Kjøp av skytjenester – tjenester, plattform og/eller infrastruktur – setter anskaffelsespraksis og – regler på prøve. Nye teknologi åpner for mange skjønnsspørsmål i hvordan man skal tolke regelverket, og ofte er tidshorisonten man bør se anskaffelsen i, mye lengre enn en vanlig rammeavtale-periode. Klart målbildet før man setter i gang, og en endringsklausul av det krystallklare slaget i avtalen er to av rådene som kom frem i dagens Anbud365/Grette-webinar.
Tema på dagens webinar var digitale løsninger. Grensen for lovlige tilleggskjøp, eventuelle krav til utskiftning av systemer ble gjennomgått og det kom en lang rekke gode råd for gjennomføring av nye anskaffelser. Partnerne Marie Braadland og Peter Lenda sammen med senioradvokat Lene Moe Blom – alle Advokatfirmaet Grette – øste av sine kunnskaper til de mange hundre som fulgte webinaret.
De aller fleste offentlige oppdragsgivere har i dag en rekke IKT-systemer, f.eks. knyttet til lønns- og personaloppgaver, dokumentbehandling, driftsløsninger, kundesystemer og betalingsløsninger. Disse systemene involverer også ofte skytjenester. Bruksområdene er forskjellige, men fellesnevneren er at det gjerne oppstår utfordringer i skjæringspunktet mellom tekniske muligheter og regelverk.
Tilleggskjøp/endringer
For løpende kontrakter vil spørsmålet ofte være hvilke tilleggskjøp/endringer det er adgang til å gjøre, uten at kontrakten endres vesentlig. Dersom det ikke er adgang til å kjøpe direkte innen rammene av en eksisterende kontrakt, reiser det seg nye problemstillinger: I hvilken utstrekning kan det da bygges på eksisterende løsninger, når foreligger en enerett og når kreves full utskiftning av et system? For nye IKT-relaterte kontrakter må også oppdragsgivere, i tillegg til å vurdere eget behov, ta stilling til en rekke problemstillinger knyttet alt fra fremtidige bindinger til leverandøren til GDPR/personvern.
Relevante anskaffelsesrettslige problemstillinger knyttet til eksisterende avtaleforhold sto på dagsordenen på webinaret. Og de mange gode og nyttige tipsene for fremtidige anskaffelser dreide seg om f.eks. å sikre en smidig overgang til nye systemer, ivareta GDPR og sikre fleksibilitet ved senere endringer i behov.
Ha målbildet klart
Et sentralt budskap gjaldt tidsperspektivet man burde legger an når ny anskaffelse skulle skje, der skytjenester er aktuelt. Vurderingene bør i stor grad ta høyde for endring og bytte av leverandør. Ofte er det snakk om, spesielt skyløsninger, der det er løpende utvikling, tilpasninger og forvaltning som ikke er knyttet til et bestemt tidspunkt frem i tid. I større grad enn ved vanlige IT-anskaffelser er det derfor viktig å ha målbildet klart før man går i gang med å forberede anskaffelsen, slik at den verdiøkningen som følger av utviklingen, på best mulig måte tas vare på.
Hvordan det digitale vil utvikle seg fremover, er det vel de færreste forunt å ane noe om. Bruk av markedsundersøkelser, RFI’er (melde et ønske om informasjon) og markedsdialog kan da være nyttig under forberedelsen. Da får man i alle fall inn de vurderingene som bransjen gjør seg.
Skjønnsspørsmål og personvern
Et poeng med den raske teknologiske utviklingen er at det oppstår mange skjønnsspørsmål i relasjon til regelverket for offentlige anskaffelser. På webinaret ble det understreket at man bør ta utgangspunkt i prinsippene i regelverket, og ut fra det vurdere – og ta hensyn til – bruken av de konkrete bestemmelsene. Lett er det heller ikke for Kofa, der saksbehandlingen alene foregår skriftlig. Det gjør det hele vanskelig å få grep på hele bildet i en sak som handler om anskaffelser av digitale løsninger. Klagenemnda har allerede i en sak måttet strekke hendene i været – den teknologiske kompetansen viste seg ikke god nok til å ta en kvalifisert avgjørelse.
Et spesielt område å være oppmerksom på ved avtaler der skytjenester er med, er hensynet til personvernet. Mange av de som har og drifter skyløsningene holder til i USA, som har et lavere nivå enn i EU når det gjelder personvernet. Det arbeides med mulig harmonisering, men inntil videre anbefales å søke råd når man skal gjøre slike avtaler der personvern bør tas hensyn til.
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-webinar om digitale løsninger: Ha klart målbilde og krystallklar endringsklausul"