Anbud365-undersøkelse (II): 7 av 10 brukere mener det er innkjøperne som styrer

Godt over sju av ti fra brukermiljøene i de offentlige oppdragsgiverne mener at det er innkjøperen som kommer med de mest sentrale føringene i en anskaffelsesprosess. Det fremgår av en fersk Anbud365-undersøkelse. Bare 9% mener det er brukeravdelingene/tekniske fagmiljøer som har denne rollen. Over hver tredje av brukerne som svarte i undersøkelsen, mener imidlertid at de som tar beslutninger, ikke har den kompetansen som trengs for å gjøre de riktige vurderingene.

Når kommunikasjonen mellom innkjøper, brukermiljø og leverandør flyter som den skal, øker muligheten til å få en tilfredsstillende kontrakt. Slik kommunikasjon består bl.a. av å legge det samme i de samme begrepene, og å kvalitetsikre at alle tre parter i en avtaleprosess forstår hverandre. Anbud365 ønsket å kartlegge status for kommunikasjonen og gjennomførte nylig en questback-undersøkelse med det som formål. Resultatene av undersøkelsen gir en indikasjon på status.

Første artikkel i denne serien med artikler fra og om vår undersøkelse sto torsdag 4. oktober.

I denne artikkelen gjengis svar fra brukerne i undersøkelsen. Bruker i denne undersøkelsen er en som definerer behovet på egne vegne eller på vegne av brukere (skal bruke det som kjøpes, gjør/kjøper avrop på avtale).54,5% av brukerne i undersøkelsen er tilknyttet en større virksomhet, definert som flere enn 500 ansatte, resten i mellomstore virksomheter (mellom 50 og 500 ansatte).

Behovsforståelse 

53,8% av brukerne mener innkjøperne godt forstår behovet slik de (brukerne) har definert det i kravspesifikasjonen. Om lag 31% mener innkjøperne forstår dette behovet mindre godt, 15,4% svært godt.

Nær seks av ti brukere sier de sjelden kvalitetsikrer at innkjøper har forstått deres behov i forbindelse med at ny avtale skal inngås. Resten opplyser at de alltid kvalitetsikrer.

Over 8 av 10 brukere gir uttrykk for at innkjøper har nok kompetanse til å forstå deres behov, 2 av 10 ikke. Selv mener nær 73% av brukerne at de har tilstrekkelig kompetanse til å forstå innkjøperens behov.

Sentrale føringer

De mest sentrale føringene for anskaffelsesprosessen kommer fra innkjøperen, som da også har formell beslutningsmyndighet. Det mener nær 73% av brukerne, bare ni prosent mener brukeravdeling/teknisk fagmiljø har den nevnte rollen. Resten av de som har svart, peker på «Andre».

Om den som tar beslutninger, har den kompetansen de trenger for å ta de riktige vurderingene, er det mer delte meninger om. 45,5% svarer ja, 36,4 % nei og resten svarer «Vet ikke».

Kravspesifikasjonen?

Blant brukerne er det 36,4% som svarer «Vet ikke» på spørsmålet om kravspesifikasjonen er det dokumentet som legger mest føringer for prosess og resultat. Nær 55% svarer ja.

6 av 10 brukere mener det er innkjøperen man i debatten tenker på når det gjelder kompetansebehov – tre av ti peker på brukermiljøet. Hvis det skulle stilles kompetansekrav til den i brukermiljøet som skal skrive kravspesifikasjonen, hvilke kompetansekrav ville det da ha vært? Tre av i svarer bakgrunn fra aktuelt brukermiljø, to av ti innkjøpskompetanse og resten «Begge deler».

Når det gjelder spørsmålet om innkjøp og brukermiljø har motstridende interesser, er brukerne i undersøkelsen delt i tre: Tre av ti svarer ja, fire av ti nei og tre av ti «Vet ikke».