Av advokat Alf Amund Gulsvik, Wikborg Rein Advokatfirma AS
Anskaffelsesforskriften § 23-5 gir en avklaringsrett for oppdragsgiver ved å skriftlig be leverandøren ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist. KOFA åpner nå opp for at oppdragsgiver på egenhånd uten kontakt med leverandøren kan avklare tilbud.
KOFAs avgjørelse i sak 2017/104 gjaldt en anskaffelse hvor oppdragsgiver skulle anskaffe IT-produkter. Det var stilt krav om at det skulle inngis dokumentasjon på at produktene var CE-merket. En av tilbyderne, som var en norsk frittstående forhandler, hadde ikke levert slik dokumentasjon. For fire av produktene innhentet oppdragsgiver selv dokumentasjonen fra maskinvareprodusentens hjemmeside. For det femte produktet fant oppdragsgiver frem til dokumentasjonen ved hjelp av tilbyderen.
Et av spørsmålene for KOFA var om oppdragsgiver hadde foretatt avklaringen på en måte som strider mot § 23-5. KOFA konstaterte at ordlyden tilsier at avklaringen må skje ved en skriftlig henvendelse fra oppdragsgiver til tilbyderen med en kort frist for tilbyderen til å svare. KOFA viste imidlertid til at begrunnelsen for den utvidede adgangen i § 23-5 til å få ettersendt opplysninger og dokumentasjon er å tilrettelegge for mer effektive anskaffelser ved at færre leverandører må avvises på grunn av mangelfull dokumentasjon, feil uklarheter eller lignende. At oppdragsgiver ikke selv skal kunne innhente dokumentasjon vil stride mot formålet. Med henvisning til at dokumentasjon for CE-merking ikke endret tilbudet, da produktene var beskrevet i tilbudet og allerede CE-merket på tilbudstidspunktet, og at dokumentasjonene var tilgjengelig på produsentens nettside, kom KOFA til at oppdragsgiver måtte kunne innhente dokumentasjonen på egenhånd. KOFA pekte avslutningsvis på at det at oppdragsgiver selv innhenter dokumentasjon kan reise spørsmål rundt likebehandling og gjennomsiktighet, men at det ikke var problematisk her.
Avgjørelsen gir uttrykk for en pragmatisk tolkning av avklaringsadgangen, hvor KOFA følger opp signalene fra lovgiver om at avklaringsmuligheten skal være større, og at man skal forsøke å redusere transaksjonskostnadene ved offentlige anskaffelser. Dersom oppdragsgiver selv enkelt kan kontrollere opplysninger via som tilfellet var her produsentens nettsider, er det liten grunn at oppdragsgiver må ha kommunikasjon via tilbyder.
Som KOFA peker på må oppdragsgiver dersom man selv skal avklare tilbud, ivareta kravet til likebehandling. Dette vil blant annet omfatte at man gjør tilsvarende forsøk på avklaring dersom flere leverandører har feil, uklarheter eller mangler. Tilsvarende forsøk kan bety at oppdragsgiver selv avklarer noe hos en tilbyder og tar kontakt med en annen tilbyder. Kravet til gjennomsiktighet tilsier at oppdragsgiver bør dokumentere de avklaringene man selv foretar.
Bli den første til å kommentere på "Avklaring av tilbud uten kontakt med tilbyder"