(En Anbud365-kommentar) Anskaffelsesstrategi, internkontroll/-revisjon og ekstern revisjon. Det er en troika som sammen virkelig kan heve kompetansen – innkjøpskvaliteten – innenfor offentlige anskaffelser ute i virksomhetene. Vi blir minnet om det når mange folkevalgte organer på vei mot den annerledes julen i år behandler anskaffelsesstrategier. Men alene gjør ingen strategi sommer. Den må følges opp. Til det trengs forankring i toppledelsen, ressurser og kompetanse. Det er her revisjonene kommer inn, det er her de har sin rolle. Offentlige oppdragsgivere er avhengig av at revisjonene passer på. Det gjelder effektiv forvaltning av samfunnets felles midler. Den nevnte troikaen er et godt verktøy.
Vi har registrert at det omkring i det ganske land for tiden er etablering eller fornyelse av anskaffelsesstrategier på gang. Det er dokumenter som på mer eller mindre tydelig måte viser hvilket mål virksomheten arbeider mot når det gjelder anskaffelser – med hvilket innhold og langs hvilken vei. Stort sett er vektleggingen den samme som man finner i regelverk og veiledninger sentralt, bortsett fra oppmerksomheten mot lokalt næringsliv. Gjennomgangstonen der er at over den nasjonale terskelverdi er ikke mulighetene store, mens man under nok kan få til ett og annet.
En betydelig fordel med anskaffelsesstrategier er at de skal gjennom folkevalgte organer. De er et bidrag til å få de politiske myndighetene engasjert i og opptatt av anskaffelser. Selvsagt kan dette føre til mye rart i debatten, særlig fordi mange politikere har begrenset kunnskap om hva som er lov/mulig og hva ikke. Vi får trøste oss med at behandling av anskaffelsesstrategien som sådan er et steg til økt kunnskap. Selv om det tidvis kan føre til ekstra utredningsarbeid av fremsatte forslag, er det verd prisen. Å ha et godt skolert politikerkorps i ryggen er en del av den ettertraktede lederforankringen som innkjøperne er avhengig av.
Egnet bakteppe
Saksfremstillingene fra administrasjonen som følger, inneholder imidlertid sjelden annet enn en god, saklig mal. Kanskje hadde det vært en ide å fortelle at god strategi og god kompetanse på innkjøp kan skaffe høy kvalitet og samtidig spare virksomheten for betydelige kostnader. Det hadde vært et egnet bakteppe for de politiske organene å ha.
Med en god strategi følger behov for nettopp kompetanse til å oppfylle hva strategien skaper av forventninger. Det handler også om ressurser, og om bestillerkompetanse. Uten slikt kan man påstå at anskaffelsesstrategien ikke er mer verd enn en død sild. De operativt ansvarlige gjør jobben sin, men kan ikke få til mer enn de makter – hensyn tatt til kompetanse og ressurser.
Ledsager til anskaffelsesstrategien
Samtidig er det ingen vanskelig løsning på dilemmaet. Behandlingen av en anskaffelsesstrategi burde ledsages – eller følges av – en orientering om at så og så trengs for å oppfylle forventningene. Der det ikke allerede er kompetanse og ressurser nok (om noe slikt finnes!), kan administrasjonen f.eks. fortelle at – som følge av strategien – organiseres innkjøpsmiljøet i virksomheten slik at det knyttes direkte til toppledelsen og at tilstrekkelig ressursinnsats og behov for kompetanseheving bakes inn i budsjettene. Motposten er forventet innsparing som følge av hva strategien anviser.
Dette er kanskje for mye forlangt inntil det står i tilsettingsvilkårene for toppledere i det offentlige at de skal ha bakgrunn i innkjøp eller god kunnskap om det. Og at de politiske myndighetene følger opp sine strategivedtak ved å kreve iverksatt tiltak som er nødvendig for å leve opp til hva de selv har besluttet.
Revisjonen med viktig rolle
Med i bildet er selvsagt revisjonen, enten det er Riksrevisjonen, kommune- eller internrevisjon. Sammen med en god anskaffelsesstrategi er den et viktig element i arbeidet med å heve kompetansen gjennom å påpeke hvor trykket bør settes inn, dvs. der det er noe å gjøre bedre. I så måte spiller revisjonen en uunnværlig rolle. Underveis i perioden bør også elementer i anskaffelsesstrategien la seg granske. For å se om man er på rett vei, for å se om mål, strategi og tiltak virkelig styrer anskaffelsesvirksomheten. I høy grad gjelder dette også bestillerne. Ikke alle som bestiller har samme kompetanse som en profesjonell innkjøper, noen åpenbart langt fra.
Eksempelvis er dokumentasjon viktig. Ikke bare hva som kreves fra de ulike tilbyderne, men også det å føre anskaffelsesprotokoll. En mindre Østlandskommune, nylig omtalt her i Anbud365, har ellers minnet oss om at også i kontraktsforhold er dokumentasjon nødvendig. De skulle ha gjort noe på øyeblikket, og ringte rundt til dem som var på den aktuelle rammeavtalen. Konklusjonen ble at man ikke lyktes og måtte ty til noen som ikke var på avtalen. Det førte til ramaskrik blant dem som var på avtalen – noen mente at de kunne levere, men at de intet hadde hørt fra kommunen. Spekulasjoner begynte selvfølgelig da å florere. Kommunen hadde imidlertid ikke dokumentert hvem de ringte når. Det ville de nok gjerne ha gjort. Da kunne mye vært unngått. Dokumentasjon er som forsikring, viktig å ha dersom det smeller.
Besøkelsestid
Poenget er å sikre at anskaffelsesstrategier dels forankres på høyest mulig nivå, dels følges opp, slik at alle og enhver kan si at det er en hensikt med å ha slike strategier. Skal man lykkes i det, er det en god del som skal til: Organisering av innkjøpsmiljøet, plassering av det i hierarkiet, lederforankring, tilførsel av nødvendige ressurser, god kompetanse, jevnlig oppdatering av kompetansen (også hos bestillere) osv. Flere og flere virksomheter kan hake av disse vilkårene som oppfylte, resten kan trøste seg med at det fortsatt er tid. Men ikke altfor lenge. Det gjelder skattebetalernes – fellesskapets – midler. Den administrative og politiske ledelsen sitter med ansvaret for at forvaltningen av disse. De bør kjenne sin besøkelsestid. Den er f.eks. i kjølvannet av behandlingen av en anskaffelsesstrategi.
Bli den første til å kommentere på "En troika som kan løfte innkjøpskvaliteten"