Kofa 20 år: Saksbehandlingstid kuttet, nå kan saker avgjøres på veldig kort tid

KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) har nådd sine mål for saksbehandlingstid på flere områder, og dermed er muligheten der til å få avgjort sakene på veldig kort tid. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid nå er ca. to måneder i prioriterte rådgivende saker og tre måneder for ordinære rådgivende saker. – Ved så lav saksbehandlingstid fungerer KOFA etter sitt formål – å være et effektivt lavterskeltilbud for leverandørene, sier seksjonssjef Line Rakner, som er KOFA-ansvarlig i Klagenemndsekretariatet, i et eksklusivt intervju med Anbud365. Nå står kampen om å få kuttet saksbehandlingstiden i gebyrsakene. I år har KOFA hatt en rekke tunge gebyrkompleks som har krevd store ressurser.

KOFA ble etablert som et lavterskel klage-tilbud 1. januar 2003, og runder dermed 20 år om få dager. Gjennom sine tusenvis av avgjørelser har nemnda opp gjennom årene bidratt i betydelig grad til hvordan ulike bestemmelser i regelverket for offentlige anskaffelser skal tolkes. 1. april 2017 ble KOFA en del av Klagenemndsekretariatet, der Anneline Vingsgård er direktør.

Rakner forteller til Anbud365 at det nå en overvekt av gebyrsaker i KOFAs portefølje. – Utviklingen kjenner vi igjen fra forrige periode KOFA hadde gebyrmyndighet, ved at det tar noen år før sakstilfanget av gebyrsaker øker, fremholder hun. I år har vi håndtert en rekke store gebyrkompleks som har krevd mye ressurser av nemnd og sekretariat. Gebyrene er administrative sanksjoner til offentlige oppdragsgivere som kan være en stor økonomisk belastning, så det er viktig at de blir håndtert på en måte som sikrer at saken blant annet er opplyst godt nok slik at nemnda legger til grunn riktig faktum.

Evaluering og etterprøvbarhet

Hun fremhever at i de rådgivende sakene kan man se at mange av bruddene KOFA konstaterer, skjer i evalueringsfasen. Det typiske er at oppdragsgiver ikke evaluerer i tråd med det som er opplyst om i konkurransegrunnlaget. Klagenemnda ser også mange brudd på prinsippet om etterprøvbarhet, blant annet gjennom mangelfulle begrunnelser.

– Hvordan er status når det gjelder brudd/ikke brudd, og hva er forklaringene bak utviklingen?

– Historisk sett varierer det fra år til år om det er en liten overvekt av saker med eller uten regelbrudd.  I 2021 var det en klar overvekt av saker uten regelbrudd, mens i år ser vi at antallet saker med og uten regelbrudd er omtrent likt. Hva som er årsaken til dette er det vanskelig å si noe om, slår Rakner fast.

– Hvordan ligger KOFA an i forhold til saksbehandlingsmålene/-tidene?

Rakner opplyser at gjennomsnittlig saksbehandlingstid nå er ca. to måneder i prioriterte rådgivende saker og tre måneder for ordinære rådgivende saker, og:

– KOFA har dermed nådd målene for saksbehandlingstiden i disse sakene. Restansene er lave, under 50, så nå har man mulighet til å få avgjort sakene på veldig kort tid. Ved så lav saksbehandlingstid fungerer KOFA etter sitt formål som er å være et effektivt lavterskeltilbud for leverandørene.

Fortsatt lav saksbehandlingstid

Hun legger til at nok saksbehandlingskapasitet og erfarne saksbehandlere er viktig for å opprettholde denne gode situasjonen. – Slik det ser ut nå vil vi ha et budsjett for 2023 som gjør at vi kan fortsatt kan holde lav saksbehandlingstid, konstaterer Rakner.

Når det gjelder gebyrsaker, har KOFA et mål om en saksbehandlingstid på seks måneder. I dag ligger gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 355 dager i gebyrsakene. – En del av forklaringen på den lengre saksbehandlingstiden er blant annet at klagenemnda utsatte behandlingen av ni saker om kjøp av tolketjenester, i påvente av domstolsbehandling av gyldigheten av de forutgående gebyrvedtakene om tolketjenester, understreker hun. I gebyrsakene er det også spesielt viktig å sikre den riktige balansen mellom effektivitet og rettssikkerhet. Klagenemndas viktigste oppgave i gebyrsakene er å sikre at nemnda har tilstrekkelig informasjon til å treffe en riktig avgjørelse, siden det er tale om å ilegge en administrativ sanksjon, med ileggelse av overtredelsesgebyr på opptil 15% av anskaffelsens verdi.

Anbud 365 ville også uteske KOFA om det var noen oppfatninger der om nemndas omdømme i anskaffelsesmiljøet. Det må være opp til andre å mene noe om, var svaret. Men hva er så de store utfordringene i 2023? Rakner er tydelig:

Viktigste oppgave i 2023

– Neste år blir KOFAs viktigste oppgave å jobbe videre med å få ned saksbehandlingstiden i gebyrsakene, samtidig som rettssikkerheten for de offentlige oppdragsgiverne sikres.

I en fersk sak kom Kofa og tingretten til motsatt konklusjon. Da kommenterte en av partene KOFAs avgjørelse slik: «Denne gangen ser vi at problemstillingene har vært så komplekse at en skriftlig utredning ikke har belyst helheten godt nok». Viser dette at Kofa også bør få muligheter for muntlig bevisførsel?

– KOFA må forholde seg til de rammene som forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser setter for klagenemndas saksbehandling, og der fremkommer det at saksbehandlingen er skriftlig, understreker Rakner. Det vil alltid kunne diskuteres om det er tilstrekkelig i noen klagesaker med skriftlig behandling for å opplyse saken godt nok, men her har jo partene anledning til å bringe saken i etterkant inn for domstolene som tilbyr nettopp muntlig bevisførsel. Om KOFA burde hatt muligheten til dette er et politisk spørsmål som vi i sekretariatet ikke har noen formening om.

– Regjeringen har på høring forslag om styrket bruk av miljøhensyn som tildelingskriterium (minimum 30%). Er det utfordringer for KOFA i hva regjeringen tar til orde for her?

Rakner opplyser at KOFA som mange andre instanser har fått mulighet til å kommentere høringen innenfor fristen og: – Nemndas innspill til forslaget om styrket bruk av miljøhensyn vil fremkomme i den anledning.