Heldigitale anskaffelser i 2025 – teknologien er her!

Av fagdirektør Gunnar Wessel Thomassen, leder av Program for digitale anskaffelser i Difi

Skal vi lykkes med å få til en heldigital anskaffelsesprosess, må vi tenke helhetlig, og vi må tørre å ta i bruk nye digitale løsninger selv om de kan oppleves som litt strevsomme i starten. Det gjelder offentlig sektor så vel som leverandører og systemleverandører. Sammen kan vi redusere tidsbruk på unødige aktiviteter og fjerne dagens manuelle tidstyver. Samtidig kan vi påvirke systemleverandørene slik at de tar utgangspunkt i våre behov i digitaliseringen – av nye prosesser, ny funksjonalitet og gjenbruk av data.

Dagens teknologi muliggjør allerede digitale anskaffelser. Innkjøpere har tatt i bruk flere verktøy for å forbedre tidsbruk i den enkelte anskaffelse. Enkelte har også forbedret sammenhengen mellom de ulike verktøyene. Økt bruk av digitale løsninger og det å utnytte sammenhengen mellom systemene er og vil være Difis fokus.  Det er av interesse enten du er innkjøper i offentlig sektor, leverandør til offentlig sektor eller systemleverandør til offentlig sektor. Dette er temaer på Difis konferanse den 24. april: «Heldigitale anskaffelser! EHF-konferansen 2019 – Dagens teknologi muliggjør digitale anskaffelser». 

Dette understøttes av en undersøkelse av modenheten i bruk av digitale verktøy i anskaffelsesprosessen. Den la Difi frem i november 2018. Resultatene viser at i de deler av anskaffelsesprosessen der det er innført forskriftsregulering, er bruken av digitale verktøy høy. Dette gjelder bruk av EHF-faktura, elektronisk kunngjøring og mottak av tilbud.  Med andre ord: vi er lojale til de regler som innføres, og det er positivt.

eBevis, eSignering osv.

Sammenhengen mellom systemer og utnyttelse av data gjennom prosessen får ikke like stort fokus. I tillegg er erfaring at det tar tid å ta i bruk ny digital funksjonalitet som systemleverandørene tar inn i sine løsninger. Skal vi få til en forenklet digital arbeidsflyt må vi ta oss tid til å få med ny funksjonalitet i anskaffelsesprosessen.  I tillegg til arbeidet med å øke utbredelsen av eksisterende løsninger, arbeider Difi i 2019 med nye løsninger som eBevis, eSignering og den helelektroniske DPS (dynamisk innkjøpsordning). Dette er verktøy som vil bidra til å redusere den manuelle arbeidsmengde for alle involverte deltagere i anskaffelsesprosessen.

Skal vi lykkes med å få til en heldigital anskaffelsesprosess, må vi tenke helhetlig. Ikke bare i offentlig sektor, men involvering av leverandører og systemleverandører er vesentlig i arbeidet med å se prosesser og verktøy i sammenheng. Da kan vi sammen redusere tidsbruk på unødige aktiviteter og fjerne dagens manuelle tidstyver for både offentlig sektor og næringslivet. Og vi kan sammen påvirke systemleverandørene til å legge til grunn våre behov i digitalisering – av nye prosesser, ny funksjonalitet og gjenbruk av data. Vi må tørre å ta i bruk nye digitale løsninger selv om de kan oppleves som litt strevsomme i starten.

Første steg mot heldigitalisert anskaffelsesprosess

For det offentlige dreier det seg i hovedsak om:

1. Ta i bruk eksisterende funksjonalitet som er tilrettelagt i nåværende programvare (eks. bruk av evalueringsmodell i KGV)
2. Sikre gjenbruk av data mellom verktøyene (f.eks. faktura-match (bestilling-/økonomisystem)
3. Etablere en plan og tilrettelegg for implementering av flere digitale verktøy i anskaffelsesprosessen

Det skal være unødvendig å ha tunge manuelle papirbaserte rutiner i dag.  Innkjøpere og leverandører kan allerede støtte seg på teknologi for behandling av rutineoppgaver, gjenbruk av data og kontroller, og ny teknologi som f.eks. roboter og kunstig intelligens (AI) er underveis.

Full nytte oppnås først når data kan gjenbrukes i alle steg i anskaffelsesprosessen. Difi ønsker å hente data der de finnes– uavhengig av om de registreres av oppdragsgiver eller leverandør og gjenbruke dem etter «Kun én gang»-prinsippet». Dataene må forvaltes som gull, for i den digitale verden er eierskap til data det samme som gull. For Google, Facebook og andre er eierskap til data grunnlaget for deres forretningsmodell. På nasjonalt nivå er det store mengder data som registreres gjennom anskaffelsesprosessen. Det er data knyttet til transaksjoner for over 500 milliarder kroner. Disse data må vi ta godt vare på og benytte til både virksomheters, leverandørenes og samfunnets beste. 

Gir forbedret virksomhetsstyring

Bruk av digitale verktøy vil gi tilgang til god styringsinformasjon og statistikk. Dette er viktig, fordi det kan hjelpe virksomheter til å få bedre oversikt over hva budsjettmidler brukes til. Oversikt over hva som er kjøpt, fra hvem, hvor mye, når, til hvilken pris osv. er betydningsfull grunnlagsinformasjon for god virksomhets- og økonomistyring. 

Fordeler for næringslivet

Flere har pekt på at næringslivet har høye kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurranser om offentlige kontrakter. Høye kostnader kan føre til at leverandører avstår fra å levere tilbud. Det kan igjen føre til økte priser og dårligere tjenester til innbyggerne. Heldigitalisering vil ha positive virkninger for næringslivet og vil bidra til redusert tidsbruk i tilbudsprosessen. Det vil være enklere og mer ressurseffektivt å delta i offentlige konkurranser. Dette vil gjøre det enklere for SMBer å få tilgang til offentlige kontrakter. Næringslivet skal slippe å sende inn informasjon som det offentlige allerede har tilgang til. 

Forutsetninger for heldigital anskaffelsesprosess

Den digitale forretningsdialog er en forutsetning for en heldigital anskaffelsesprosess. Standardisering av formater bruk av EHFer og standard meldingsutveksling får dette til å skje! Det legger Difi til rette for gjennom sine løsninger. «Difi tilrettelegger og markedet leverer» er Difis tilnærming til systemutvikling. Ved å sette krav til ny funksjonalitet i og mellom verktøy og å ta i bruk nye løsninger, bidrar både Difi og leverandørmarkedet til å utvikle tjenester for en heldigital anskaffelsesprosess. Et eksempel: Når kunngjort beløp i KGV sammenliknes løpende mot forbrukt beløp hentet fra økonomisystem, bestillingssystem og/eller kontraktsadministrasjonssystem (KAV) får du informasjon om «restverdi» av konkurransen slik at en unngår ulovlig direkte anskaffelser. 

Hvordan lære mer?

Mer kunnskap om dette og hvordan dette skal gjøres i praksis kan du få med deg på Difis konferanse den 24. april 2019 «Heldigitale anskaffelser! EHF-konferansen 2019 – Dagens teknologi muliggjør digitale anskaffelser». Dette er møteplassen for å stimulere dialogen mellom og styrke kompetansen hos oppdragsgivere, leverandører og systemleverandører. Difi vil sammen med leverandører og systemleverandører presentere bruk av ulike digitale løsninger som kommer i løpet av 2019 som vil forenkle prosessen for oppdragsgivere, gjøre det enklere for næringslivet og skape et mulighetsrom for systemleverandører.