Vesentlige avvik og mangelfull kontraktsoppfølging

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Anbud365 har de siste ukene satt søkelyset på IKT-anskaffelser som ikke har gitt de resultatene og forventet behovsdekning. Spørsmålet som melder seg, er: Hva har oppdragsgiver gjort av kontraktsoppfølging? Det er kontrakten som representerer både mulighetene og begrensningene i arbeidet med å sikre den felles omforente leveransen fra valgte leverandør. Og det er kontraktsoppfølgingen som skal sikre at den i utgangspunktet lovlige inngåtte kontrakten forblir lovlig i hele kontraktsperioden. Blir kontraktsoppfølgingen mangelfull kan oppdragsgiver gjøre seg skyld i brudd på lov og forskrift.

Det neste spørsmålet som melder seg, er om arbeidet med å få anskaffelsen på rett spor har medført vesentlige avvik i den opprinnelige kunngjorte anskaffelsen. Om det som er et prosjekt som skulle samle samtlige departementer til èn felles plattform og som omfatter 7000 ansatte og 18 virksomheter i departementsfellesskapet, sier ekspedisjonssjef Jan Olav Pettersen i Kommunal- og distriktsdepartementet: «Hvis du spør oss om hvorfor dette har tatt lang tid er nok svaret at det har vært vanskelig å forstå hva dette dreier seg om». I dette tilfelle ville det være ganske usannsynlig om prosjektet i dag er slik det ble beskrevet i den utlyste konkurransen. Det er med stor sannsynlighet gjort endringer i arbeidet med å få prosjektet på rett kjøl og spørsmålet er om endringene er vesentlige.

Det samme gjelder antagelig DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) sine anstrengelser med å få økonomidelen som ble implementert for snart 2 år siden ved Universitetet i Bergen og i mai 2021 ble driftsatt ved Universitetet i Oslo, til å virke etter hensikten. Det er i tiden etter implementering, i januar 2021, vært store utfordringer som har resultert i ekstraordinære tiltak ved universitetene for å sikre styring og oversikt på økonomiområdet. Som følge av store forsinkelser hos leverandør ble systemet mer enn et halvt år forsinket. Dette førte til mindre tid til å teste løsningen før de første kundene tok løsningen i bruk, og flere feil måtte rettes etter at løsningen ble satt i drift. Spørsmålet er om DFØ har overskredet grensen for vesentlige endringer i forhold til den kunngjorte konkurransen. Det vet kun DFØ.

Vesentlige avvik

Vesentlige avvik fra opprinnelig og kunngjort konkurranse og mangelfull kontraktsoppfølging kan være problematisk å fange opp med mindre det blir gjenstand for en revisjon. Når kontraktstildeling er gjort og kontrakten signert, er det stort sett kun oppdragsgiver og leverandør som kjenner til forløpet og ingen av partene er antagelig særlig interessert i å erkjenne brudd på lov og forskrift. Det kan se ut som at dynamikken i slike prosesser blir å holde ut og vente på et mirakel. Når mirakelet ikke skjer, er faren for brudd på lov og forskrift overhengende. Uansett representerer ikke en slik adferd en effektiv utnyttelse av samfunnets ressurser.

Det er å håpe at oppdragsgivere iverksetter og etterlever den nye europeiske standarden om integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser. Det er en rekke anskaffelser som ved kontraktsignering var forventet å gi behovsdekning og var i utgangspunktet en vellykket anskaffelse, men som mistet sin verdi i kontraktsperioden. En anskaffelse er ikke gjennomført og er heller ikke vellykket før det som ble utlyst er levert i henhold til avtale og gitt foreskrevet behovsdekning.

Et tilsyn?

NHO v/ advokat Arnhild Dordi Gjønnes har ved en rekke anledninger og gjennom flere år etterlyst et tilsyn for offentlige anskaffelser. Kanskje er tiden inne til å vurdere forslaget fra NHO, ikke minst med tanke på å hindre at flere dramatiske og høyst uønskede hendelser inntreffer i viktige IKT-anskaffelser og i andre virksomhetskritiske anskaffelser.

Stortingsmelding 22 «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle anskaffelser» legger inn over oss som innkjøpere at vi skal være verdiskapere. Verdiskaping krever mer enn oppfyllelse av lover og forskrifter. Det krever mer enn at vi gjør vårt beste. Vi må som innkjøpere legge vekt på å gjøre det som er nødvendig for å sikre verdiene til fellesskapets beste. Det vil alltid være nødvendig å sikre integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser. Å erkjenne og å lære av egne og andres feil, er et resultat av integritet og ansvarlighet og er helt nødvendig, fordi feilene bringer oss gradvis nærmere det vi er gode til; å gjennomføre anskaffelser som understøtter og utvikler den offentlige tjenesteproduksjonen til beste for brukere og publikum.