Etter gjennomføring av tre digitale forhandlingsløp sitter man igjen med noen erfaringer. Disse er oppsummert i fem punkter, som Anette Bech, seniorrådgiver i Skatteetaten, formidler på vegne av kollegaen. Bech er med i Anbud365s kommentatorkorps.
Anbud365 hadde forleden mulighet til en dialog med flere offentlige innkjøpere, og et av spørsmålene som kom opp, var: Er det noen som har fått erfaring med å forhandle digitalt, dvs. via Teams, Zoom e.l., og ikke fysisk/ansikt til ansikt? I tilfelle – hva var fordelen, hva var ulempen – og hvordan influerte denne kommunikasjonsmåten på forhandlingsresultatet?
Spørsmålet sendte vi videre til de som er med Anbud365s kommentatorkorps. Og tilbakemeldinger kom, denne gangen fra
Anette Bech, Seniorrådgiver, Skatteetaten
Hun forteller at en av hennes medarbeidere har gjennomført tre forhandlingsløp digitalt i år, der Skype er benyttet. Erfaringene kan summeres opp slik:
- Agendaen må være detaljert og sendt ut på forhånd. Alle punktene må være nummerert. Dette gjør det mulig å styre flyten i møtet, og det gjør det enkelt å vise til agendaen underveis slik at det alltid er tydelig hva man snakker om. Dette gjør det også mulig å gjennomføre møtet selv om man har tekniske problemer som gjør at man ikke kan se på samme skjerm.
- Møtelederen må styre møtet aktivt ved å forklare hvor man er i agendaen, forklare hvordan neste punkt skal gjennomgås, forklare hvor lang tid som er satt av, og ved å gi ordet tydelig.
- Ha en reserveløsning klar. Møteplattformen kan slutte å fungere uten forvarsel. Det er vanskelig å løse slike problemer på sparket når alle sitter spredt, så planen må være klar før møtet starter.
- Begynn møtene med å gå gjennom praktiske regler som muting av mikrofonen, si navnet ditt før du snakker, hvordan stille spørsmål underveis osv.
- Ha alltid på kamera hvis mulig.
Bli den første til å kommentere på "Anbud365-kommentatorene (IV): Praktiske erfaringer fra digitalt forhandlingsløp"