Ressursmangel råder i Innkjøps-Norge, knapt tid til å satse på kompetanse

Offentlige virksomheter har behov for mer tid og ressurser for å følge opp innkjøpsområdet slik de ønsker. Det fremgår av Difis modenhetsundersøkelse, som ble fremlagt på Anskaffelseskonferansen i forrige uke. Det er få som opplever at de har tid og ressurser til å følge opp leverandører og planlegge og gjennomføre sine anskaffelser på en god måte. Nesten halvparten oppgir at de så å si ikke har nok tid og kapasitet til å videreutvikle egen kompetanse innenfor innkjøpsområdet.

Rambøll management Consulting har på vegne av Difi gjennomført en undersøkelse rettet mot innkjøpsansvarlige i kommuner, fylkeskommuner, statlige virksomheter, samt kommunale og statlige selskaper.

10 fylkeskommuner, 112 statlige virksomheter og 130 kommuner svarte på undersøkelsen. Av kommunene som ikke har svart har 220 under 10 000 innbyggere. Over halvparten av virksomhetene i undersøkelsen gjennomførte 0-9 anskaffelser over terskelverdi i 2017. 78% av virksomhetene inngår i innkjøpssamarbeid. Over halvparten av virksomhetene har et totalbudsjett på under 500 mnok til innkjøp av varer og tjenester.

Forskjell på store og små

Det er enkelte forskjeller knyttet til hvor langt man har kommet på anskaffelsesområdet på tvers av statlige, fylkeskommunale og kommunale virksomheter, heter det i rapporten, og:

– Vi ser en trend knyttet til at større organisasjoner, målt på innbyggertall i kommuner og antall ansatte i statlige virksomheter, jobber mer strukturert med anskaffelser og ligger lengre frem på de fleste områder som har med strukturert anskaffelsesarbeid å gjøre. Virksomhetene har overordnet god kompetanse knyttet til anskaffelsesområdet, og flere oppgir å være godt rustet.

Behov for mer tid og ressurser

Offentlige virksomheter har behov for mer tid og ressurser for å følge opp innkjøpsområdet slik de ønsker, konstateres det i rapporten. Over halvparten av de spurte virksomhetene oppgir at de er helt, eller nesten helt enige i at de har god kompetanse på anskaffelsesområdet i dag. Samtidig er det få som opplever at de har tid og ressurser til å følge opp leverandører og planlegge og gjennomføre sine anskaffelser på en god måte. Nesten halvparten av virksomhetene oppgir at de er helt, eller nesten helt uenige i at de har nok tid og kapasitet til å videreutvikle egen kompetanse innenfor innkjøpsområdet.

Virksomhetene opplever å ha god kompetanse på gjennomføring av konkurranser, men scorer lavere når det gjelder kommersiell forståelse og bransjekompetanse, samt kompetanse på kategoristyring. En forholdsvis stor andel oppgir dessuten at de i liten grad har kompetanse på behovsplanlegging.

Regeletterlevelse på topp

Derimot er «Vi legger vekt på å gjøre anskaffelser korrekt» et av områdene som scorer høyest i modenhetsmodellen. Dette er kanskje ikke overraskende, offentlige virksomheter ønsker å etterleve regelverket etter beste evne, heter det i rapporten, der også disse punktene er med:

• Staten samarbeider i høyere grad enn kommunene på tvers av fagavdelinger og innkjøpsfunksjon

• De fleste virksomhetene har strukturer for kontraktinngåelse og anskaffelsesstrategi – men kategoristrategier og kompetanseplaner henger etter. Kategoristrategier og kompetansehevingsplan scorer lavest. Bare 14% oppgir at styringsdokumentene beskriver kategoristrategier.

• De fleste virksomhetene scorer godt på oversikt over avtaler, men hvor vidt virksomhetene har utarbeidet måleindikatorer for innkjøpsområdet, scorer lavt. Svært få virksomheter utarbeider måleindikatorer for å følge innkjøpsområdet

• De største virksomhetene (over 5000 ansatte) har samlet sett god kompetanse på anskaffelsesområdet