentlige virksomheter mer enn 740 milliarder kroner hvert eneste år til kjøp av varer og tjenester. Hvor mye av disse milliardene som ikke gir den forventede behovsdekningen er et høyst usikkert beløp. Det som imidlertid er sikkert er at en del av midlene ikke benyttes hverken ifølge retningslinjene, forventningene eller dekker det behovet de var ment å dekke. Det er med andre ord snakk om ressurser på avveie.

Ved innføring av et verktøy for innkjøpsanalyse ved Universitetet i Oslo (UiO) ble det estimert at 1 % av innkjøpsandelen på 2,4 milliarder forsvant i feilfakturering eller overfakturering. Det skulle i tilfelle bety 24 millioner i årlige tap for UiO. Videre var estimatet på en mer presis behovsanalyse 75 millioner kroner i besparelser. Derfor ble anskaffelsen av et analyseverktøy realisert fordi analyseverktøyet satt UiO i stand til å sjekke at avtalt pris var lik fakturert pris gjennom en systematisk priskontroll, samt bedre styringsdata for å treffe bedre på behovsanalyser, øke avtaledekningen og avtalelojaliteten. Dersom et tilsvarende estimat kan overføres på resten av offentlig sektor forsvinner det om lag 7 milliarder kroner hvert eneste år fra fellesskapets midler bare i form av feilfakturering eller overfakturering. Det ubehagelige spørsmålet er om vi skal fortsette å leve med at verdifulle ressurser lekker i den størrelsesorden. Videre forsvinner det uante midler gjennom for svak avtaledekning, dårlig lojalitet til inngåtte avtaler og gjennom et for lite presist arbeid med å definere behovet i den enkelte anskaffelsen og ikke minst for lite kunnskap til å verifisere behovet.

Det er en økende oppmerksomhet mot systematisk innsamling, tilgjengeliggjøring og bruk av innkjøpsdata. Den 4. september i år kunne Anbud365 konstatere følgende fra en fersk rapport fra OECD: «Om man skal måle virkningen av å bruke offentlige anskaffelser til å nå nasjonale strategisk mål, trengs måling. Og uten elektronisk innsamling av konsistente data, gjerne så finmasket som råd er, blir ikke målingene gode nok.» Ved benyttelse av et egnet verktøy for innkjøpsanalyse kan slik data gjøres tilgjengelige for den enkelte oppdragsgiver. Innkjøpsanalyse kan fremskaffe sikre data ned på varelinjenivå innenfor: arbeidet med systematisk priskontroll, optimalisering av avtaledekning og avtalelojalitet og ikke minst som oversikt over oppdragsgivers små og store anskaffelser som utgangspunkt for innføring av kategoristyring, samt for arbeid med planlegging av nye anskaffelser.

Systematisk innsamling og tilgjengeliggjøring av data

Partner Elin Mathisen i advokatfirmaet Berngaard uttaler til nettsiden Næringsliv Norge som følger: «Vi ser daglig at teknologi er viktig for det grønne skiftet, med løsninger som måler CO2-utslipp, styrer smarthus og andre nyvinninger som kommer i et høyt tempo. Teknologien er nok den viktigste faktoren i det grønne skiftet, sier Elin Mathisen, partner i Berngaard, et advokatfirma som brenner for de viktige omstillingene. Det er klart det er viktig at vi legger om forbruksvanene våre, men for samfunnet er teknologi avgjørende for å få fart i utviklingen. Det kan handle om alt fra nye delingsplattformer for å hindre overkonsum, til løsninger for å føre oversyn med vann og avløp, fortsetter hun. Mange anser data som sin egen gullbeholdning, og tviholder ofte på dataene, med tanken om å bruke dem selv. Men data blir ikke gull før de sammenstilles på en riktig måte. Dersom man ikke har tid, kompetanse eller ressurser til å utnytte dataene til sitt fulle potensial, må man ikke være redd for å slippe andre til.

For samfunnet er det bedre at noen løser problemene og finner nye løsninger, som kan bidra til det grønne skiftet. Mørke eller ubrukte data er faktisk et stort miljøproblem i seg selv, ved at de tar opp plass på serverne, som krever strøm.»

