Revisjonen fant mange små anskaffelsesglipp, kan gi stor risiko for kommunen

Fire virksomheter i Oslo kommune ble kikket i kortene av sin kommunerevisjon. Poenget var å granske deres arbeid med planleggingen av anskaffelsene. Mye var i orden, ifølge revisjonsrapporten, men en glipp her, en der osv. førte til at revisjonen måtte trekke frem risikokortet. Svakheten og manglene kunne gi risiko for at anskaffelser blir dyrere enn nødvendig, at anskaffelsesprosessene gjennomføres med feil eller mangler eller ikke blir fulgt opp i tilstrekkelig grad, og at kommunen ikke får brukt anskaffelsene som et virkemiddel for å nå disse målene. Kommunerevisjonens risikoliste er imidlertid mye lengre enn dette.

Oslo kommune anskaffer årlig varer, tjenester, bygg og anlegg for omtrent 31 mrd kroner. Kommunerevisjonens forvaltningsrevisjon gjaldt om fire utvalgte virksomheter i kommunen har etablert god praksis for planlegging av anskaffelser. De fire er Boligbygg Oslo KF, Bydel Sagene, Deichman bibliotek og Gravferdsetaten. Tre til fire anskaffelser i hver virksomhet ligger til grunn for revisjonen.

Undersøkelsen viser at de fire virksomhetene hadde vurdert formålstjenligheten i de undersøkte anskaffelsene. For en av anskaffelsene i bydelen, påpeker revisjonen, var det en svakhet at behovet for anskaffelsen ble godkjent først etter at tilbudet fra leverandøren var mottatt.

Bidrag til kostnadseffektivitet

Vurderinger av forhold eller tiltak som kunne bidra til kostnadseffektivitet, var i liten grad tydeliggjort skriftlig i planleggingen. Det kan føre til at mulige tiltak for å redusere kostnader ikke blir iverksatt, heter det. En anskaffelse var ikke planlagt på en måte som sikret konkurranse, og revisjonen setter også spørsmålstegn ved om det i tilstrekkelig grad var tilrettelagt for konkurranse i en annen av anskaffelsene. Manglende tilrettelegging for konkurranse i gjennomføringen av anskaffelser kan være i strid med lov om offentlige anskaffelser og kan også gi risiko for at anskaffelser blir dyrere enn nødvendig, slår revisjonen fast.

Kommunerevisjonen avdekket mangler i noen anskaffelser når det gjaldt organisering som tydeliggjorde roller, ansvar og kompetansebehov i anskaffelsene. Manglene kunne ha vært avdekket ved hensiktsmessig organisering og tilstrekkelig kvalitetssikring. Og revisjonen konkluderer: Mangelfull tydeliggjøring av roller, ansvar og kompetansebehov gir risiko for at anskaffelsesprosessene gjennomføres med feil eller mangler eller ikke blir fulgt opp i tilstrekkelig grad.

Lærlinger og useriøse

Det var en svakhet at kommunens krav til bruk av lærlinger ikke var tilstrekkelig vurdert i to tjenesteanskaffelser, og at kommunens utvidede krav for et seriøst arbeidsliv ikke var vurdert tatt inn i kontraktene som gjaldt IKT. Likeledes var det en svakhet at det for to andre anskaffelser ikke fremgikk vurderinger av relevansen og ivaretakelsen av kommunens mål. En annen mangel var at kommunens krav til miljøvennlig transport ikke var tatt inn i kontraktene i en anskaffelse. Manglende ivaretakelse av kommunens mål, understreker revisjonen, kan gi risiko for at kommunen ikke får brukt anskaffelsene som et virkemiddel for å nå disse målene.

I en av markedsdialogene var det svakheter å peke på, og et spørsmålstegn ved markedsdialogens innretning i en annen. I et annet tilfelle var det gjennomført markedsdialog i en anskaffelse, og Kommunerevisjonen setter spørsmålstegn ved vurderingene av at det ikke var behov for markedsdialog i de to øvrige. Mangelfull markedsdialog og -analyse kan gi risiko for at kommunen ikke oppnår potensialet i anskaffelsene.

Risikoanalyser

Det var gjennomført risikoanalyser som var oppsummert i kontraktstrategiene, men det var svakheter ved noen av analysene. Hos et par av de undersøkte virksomhetene var det bare utarbeidet risikoanalyse for én anskaffelse hver. Revisjonen konkluderte: Manglende risikoanalyser kan føre til at risikoer ikke følges tilstrekkelig opp.

Kontraktstrategier forekom i to av tre anskaffelser noen steder, men ett sted var det bare gjort for én av tre. I flere av strategiene var det enkelte temaer som ikke var vurdert. Kommunerevisjonen setter også spørsmålstegn ved at det ikke var utarbeidet kontraktstrategier for en anskaffelse. Dette kan ha gitt risiko for at planleggingen ikke ble god nok, påpekte Kommunerevisjonen, som merker seg at kravet om å utarbeide kontraktstrategier oppfattes og praktiseres ulikt mellom virksomhetene.

Anbefalingene

Kommunerevisjonen har følgende anbefalinger:

• bydelen iverksetter tiltak for å sikre tilfredsstillende planlegging av anskaffelser.
• biblioteket vurderer tiltak knyttet til vurderinger av kostnadseffektivitet, organisering og kvalitetssikring, vurderinger av kommunens mål, markedsdialog, risikoanalyser og
  rutiner for utarbeidelse av kontraktstrategi
• Boligbygg Oslo KF og Gravferdsetaten vurderer tiltak for bedre å synliggjøre vurderinger av kostnadseffektivitet
• Gravferdsetaten vurderer behovet for bredere markedsdialog og -analyse