Revisjonen fant brudd på brudd på kommunens egne innkjøps-retningslinjer

Kautokeino kommune har innkjøpspolitiske retningslinjer, men en nylig gjennomført anskaffelsesrevisjon avdekket en serie brudd på disse. Dokumentasjon og arkivering av denne er en av svakhetene, og ved seks av ni anskaffelser over 100 000 kroner bryter kommunen det grunnleggende prinsippet om konkurranse. I fire av åtte anskaffelser under NOK 100 000 er det ikke sjekket tilbud fra flere leverandører, noe retningslinjene forutsetter. En anskaffelse ble gjennomført av leverandøren på vegne av kommunen.

På bakgrunn av bestilling fra kontrollutvalget i Kautokeino kommune er det Vefik IKS (Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS) som har gjennomført en forvaltningsrevisjon.

Kommunens innkjøpspolitiske retningslinjer stiller krav om nedtegning og arkivering av viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen. Revisjonens konklusjon er at det i mange tilfeller unnlates å nedtegne og arkivere denne dokumentasjonen. Undersøkelsen viser også manglende arkivering av dokumentasjon i kommunens arkiv i de tilfellene hvor kommunen har benyttet leverandør for å gjennomføre anskaffelsesprosessen for kommunen, heter det i revisjonsrapporten.

Slik revisjonen vurderer det, er kunngjøring et av de viktigste virkemidler for å sikre konkurranse, forutberegnelighet og likebehandling av leverandører. Men funn i undersøkelsen viser brudd på de grunnleggende kravene i regelverket om konkurranse og etterprøvbarhet ved flere anskaffelser.

Ingen begrunnelse

Av kommunens innkjøpspolitiske retningslinjer fremgår det at det for anskaffelser under 100 000 kroner bør sjekkes tilbud fra flere leverandører før innkjøp. Revisjonens undersøkelse viser at det i fire av åtte anskaffelser ikke er sjekket tilbud fra flere leverandører. Det foreligger heller ikke en begrunnelse for hvorfor ikke flere leverandører er kontaktet for tilbud, slik det bør gjøres i henhold til retningslinjene, konstaterer revisjonen.

Undersøkelsen av ni anskaffelser over 100 000 kroner viser at kommunen ved seks av disse innkjøpene bryter det grunnleggende prinsippet om konkurranse. Revisjonen ser også her gjentatte brudd på kommunens innkjøpspolitiske retningslinjer når det gjelder arkivering av dokumentasjon knyttet til anskaffelsesprosessen i kommunens arkiv. Manglende dokumentasjon gjør det vanskelig å etterprøve anskaffelsesprosessen både ved eksterne kontroller og ved kommunens interne kontroller, understreker revisjonen i sin rapport.

Fant ingen avtale

Kautokeino kommune har foretatt innkjøp av medisiner i årene 2020 og 2021 på over 1,3 mill fra en leverandør. For anskaffelser i denne størrelsesorden er det krav til utarbeidelse av anskaffelsesprotokoll, og også krav til innholdet i denne. – Vi har bedt om dokumentasjon, men kommunen har ikke kunnet legge fram en avtale eller annen dokumentasjon knyttet til kommunens innkjøp av medisiner fra leverandøren i denne perioden.

Likeledes er kommunens leasingavtaler på biler som har vært gjeldende i Undersøkelsesperioden, undersøkt. Disse anskaffelsesprosessene er gjennomført av leverandør på vegne av kommunen. Dokumentasjon av anskaffelsesprosessene i form av anskaffelsesprotokoller var ikke lagret i kommunens arkiv, noe revisjonen anser som et brudd på de innkjøpspolitiske retningslinjene. Leasingavtalen som ble inngått i 2016, ble dessuten forlenget utover avtaleperioden uten at det foreligger dokumentasjon som gjør at revisjonen kan etterprøve om forlengelsen er gjort i tråd med regelverket.

To anbefalinger

Revisjonen anbefaler at kommunen gjennomfører konkurranse og dokumenterer anskaffelsesprosessene i tråd med kommunens innkjøpspolitiske retningslinjer og regelverket for offentlige anskaffelser. I tillegg at kommunen arkiverer dokumentasjon knyttet til anskaffelsesprosessene i kommunens arkiv i tråd med kommunens innkjøpspolitiske retningslinjer.