Vi trenger ikke gå lenger enn til Statistisk sentralbyrå, SSB, for å få en rekke svært gode eksempler på hva systematisk innsamling og tilgjengeliggjøring av data har av betydning for både myndigheter og vanlige menneskers hverdag. Det merkelige er at innenfor offentlige anskaffelser har vi i en rekke år trodd vi kunne klare oss uten noen form for datainnsamling. De tallene vi har tilgjengelig på anskaffelsesområdet er det stort sett SSB som står for. Og etter hvert i økende grad DFØ. Det er også stadig flere oppdragsgivere som har innsett at en systematisk innkjøpsanalyse vil gi ny innsikt og ikke minst forståelse for hvordan tilgjengelige økonomiske ressurser kan benyttes på en stadig mer effektiv måte.

Det er mulig å lage gull av gråstein om datainnsamlingen for den enkelte oppdragsgiver blir systematisert, tilgjengeliggjort og ikke minst gjenbrukt i arbeidet med å optimalisere egen innkjøpsfunksjon. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har fornyet den nasjonale kunngjøringsdatabasen Doffin, nettopp med tanke på å bedra datakvaliteten. Det står om dette på nettportalen Anskaffelser.no: «De nye kunngjøringsskjemaene er utviklet av EU-kommisjonen og skal innføres etter gjennomføringsforordning 2019/1780 (norsk oversettelse). De nye skjemaene legger til rette for bruk av felles begreper på anskaffelsesområdet og forbedrer datakvaliteten, og er på den måten viktig for digitalisering av offentlige anskaffelser. Bedre tilfang på data om anskaffelser gir bedre innsikt i hva det offentlig sektor bruker penger på, og gi bevilgende myndigheter bedre grunnlag for å ta datadrevne beslutninger om prioriteringer.»

Skaffe seg sin egen oversikt

Det heter at «Alle bekker små gjør en stor å». Det er ikke tilstrekkelig at vi kan hente aktuelle data fra SSB og DFØ. Den enkelte oppdragsgiver må også skaffe seg sin egen oversikt gjennom innkjøpsanalyse som gir en stadig bedre innsikt i hva virksomheten brukar penger på og ikke minst innsikt med hensyn til forbedringsområder. Ingen er tjent med at ressurser kommer på avveie. Stortingsmelding 22 (2018–2019) Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser fordrer nettopp av virksomhetsledere driver offentlige anskaffelser stadig mer profesjonelt og stadig smartere. Det smarteste vi kan gjøre er å gjøre gråstein til gull slik en annen Stortingsmelding 22 (2020–2021) Data som ressurs — Datadrevet økonomi og innovasjon. Formålet med meldingen er å legge fram regjeringens politikk for verdiskaping med data som ressurs. Framveksten av dataøkonomien forventes å bli en viktig driver for økonomisk vekst. Regjeringen vil at Norge skal utnytte mulighetene som ligger i data til økt verdiskaping, flere nye arbeidsplasser i hele landet, og en effektiv offentlig sektor. Regjeringen fremhever i meldingen at bedre utnyttelse av data er viktig om Norge skal lykkes i overgangen til et mer bærekraftig samfunn og en grønnere økonomi. Videre er Regjeringens ambisjon å få til økt deling av data innad i næringslivet og mellom offentlig og privat sektor.

En bedre utnyttelse av data kan bidra til at vi får betydelig flere økonomiske ressurser tilgjengelig for både kunnskapsbygging og andre svært viktige formål, enn hva Regjeringen har bevilget i neste års statsbudsjett med sine 10 millioner kroner. Innhenting, systematisering, tilgjengeliggjøring og deling av data på anskaffelsesområdet, er også en svært viktig del av den verdiskapingen som forventes innenfor faget Strategisk innkjøpsledelse.

Det viktigste strategiske trekket i møte med morgendagen er å anerkjenne data som ressurs i anskaffelsessektoren. Data som håndtert på rette måten kan gi oss ny innsikt ved å oppdage nye sammenhenger og dermed bidra til fornyelse, forbedringer og innovasjon.

Det er til enhver tid virksomhetsleder som er ansvarlig for å sikre verdiskaping når det offentlige benytter felleskapets ressurser for kjøp av varer og tjenester. Teknologien til å gjøre gråstein til gull når det gjelder å foredle data som ressurs i anskaffelsesarbeidet er tilgjengelig. Det skorter imidlertid på vilje og kanskje evne til deling av data og ikke minst å slippe andre til dere det skorter på egen gjennomføringsevne.