Tid for å ta skikkelig grep for langt bredere datakvalitet i anskaffelser

I Norge forvalter offentlige innkjøpere hundrevis av milliarder kroner hvert eneste år – uten at vi egentlig vet så mye om hva som skjer med denne delen av fellesskapets midler. Samtidig nærmer vi oss den heldigitaliserte anskaffelsestiden. Derfor er det på tide å ta skikkelig grep for å skaffe seg en langt bredere datakvalitet. På et møte i «Nettverk for digitale anskaffelser» nylig, etterspurte fagdirektør i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), Gunnar Wessel Thomassen, en heving av datakvaliteten. Anbud365 tok en prat med ham om hva han mente manglene ved inndataene til Doffin – og fakturadataene – var.

Thomassen leder programmet for digitale anskaffelser i DFØ. Programmets formål er å legge til rette for at målet om heldigitaliserte anskaffelser innfris i løpet av 2024, som Stortinget og Regjeringen har forutsatt. Programmet tok til i 2018.

Det «første skuddet» på den digitaliserte stammen innenfor anskaffelser var Doffin – den elektroniske kunngjøringsdatabasen som kom til verden for nærmere 20 år siden, basert på en innstilling som en arbeidsgruppe avgav i 2003. En oppdatert Doffin er for øvrig like om hjørnet.

Doffin er sentral

Doffin er også sentral når det gjelder å bidra til kunnskap om offentlige anskaffelser, ikke minst for statistikkformål. – Det er, sier Thomassen, vesentlig å ha kunnskap om hva og hvordan vi årlig forvalter av fellesskapets midler – samlet beløp er nå godt over 500 milliarder. Skal man lykkes i det, gjelder det gamle ordtaket «garbage in – garbage out». Med mindre gode «inndata» går man glipp av mye nyttig informasjon om de offentlige kontraktenes innhold. Thomassen:

– Dessverre er det fremdeles ganske store svakheter i datakvaliteten som legges inn i Doffin. Eksempelvis kunngjøres langt færre kontraktstildelinger enn konkurranser, selv om det er forskriftssatt at tildeling av alle oppdrag med verdi over EU/EØS-terskelverdi skal kunngjøres (§21-6). Imidlertid er det bare ca. 40% av kontraktstildelingene som ble kunngjort i 2019, og det er så lavt at Norge plasserer seg nær bunnen blant europeiske land.

Åpenhet

Han understreker ikke minst behovet av åpenhet. Det gjelder både hvem som får kontrakter, hvilke kontraktsverdier det er snakk om – både hva som fremgår av kunngjøringen og hva som blir resultatet av konkurransen. – Vi tar sikte å etablere et kontraktsregister i Doffin – det vil gi et verdifullt tilskudd når det gjelder behovet for åpenhet, poengterer han, og peker på flere svakheter i tilgjengelig datakvalitet:

En rekke mangler

– Vi skulle selvsagt gjerne se at oppdragsgivere ikke nøyde seg med å skrive «se konkurransegrunnlaget» i kunngjøringsskjemaet. Hva som står der, fanger jo ikke Doffin-statistikken opp. Detaljer, men viktig nok, er at oppdragsgivere skriver inn rett organisasjonsnummer, og at man er noe mer meddelsom enn bare å skrive «Rammeavtale – Lillevik». For å få ønsket datakvalitet trengs standardiserte data lagt inn i standardiserte formater. Skal vi få til det, må arbeidsformer i gjennomføringen av offentlige anskaffelser endres. Det er krevende, spesielt for de mange mindre virksomhetene og leverandørene. Det er snakk om en omstilling, som vil ta tid, men som vi ikke må drøye med å få i gang.

WTO/GPA

Noen anskaffelser sorterer inn under WTO/GPA-reglene, men Thomassen konstaterer at også her er det svikt i kunnskap og nøyaktighet, og:

– Kravet om samfunnshensyn, f.eks. miljøkrav, i anskaffelser er lovfestet, og det er av betydning å kunne rapportere i hvilken grad det følges opp. Vi har selvsagt undersøkelser som avdekker noe av situasjonen, men det er i de konkrete anskaffelsene vi finner utilslørt praksis. Anskaffelser er jo ett av verktøyene Norge benytter for å bidra til å nå klima- og miljømålene sine. Derfor oppfordrer jeg oppdragsgiverne til å være nøye med å oppgi om det stilles miljøkrav eller ei i sine kunngjøringer.

Fakturadata

En annen type «inndata» som er vesentlig er fakturadata. Her kan Thomassen gi leverandørinformasjon i fakturaene godkjent, men, fremholder han, det er til lite hjelp når linjeinformasjon i fakturaene ikke er god nok. Her henvises det ofte til vedlegg, «etter avtale», eller det ikke er referanse til kontraktsinformasjon. Lenke til bestilling/kontrakt er tidvis også utelatt. Heller ikke det, er et bidrag til bedre faktagrunnlag.