Koronaråd (I) – oppdragsgivere og planlagte anskaffelser

Av partner Marie Braadland og senioradvokat Lene Moe Blom, Advokatfirmaet Grette

For konkurranser som ennå ikke er kunngjort, har oppdragsgivere nå en mulighet til å sørge for klargjøringer av konkurransedokumentene, som igjen kan gi flere tilbud eller hindre høye risikopåslag og vanskelige avvisnings- og evalueringsvurderinger. Praktiske utfordringer kan også unngås.

Transportselskaper melder om vanskeligheter i vareleveransene, mange arbeidstakere sitter hjemme på ubestemt tid, og virusrestriksjoner hindrer gjennomføring av en del arbeid i seg selv. Samtidig, en utsettelse av konkurranser innebærer en forsinkelse av selve innkjøpet, og for leverandørmarkedet og samfunnet som sådan, er det viktig at normal aktivitet fortsetter i størst mulig grad. For arbeid som må utsettes, er det også viktig at det kan påbegynnes så fort restriksjonene ikke lenger er nødvendige. Noen grep kan imidlertid tas for å begrense konsekvensene som usikkerheter kan skape i den enkelte konkurranse.

Forlenget tilbudsfrist

At ansatte har blitt syke, sitter i karantene eller er på hjemmekontorer med redusert kapasitet, gjør korte tilbudsfrister vanskelige å nå for mange. Det kan derfor ofte være fornuftig å gi noe lengre tilbudsfrister enn normalt, for å få med flest mulig tilbydere. Det er grunn til å tro at så lenge det gis realistiske frister, vil tilbudsarbeid nå prioriteres høyt i mange bedrifter for å sikre fremtidige oppdrag.

Heldigital gjennomføring

De fleste anskaffelser skal i dag være elektroniske, slik at innlevering av tilbudet i liten grad påvirkes. For konkurranser med forhandlinger, eller hvor det skal gjennomføres intervjuer, er det imidlertid viktig å presisere i konkurransegrunnlaget at møter vil kunne gjennomføres på videolink eller telefon, slik at man ikke mister tilbydere pga. usikkerhet. Tenk også gjennom hvordan det skal spørres om vareprøver og modeller e.l., slik at det legges opp til en leveringsmåte som er gjennomførbar.

Kontraktsregulering av fremdrift og leveransetider

Hindringer som følge av koronatiltak er nå kjente, slik at tiltak for å unngå forsinkelser kan planlegges og iverksettes. Rettslig sett er det dermed et spørsmål om situasjonen kan regnes som force majeure som gir krav på fristforlengelse. I mange bransjer er usikkerheten rundt leveransesituasjonen likevel stor, slik at det blir vanskelig å binde seg til en normal fremdrift/leveringstid uten forbehold. Når forbehold samtidig kan medføre avvisning, risikerer man få deltakere, unødvendig lange leveransetider eller høye risikopåslag fordi det må tas høyde for dagmulkt. Det bør derfor vurderes, og spesielt hvor anskaffelsen ikke haster, om man er bedre tjent med å tilby en rett til fristforlengelse i noen nærmere definerte tilfeller, eventuelt regulere forsinkelse på andre måter.

Kontraktsregulering av krav på tilleggsvederlag?

Force majeure-situasjoner eller kjente restriksjoner på avtaletiden gir ikke rett til tilleggsvederlag. Samtidig må leverandørene ta i betraktning hindringer som at de kan bli utestengt fra arbeidssteder, at materiellkostnader kan øke eller at underleverandører ikke får adgang til landet. Få tilbud eller høye risikopåslag kan bli resultatet i noen typer kontrakter, og oppdragsgivere bør derfor ha en gjennomtenkt vederlagsmodell. I noen prosjekter, kan det f.eks. vurderes om det er fornuftig med en «ventekostnad», eller dekning av en forhåndsbestemt “demobiliserings- og mobiliseringskostnad” leverandørene kan konkurrere på, hvis virusrestriksjoner hindrer arbeid. Andre muligheter er å presisere særskilt at ekstraordinær økning i materialpriser eller store valutasvingninger gir krav på forholdsmessig vederlagsjustering. Slike justeringer kan i noen tilfeller gjøre at oppdragsgivere slipper å betale for en risiko som eventuelt ikke slår til, og kan også virke konfliktdempende. Hver kontrakt må imidlertid vurderes separat, og for en del anskaffelser vil alminnelige standardkontrakter kunne være tilstrekkelig.

Markedsdialog – hvor trykker skoen i den enkelte anskaffelse?

Ovenstående punkter innebærer vanskelige vurderinger, og kan gi løsninger som er unødvendig kompliserte eller tar høyde for problemer som ikke er praktiske. Vårt beste råd er derfor å benytte seg av kompetansen hos leverandørene. Anskaffelsesforskriftene åpner for leverandørdialog før kunngjøring under visse forutsetninger, og tillater også at konkurransegrunnlaget sendes på høring. – Snakk med leverandørene, finn ut hvor de største utfordringene ligger, og vurder hvordan disse kan reguleres på en måte som sikrer en god konkurranse og et godt innkjøp i din anskaffelse.