Revisjonsrapport: Like vilkår om vekting av underkriterier oppgis i kunngjøring?

Underkriteriene i en Oslo-anskaffelse var ikke vektet eller prioritert i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget, men vektet i etterkant. Kommunerevisjonen i Oslo reiser spørsmål om ikke kjennskap til kriteriene kunne ha påvirket leverandørenes utforming av tilbudene. – Ved å oppgi hvordan underkriterier blir vektet i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget, vil aktuelle tilbydere ha lik forutsetning til å forstå hva som vektlegges mest, og dermed stille på helt like vilkår, kommenterer byråd for miljø og samferdsel, Arild Hermstad.

Kommunerevisjonen har undersøkt bruken av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i Bydel Frogner, Bymiljøetaten og Utviklings- og kompetanseetaten. Enkelte undersøkelser har tidligere vist at det har vært mangler ved utforming og bruk av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Mange av klagesakene i Kofa og domstolsaker knytter seg også til kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

Kommunerevisjonen har kartlagt og vurdert 22 anskaffelser ut fra en rekke kontrollpunkter som gjelder kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Undersøkelsesperioden har i hovedsak vært 2019.

Dokumentasjon

Undersøkelsen viste at de undersøkte virksomhetene i all hovedsak hadde benyttet kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i tråd med regelverket i de gjennomgåtte anskaffelsene. Bydel Frogner hadde imidlertid forbedringspotensial bl.a. når det gjaldt å dokumentere kvalifikasjonsvurderingene.

I en anskaffelse der anskaffelsesverdien var forholdsvis lav, stilte revisjonen spørsmål ved om det var behov for å kreve så omfattende dokumentasjon for kvalifikasjonskravet om økonomisk kapasitet. Bydelen foretok kvalifikasjonsvurderingen uten at all dokumentasjonen var fremlagt, noe som kan tyde på at dokumentasjonskravet har vært for omfattende, heter det.

I de to anskaffelsene over EØS-terskelverdiene i Bydel Frogner var ingen av dokumentasjonskravene tatt inn i kunngjøringene. I en av disse anskaffelsene var ett av kvalifikasjonskravene ikke beskrevet i kunngjøringen. Dette synes å være i strid med regelverket.

Vekting av underkriterier

For to av Bymiljøetatens anskaffelser var ikke underkriteriene vektet eller prioritert i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget, men vektet av etaten i etterkant av kunngjøring.

Kommunerevisjonen kan ikke se bort fra at kjennskap til vektingen kunne ha påvirket leverandørenes utforming av tilbudene, og stiller spørsmål ved den etterfølgende vektingen i disse to anskaffelsene ut fra prinsippet om forutberegnelighet. Tildelingskriteriene fremsto som tydelig formulert. Kriteriene syntes å ha tilknytning til leveransene, og ikke være så skjønnspregede at de ga ubegrenset valgfrihet.

Kommunerevisjonen anbefaler at Bymiljøetaten vurderer behov for tiltak som sikrer at prinsippet om forutsigbarhet ivaretas ved vekting av tildelingskriterienes underkriterier.

– Selv om bestemmelsene om tildelingskriterier i anskaffelsesforskriften ikke regulerer underkriterier direkte, støtter jeg prinsippet om forutberegnelighet. Ved å oppgi hvordan underkriterier blir vektet i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget, vil aktuelle tilbydere ha lik forutsetning til å forstå hva som vektlegges mest, og dermed stille på helt like vilkår, skriver byråd for miljø og samferdsel, Arild Hermstad, i en kommentar til Kommunerevisjonens rapport.